Si hay un segmento de la informática profesional que aún ofrece recorrido, y que tiene buenas expectativas de negocio para los próximos tiempos, ese es el de la gestión documental. Y no nos referimos a entornos de gran empresa, e incluso pymes de cierto tamaño, que probablemente ya manejen una solución de esta clase más o menos completa, o donde seguramente ya se están planteando soluciones en esa línea. Hablamos más concretamente del segmento de profesionales y pequeñas compañías, un colectivo que, como el resto, maneja gran cantidad de documentación en papel y que, en muchos casos, tiene problemas para almacenar y gestionar tal cantidad de información. Por una parte porque, a la hora de localizar viejos albaranes, facturas o comprobantes, la tarea puede suponer tiempo y esfuerzo que en muchas ocasiones no tienen. Y por otra, porque los metros cuadrados que han de emplear esta clase de empresas y en archivadores bien podría utilizarse para otras necesidades más productivas. Por ello, en esta ocasión nos hemos lanzado a analizar cuatro escáneres de gestión documental de fabricantes de renombre, específicamente pensados para despachos y pequeños grupos de trabajo. De hecho, es un mercado en el que sólo unas pocas empresas, generalmente de gran renombre, son capaces de ofrecer productos que realmente deban ser tenidos en cuenta. No olvidemos que un escáner de gestión documental es muy diferente a los que acostumbramos a ver en el mercado de consumo.

Ojo a las características
Hay que tener claro y saber explicar a los clientes que no todos los escáneres son iguales. Actualmente podemos encontrar escáneres en el mercado por menos de 100 euros, y su calidad de captura es realmente buena. Sin embargo, para un entorno donde se pretende digitalizar un buen volumen de documentos al día, de manera rápida y productiva, esa clase de aparatos no sirve. Por una parte, por el propio hardware: los escáneres de gestión documental ofrecen generalmente escaneo a doble cara de una sola pasada, alimentador de hojas para un volumen considerable, una velocidad de captura realmente rápida y mecanismos de alta fiabilidad que les permiten soportar grandes cargas de trabajo. A esto se suma el software, la otra gran pata de estos equipos, y que muchas veces los usuarios tienden a no valorar en coste y utilidad. Así, la mayoría de los modelos analizados, además de contar con utilidades del propio fabricante para gestionar diferentes perfiles de captura y acelerar el trabajo, suelen ofrecen utilidades de gestión documental básicas, OCR para el reconocimiento de documentos de texto e incluso aplicaciones como Adobe Acrobat, para tratamiento integral de la documentación.

Además, una vez dentro del segmento de la gestión documental podremos encontrar máquinas realmente grandes y potentes, que las multinacionales y corporaciones ya utilizan desde hace mucho tiempo. Sin embargo, la revolución de la que hablábamos se esta produciendo precisamente en el punto de entrada. Ya es factible encontrar escáneres de gestión documental compactos, pero muy potentes, para instalar en despachos y mesas de trabajo. Algunos incluso pueden compartirse en red, pero en principio su principal objetivo es cubrir las necesidades de digitalización de una persona sin que tenga que moverse de su puesto de trabajo.

A continuación os mostramos cuatro escáneres documentales de algunos de los fabricantes líderes del sector. Dos de ellos con velocidad de 20 ppm y otros dos de 40 ppm, aunque todos ellos enfocados al uso personal o de pequeños grupos de trabajo.