El último informe que la consultora Quocirca ha llevado a cabo para Xerox desvela que los servicios de impresión siguen siendo un área en la que todavía es posible reducir costes en la mayoría de empresas. Con el título, Los servicios de impresión para empresas del siglo XXI, el estudio afirma que conseguir un control de todos los costes de impresión, de cara a ahorrar dinero y ser más eficientes, es una oportunidad que todavía no ha sido lo suficientemente explotada por gran parte de las compañías.
El texto también hace constar que, a pesar del importante crecimiento que están experimentado las comunicaciones electrónicas, las empresas siguen imprimiendo grandes cantidades de documentos. Sin embargo, son pocas las que tienen una perspectiva global de los costes al haber adoptado un enfoque fragmentado de los trabajos de impresión de los puestos de escritorio, salas de impresión corporativa y servicios de impresión externalizados.

“Creemos que sólo el 15% de las grandes corporaciones utiliza actualmente los servicios de impresión gestionados (en inglés, Managed Print Services (MPS)) para reducir costes, ya que la mayoría no está controlando ni gestionando la cantidad de los documentos que imprimen, independientemente de que sea en la oficina, de forma remota, en el centro de impresión o en una imprenta. Esto implica una gran cantidad de costes innecesarios, pero también una oportunidad de ahorrar para las grandes empresas que tienen una visión transparente y completa de sus trabajos de impresión”, comenta Louella Fernandes, analista de Quocirca.

Para aprovechar las ventajas de este tipo de servicios, contar con una visión general de todos los costes, lograr un trabajo más eficiente y proteger la seguridad de los documentos, la consultora ofrece los siguientes consejos para hacerlo de la forma más adecuada:

- Asegúrese de que el proveedor elegido tiene la suficiente experiencia. Es importante elegir un proveedor que tenga experiencia en proporcionar servicios de impresión gestionados, así como servicios de impresión internos y externos. Debe tener la capacidad de responder rápidamente a cualquier cambio que se origine en el negocio de una empresa, así como la experiencia de proporcionar servicios a escala general, incluyendo tecnología y experiencia local para facilitar las transacciones globales.

- Realice una evaluación detallada. Ir más allá del simple análisis de los volúmenes de impresión para saber qué tipo de documentos se están imprimiendo, dónde y por quién. De este modo, se puede valorar si es necesario implementar un programa de transformación efectivo y una solución de flujo de trabajo documental basada en los procesos empresariales existentes, y, con ello, predecir si los costes de impresión son realistas.

- Piense más allá del coste por impresión. La estrategia global de impresión de una empresa debería centrarse, no sólo en reducir los costes de adquisición y los costes por impresión, sino también en implementar una estrategia de impresión flexible y sostenible que proporcione ahorros continuos a través de una plataforma tecnológica estandarizada y de unos flujos de trabajo optimizados. 

Más información sobre el estudio: http://www.quocirca.com/reports/474.