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Una gestión documental ineficaz afecta a la buena marcha de la empresa

Negocios

Según Ricoh, tres de cada cuatro organizaciones sufren graves problemas por ineficiencias en sus procesos documentales como no cumplir con los requisitos establecidos o la pérdida de trabajadores o clientes.

 En los últimos cinco años, tres de cada cuatro organizaciones han visto como las ineficiencias en sus procesos basados en documentos han derivado en serios incidentes.

Así lo asegura el último estudio encargado por Ricoh y realizado por IDC It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk.


De acuerdo con este informe, el 36% de las compañías no pudo cumplir los requisitos establecidos, el 30% perdió trabajadores clave y el 25% a clientes importantes. Otras consecuencias son: graves brechas de seguridad en IT, duras auditorías, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales.

Pero también hay buenas noticias. Al abordar estos vacíos operacionales de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El estudio asegura que el coste total de un error al gestionar algún tipo de documento (en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos (como el pago de acuerdos financieros).

Las primeras conclusiones se basan en una encuesta global realizada a 1.516 responsables de procesos de negocio y trabajadores del conocimiento de grandes y medianas compañías y reforzada por grupos de discusión. Las personas consultadas se seleccionaron arbitrariamente a partir de grupos internacionales y procedían de ocho países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Alemania, Australia, China y Japón.

Según IDC, la falta de eficiencia en tales procedimientos afecta a todas las industrias, geografías y tipos de compañía. Los datos muestran que los incidentes serios en relación al negocio han ocurrido en la misma medida en organizaciones de América del Norte, Europa y Asia, esta última con los niveles más altos (79%).

Por otra parte, más de un tercio expresó su conocimiento sobre gestiones ineficientes o inefectivos basados en documentos. Y aunque entre el 31% y el 39% de los procesos están basados en papel, la investigación descubrió que el papel no es necesariamente un factor de riesgo en sí mismo. “Tener procesos efectivos depende de los flujos de trabajo asociados a ellos. El medio no es necesariamente el problema”, concluye el informe.

El informe también constata que hay propuestas para mejorar los procesos de documentos optimizables ya que actualmente no entran en la planificación estratégica de los altos directivos. Pero estas operativas abarcan múltiples equipos, departamentos y organizaciones. Muchos de los empleados no tienen el grado de responsabilidad para articular y ejecutar las amplios modificaciones requeridas. “Un cambio verdaderamente efectivo requiere la atención de los altos cargos de la directiva”.

LA PREGUNTA
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