DATISA presenta el proyecto tecnológico llevado a cabo en el barcelonés Hotel Vía Augusta.

Hace ahora ocho años, el establecimiento desplegó las avanzadas soluciones de DATISA para la gestión contable y parte de su aplicativo para el control de la tesorería, que han permitido la optimización de múltiples procesos del área financiera, y el ahorro de tiempos y costes en las tareas administrativas.

Desde entonces, el sistema de gestión de Hotel Vía Augusta, basado en la suite de DATISA Serie 32, ha experimentado una continua evolución. También destaca la apuesta de los responsables del establecimiento por la formación continua, que les asegura el óptimo aprovechamiento de sus herramientas informáticas en cada momento.

Bed&Breakfast con estilo familiar, en pleno centro de Barcelona

El Hotel Vía Augusta de Barcelona presume de ser una empresa familiar en la que se prioriza el compromiso con el cliente, la capacidad de responder a sus requerimientos y la propuesta de diferentes alternativas para que los visitantes puedan aprovechar al máximo su estancia en la capital catalana.

Entre los principales requerimientos que se plantearon los responsables del hotel a la hora de seleccionar unas soluciones que les ayudaran a gestionar sus áreas de tesorería y contabilidad, allá por el año 2004, destacaron la necesidad de optimizar el trabajo de las personas que conformaban la plantilla, reducir los tiempos de respuesta y, principalmente, automatizar las tareas de gestión para minimizar el margen de error. Como explica Miguel Alba, gerente del Hotel Vía Augusta “en el departamento de contabilidad y tesorería estoy yo solo y necesitaba un sistema que me permitiera realizar todas las tareas en el menor tiempo posible”.

Así pues, una sola persona debía gestionar aproximadamente 11.000 facturas emitidas al año, muchas de ellas con IVA de diferentes porcentajes, más otras 2.500 de proveedores, presentar los impuestos ante la Agencia Tributaria, generar balances para presentar a la propiedad, etc. Por ese motivo, hace ahora ocho años, se plantearon la posibilidad de implantar un sistema de gestión que permitiera automatizar todas estas tareas.

Dar con el proveedor de tecnología idóneo

“Entramos en contacto con DATISA de manera casual, pero fue toda una suerte porque las soluciones que nos propusieron encajaban a la perfección con las necesidades que teníamos. Buscábamos un programa que además de ayudarnos a gestionar las áreas de contabilidad y tesorería, nos permitiera integrar la información con el resto de herramientas que ya estábamos utilizando con éxito, como era nuestro programa de gestión hotelera TESIPRO e, incluso, la pasarela de pago de La Caixa”, explica Miguel Alba.

El Hotel Vía Augusta implantó la Serie 32 de los sistemas de contabilidad de DATISA y la parte de Cobros y Pagos de la solución de Tesorería, COPADA. El gerente del hotel asegura que “entre las razones por las que decidimos optar por DATISA destacaron la gran fiabilidad de sus soluciones --no fallan nunca--, su gran capacidad para integrarse con otros programas, la amplia funcionalidad que ofrecen, su facilidad de uso y su atractivo diseño, incluyendo una gran variedad de menús, para solventar cualquier demanda de información”.

Durante el despliegue inicial, también se necesitaron algunos ajustes en las soluciones DATISA, para facilitar la integración entre los distintos sistemas con los que trabajaba el hotel.

Fiabilidad y agilidad en la gestión

El ahorro de tiempos, la reducción de costes y la mayor facilidad para la toma de decisiones, han sido algunas de las mejoras experimentadas en el departamento de administración de Hotel Vía Augusta con el uso de DATISA. Como explica su gerente “sólo en preparar los documentos de pago a proveedores, ahorramos toda una mañana. Es decir, para lo que antes necesitábamos casi 4 horas, con las soluciones de DATISA ahora tenemos que invertir apenas 20 minutos”.

“Las soluciones de DATISA nos permiten presentar on-line ante la Agencia Tributaria las declaraciones de impuestos (IVA, IRPF, etc.) o los Libros de Cuentas ante el Registro Mercantil”, señala Miguel Alba.

Por otra parte, y teniendo en cuenta que los asuntos relacionados con la tesorería y la contabilidad están sujetos a plazos de vencimiento, los sistemas de DATISA incluyen entre sus funcionalidades un calendario de operaciones que “recuerda” las fechas más importantes a tener en cuenta para evitar el incumplimiento de plazos.