Los cambios legales van a impulsar un proceso de digitalización acelerada en millones de pymes y autónomos en España en los próximos años. Buena parte de esos cambios tienen que ver con el formato de las facturas que se intercambian los agentes económicos. Y es que, según la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, todas las facturas entre empresas en este país deberán ser electrónicas en el medio plazo.
Para ver en qué consiste una buena solución de e-factura, analizar las posibilidades y ventajas de este formato y repasar su desarrollo legal y sus plazos de implantación, CHANNEL PARTNER convocó en un evento virtual a media docena de expertos. El encuentro fue seguido en todo momento por un centenar de profesionales del canal TI y también de clientes finales que hicieron preguntas y comentarios por el chat y que se interesaron por un formato que va a modificar de una vez para siempre el formato de algo tan cotidiano en la operativa diaria de una empresa como son las facturas, haciendo pasar al olvido las que ahora se emiten en papel o se valen del tradicional Word o del formato simple de PDF.
Para ilustrar sobre todo ello, el encuentro digital organizado por CHANNEL PARTNER contó con Víctor Pérez (CEO de Adiss); Oriol Bausà (CEO de B2Brouter); Ronald Lozano (engineering legal team manager de Sage); Roberto Soto, (responsable de producto de TeamSystem); José Luis Campo (sales partner director de Wolters Kluwer); y Alejandro Allende (director de desarrollo de negocio de ZeroComa).
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A vueltas con el formato de la factura electrónica
Lo primero que hicieron los expertos fue dar una definición comprensible de factura electrónica y hablaron de los formatos que previsiblemente llevará. Oriol Bausà, de B2Brouter, recordó que una factura electrónica se caracteriza sobre todo porque tiene un “formato estructurado”, donde los datos van organizados de tal manera que se pueden reconocer y procesar por parte de los sistemas, algo que el PDF, por ejemplo, no permite. Además, recordó que la factura electrónica no es nueva en España, aunque hasta ahora tenía un ámbito de aplicación pequeño.
Y es que una ley de 2015 ya obliga a usar el formato de factura electrónica (concretamente Facturae) a todas las empresas en este país que tienen contratos con la Administración. Pero solo a ellas y no al resto del tejido producto. Bausà también recordó que a nivel europeo se eligieron dos formatos para la efactura: UBL y Cross Industry Invoice (CII). En cualquier caso, dijo que las empresas deben estar tranquilas porque solo la adaptación de las soluciones para cumplir con la Ley Crea y Crece solo atañe a los fabricantes de software.
Por su parte, Alejandro Allende, de Zerocoma, explicó que a día de hoy un PDF sí puede ser considerado factura electrónico si tiene “el complemento” necesario. Y recalcó que la gran novedad que introduce la Ley Crea y Crece es que la factura tendrá que ser “estructurada” y compatible con los formatos oficiales por lo que se opte finalmente. Eso llevará, en su opinión, a ganar en eficiencia a las empresas, que tendrán un grado de automatismo imposible de experimentar ahora. “Todas las facturas que recibe una empresa podrán ser registradas de forma contable sin intervención humana”, explicó.
Ronald Lozano, de Sage, insistió que el formato debe ser transparente para las empresas que usen la factura electrónica. “Las empresas se tienen que poner de acuerdo en un aspecto: qué información suministrar en las facturas. De hecho, en función de esa información, viene mejor un formato que otro”. Además, recordó que la normativa no exige que haya coincidencia entre el formato de factura que elige una empresa y el que elige su cliente. Es decir, se pueden intercambiar facturas de diferente formato, y serán las plataformas de e-factura las que tendrán que hacer las conversiones correspondientes.
Mientras tanto, José Luis Campo, de Wolters Kluwer, insistió en lo sencillo que será para las empresas recuperar información de facturación gracias a los nuevos formatos. Víctor Pérez, de Adiss, dijo que UBL, que es estándar europeo, está tomando ventaja como formato más popular. E insistió también en que la factura electrónica no debe preocupar al usuario, sino a los proveedores de tecnología. También aclaró, porque es una duda que muchos clientes le plantean, que el próximo 1 de enero, que será cuando los sistemas de facturación de las empresas ya deberán estar plenamente adaptados a la “Ley antifraude”, no será necesario todavía usar la factura electrónica. A partir de esa fecha, dijo, las facturas se podrán enviar como siempre: en papel o en formato PDF o Word.
Escasa implantación de la efactura hasta la fecha
En la reunión también se habló de la implantación de la factura electrónica en España. Y por los datos compartidos por los portavoces, se puede decir que es un formato que está en pañales. Ronald Lozano, de Sage, dijo que, en este aspecto, España está en la media europea. Y señaló que solo un 7% de las empresas usa factura electrónica propiamente dicha al día de hoy. Y que en este grupo están mayoritariamente las que se han visto obligadas por su vinculación con el sector público.
Roberto Soto, de TeamSystem, explicó que Italia lleva la delantera desde 2019, pues allí la adopción es masiva desde ese momento. Alejandro Allende, de Zerocoma, también dijo que la implantación de la factura electrónica difiere según el perfil de empresa. “Cuanto mayor es una compañía, mayor aplicación de esta tecnología. Y, entre las pequeñas, las que están al día son las que tienen contratos con el sector público, por la ley de 2015. Por eso creo que nos enfrentamos a un cambio masivo”.
La aprobación del reglamento será uno de los puntos clave para la rápida implantación de la factura electrónica. José Luis Campo, de Wolters Kluwer, explicó al respecto que, según el texto legal actualmente en desarrollo, las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros tendrán un año desde la aprobación de la norma para adaptarse, mientras que el resto contará con dos años. Sin embargo, Ronald Lozano, de Sage, matizó que los plazos se fijarán a partir de la publicación de la orden ministerial correspondiente, que el sector espera para este verano o ya para la segunda parte del año.
La separación de competencias entre el Ministerio de Economía (encargado del reglamento) y el de Hacienda (de la orden ministerial y plataforma pública) añade incertidumbre al proceso. En cualquier caso, Lozano destacó una fecha orientativa clave y que puede servir a muchos para organizar la adaptación: el 2 de enero de 2027. Ese día podrían entrar en vigor muchas de las obligaciones para empresas en materia de e-factura.
Factura electrónica y Verifactu no son lo mismo
Uno de los errores más comunes es confundir la factura electrónica estructurada con la plataforma Verifactu, el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para recibir los registros de facturación de las empresas en cuanto se producen y luchar así contra el fraude fiscal. Roberto Soto, de Teamsystem, hizo una reflexión para aclarar esta diferencia: “Lo que se ha comentado hasta ahora está centrado en la factura electrónica B2B, no en Verifactu”.
Alejandro Allende, de Zerocoma, recordó que Verifactu sí que tiene plazos definitivos y afectará incluso a tickets emitidos a consumidores finales. “Vas a comprarte unas zapatillas y el ticket deberá incluir un código QR que permitirá comprobar que ha sido reportado a Hacienda”, explicó. Esto amplía notablemente el impacto normativo, afectando a todos los negocios, aunque no emitan facturas a otras empresas.
Oportunidad de mejora con la factura electrónica
En relación a los beneficios de la factura electrónica, Oriol Bausà, de B2Brouter, insistió en que no hay que ver la factura electrónica solo como una obligación legal, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia: “La gracia es hacerlo por un tema de mejora de procesos, de ahorro de costes y de transparencia, no solo por cumplir con la ley”.
Por su parte, José Luis Campo, de Wolters Kluwer, recalcó que la obligación de emitir factura electrónica se da solo en relaciones B2B, entre empresas o autónomos. Y que las ventas a consumidores finales quedan excluidas, al contrario de lo que pasa con Verifactu. Ronald Lozano, de Sage, también apuntó que muchas pymes podrían beneficiarse de un «efecto arrastre» porque al trabajar con grandes empresas que ya facturan electrónicamente podrán adaptarse cuanto antes, aunque todavía no estén obligadas.
En cualquier caso, todos los participantes coincidieron en transmitir un mensaje de tranquilidad al comentar que los fabricantes de software serán los responsables de aplicar el nuevo formato, lo que permitirá que las empresas finales se desentiendan de todo el proceso de adaptación. Tal como afirmó Oriol Bausà, de B2Brouter, “las aplicaciones estarán listas, no será complejo”, y serán ellas las que asuman la mayor carga técnica del cumplimiento normativo. Bastará con que el usuario disponga de un software adaptado, con una interfaz clara y conectada a las plataformas públicas o privadas pertinentes.
La factura electrónica no debe verse únicamente como una imposición normativa. Tal como subrayó Alejandro Allende, de Zerocoma, la clave estará en “mejorar los procesos administrativos” y no centrarse únicamente en si la obligación entra en vigor en 2026 o en 2027. La digitalización de la facturación permitirá a las empresas ser más ágiles, precisas y eficientes. El futuro de la gestión empresarial será electrónico. Y como coincidieron todos los expertos, cuanto antes se afronte esta transición, más sencillo y beneficioso será el proceso.
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