El Gobierno de España impulsa en estos momentos, a través de un Real Decreto, la introducción del registro horario digital, que eliminará de una vez por todas el uso del papel como forma de fichaje por parte de los trabajadores. Esta medida, que es un desarrollo técnico de la ley de 2019, que por primera vez estableció como obligatorio en España el registro de jornada con el fin de sacar a la luz millones de horas extra sin abonar, exigirá en esta ocasión que las empresas incorporen controles exclusivamente digitales que permitan la trazabilidad de la información y al acceso a los datos por parte de la Inspección de Trabajo y por parte de los representantes de los propios trabajadores.
En una sesión online organizada por CHANNEL PARTNER y que contó con la colaboración de proveedores de software de control horario como Adiss, Factorial, TeamSystem y Wolters Kluwer, además de un experto jurídico de Grant Thorton, abordamos cuestiones de interés sobre la llegada de esta normativa, que puede ser una realidad en la primera parte de 2026. Los portavoces dieron claves sobre los cambios tecnológicos a abordar por parte de las empresas para cumplir con el registro horario digital y aclararon dudas a la audiencia sobre cuestiones como la privacidad de los datos y el régimen de sanciones para los que no se adapten debidamente. También hablaron de las oportunidades de negocio en torno a esta medida, que impulsará la digitalización en el ámbito de la gestión de los recursos humanos en las compañías.
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Una “vuelta de tuerca” a la ley de 2019
Abel Márquez, lead technology product manager en Wolters Kluwer, destacó que el registro horario digital es “una vuelta de tuerca” a los establecido en 2019. Se trata, en su opinión, de introducir un método “objetivo y fiable”, porque cada modificación en el sistema de fichaje dejará una huella. Y recordó que la necesidad de conectar las aplicaciones de fichaje con la Inspección de Trabajo lleva a pensar que tendrán que estar en la nube, un punto en el que coincidió Víctor Pérez, CEO de Adiss. Lo que, además, exigirá extremar las medidas de seguridad en el acceso a esa información, porque en muchos casos habrá involucrados datos personales sensibles.
Víctor Pérez señaló que las nuevas herramientas de fichaje deberán garantizar “una trazabilidad completa de todo lo que ha sucedido en el sistema; no solo del registro de entrada y salida, sino de quién lo ha hecho, y desde dónde lo ha hecho”. Y también de todas las incidencias y cambios que se produzcan. Además, todas las herramientas deberán reportar esos datos siguiendo el mismo modelo, con el fin de que tanto la Administración como la representación de los trabajadores puedan acceder a esa información, independientemente de la aplicación que se use en cada caso.
Estas exigencias eliminan del escenario el papel, pero también el Excel, un programa muy usado en España en la actualidad cuando toca hacer fichaje de jornada. “Habrá un proceso de homologación [de los programas de fichaje] más definido y un poco más severo si cabe que el que ha habido con Verifactu”, aventuró Víctor Pérez. Abel Márquez hizo un símil y avanzó que lo que el Gobierno va a pedir a los proveedores de software es que trabajen como ahora lo hacen con los ficheros de cotizaciones, que son un estándar. “Lo que se facilita con esta estandarización es la labor inspectora, con independencia de la solución por la que opte cada empresa”, enfatizó Márquez.
En principio los datos biométricos no serán válidos
Roberto Soto, head of product de TeamSystem, se preguntó qué pasará en el nuevo escenario del registro horario digital con los sistemas que recurren a datos biométricos de los empleados, como la huella dactilar o el iris. “En principio, y teniendo en cuenta la protección de datos, no serían métodos válidos”. “Las empresas tendrán que utilizar sistemas de acceso que no guarden datos biométricos del trabajador porque chocaría con el reglamento GDPR y la con Agencia de Protección de Datos”, abundó Víctor Pérez.
Javier Sáez, asociado senior área laboral de Grant Thorton, recordó que la nueva normativa busca establecer de forma clara cómo debe hacerse el registro de jornada y la información básica que debe contemplar. Y recordó que, según el borrador del Real Decreto que está pendiente de aprobación, “la representación legal de los trabajadores en las empresas debe tener también acceso a los registros”, lo que hará que la negociación con los sindicatos será fundamental para resolver las discrepancias que surjan en relación al registro.
Por su parte, Allende Azcárate, abogada laboralista de Factorial, se alegró de que por fin esté en camino una normativa que permitirá que los registros de jornada incorporen modificaciones e incidencias en los fichajes, algo que no contempla la ley actual. Y recomendó a las compañías que acuerden protocolos en este ámbito con los propios trabajadores o con sus representantes.
La pregunta del millón: ¿cuándo llegará el registro horario digital?
En cualquier caso, la pregunta del millón en torno al registro digital de jornada es cuándo se va a aprobar. Esta medida estaba incluida en la fracasada ley de reducción de jornada, que fue tumbada en el Congreso a principios de septiembre. Posteriormente el Gobierno inició su tramitación urgente como Real Decreto, con el fin de tener un reglamento en “unos pocos meses”.
Víctor Pérez, de Adiss, señaló que el registro horario digital tiene “ciertas similitudes” con Verifactu, como la secuencia de desarrollo, que consistirá en la elaboración de un borrador de la ley, la aprobación de un reglamento y un plazo de varios meses para que los fabricantes adapten sus aplicaciones informáticas. Abel Márquez, de Wolters Kluwer, aseguró que, por las reuniones que ha mantenido su compañía con el Ministerio de Trabajo, el Gobierno está decidido a aprobar la medida “por la vía de urgencia”. Aunque sobre la fecha de entrada en vigor del reglamento, dijo que sigue siendo “una incógnita”. “Puede ser que salga antes de fin de año o puede ser que estemos dos meses esperando”.
Además, recordó que habrá un periodo transitorio para que tanto los proveedores de software, primero, como las empresas después, se pongan al día. En este punto, Roberto Soto, de TeamSystem, recalcó que domina “la incertidumbre” sobre los plazos de entrada en vigor, pero subrayó que la norma en principio da solo 20 días a todas las partes para ponerse al día una vez sea aprobada. “Si no cambia nada, vamos a tener que correr. Va a haber poco tiempo”, destacó Soto. Por su parte, Allende Azcárate, de Factorial, pidió tranquilidad a todos porque, por ejemplo, la nueva normativa, al tener categoría de Real Decreto, no va a modificar el régimen sancionador que recogía la ley anterior.
En el evento digital organizado por CHANNEL PARTNER también se habló de las ventajas que a nivel de digitalización de las empresas va a traer la puesta en escena del registro horario digital. Roberto Soto, de TeamSystem, recordó que un sistema de estas características permitirá a los gestores saber cuál es el rendimiento de los empleados y los tiempos de ejecución de los proyectos. Además, Soto destacó que estas herramientas evitarán las disputas que se dan entre empresas y empleados por el tiempo de trabajo cuando el registro se hace en papel.
En este punto terció Javier Sáez, de Grant Thorton, recordando que en caso de que una empresa vaya a juicio con un trabajador que reclama horas extra, un sistema digital fiable será de ayuda para las compañías, que no suelen tener la jurisprudencia a favor en estos casos, y que son las que tienen que hacer todo el esfuerzo “probatorio”.
Sanciones por incumplimiento
Respecto a las posibles sanciones que se podrían imponer por incumplimiento de la normativa, Abel Marquez, de Wolters Kluwer, recordó que las multas podrían suponer entre los 750 y los 7.500 euros, de acuerdo al régimen sancionador de la anterior normativa de 2019. Víctor Pérez, de Adiss, añadió que, aunque el Gobierno tenía la intención de endurecer las penalizaciones, finalmente no podrá hacerlo por tramitarlo por la vía de urgencia.
A la pregunta de cuáles son las claves para elegir un buen software de control horario, Roberto Soto, de TeamSystem, explicó que lo más importante para las empresas consistirá en encontrar la solución que se adapte mejor a la idiosincrasia de cada negocio. “Asimismo será necesario que empresas y trabajadores comprendan bien esa operativa de automatismos para que se pueda conectar con la gestión de nóminas y permitan extrapolarse todos esos datos”.
Allende Azcárate, de Factorial, incidió en este punto y explicó que, además, debería apostarse por un sistema que permita gestionar las evaluaciones periódicas para conocer si la implementación está siendo exitosa porque así lo dice la nueva normativa. “Las empresas deben ser muy cuidadosas a la hora de proteger los datos sensibles de los trabajadores porque, si no, estaríamos incumpliendo la normativa”. También es importante que este software permita al departamento de recursos humanos extraer informes detallados del registro horario de cada trabajador.
Márquez, de Wolters Kluwer, aseguró que la implantación del registro horario digital representa una excelente oportunidad para modernizar procesos y mejorar la gestión del tiempo, aunque no todas las empresas tienen las mismas necesidades. “Mientras que en organizaciones grandes se busca optimizar y automatizar la gestión, en empresas pequeñas a menudo el objetivo principal es cumplir con la obligación legal, ya que el control es más directo. Por eso, creemos que la solución más adecuada dependerá de las necesidades y expectativas de cada empresa”.
Siguiendo esta línea de argumentación intervino Víctor Pérez, de Adiss, quien aseveró que en el proceso de elección del software elegido cumplirá un papel muy significativo el despacho profesional o la asesoría, que es el principal canal de distribución de Adiss. “Una solución eficaz debe facilitar un proceso de onboarding sencillo y rápido, que permita implantar la herramienta en pocos minutos. En nuestro caso, nos apoyamos en los despachos profesionales, que ya cuentan con la información y los sistemas de nómina de las empresas, lo que les permite desplegar la solución de forma ágil y definir un plan adaptado a cada cliente”.
Digitalización de las empresas
La última de las cuestiones a abordar con los expertos buscaba reflexionar sobre las opciones de digitalización que la nueva normativa de registro horario podría abrir para las empresas. En este sentido, Víctor Pérez recomendó a las empresas aprovechar para mejorar su gestión diaria: controlar jornadas, absentismo, vacaciones y horas extra, y automatizar procesos como la nómina. “Las empresas deben hacer de la necesidad virtud con las nuevas normativas, como el registro horario o Verifactu: con el mismo esfuerzo, se cumple la ley y se gana eficiencia”.
Roberto Soto, de TeamSystem, incidió en que la apuesta por el software de registro digital puede convertirse en un impulso motor. “No negamos que cualquier imposición pueda ser un fastidio, pero eso va a ayudar a digitalizar otros procesos y por poco dinero, porque hay muchas soluciones muy asequibles para todo tipo de empresas”.
Tras la conclusión del evento, los expertos contestaron algunas de las decenas de preguntas que realizaron los profesionales que atendieron el evento y entre las cuales destacaron algunas relacionadas con las dudas acerca de si los datos biométricos podrían ser utilizados como registro digital. En este sentido, todos se mostraron contuntentes asegurando que sistemas que impliquen la captación de datos biométricos, que están especialmente protegidos por el GDPR, son muy “desaconsejables”.
