Casos de éxito

Effytec gana capacidad de predicción gracias al ERP de Ekon

Pymes

La firma barcelonesa, que está dedicada al diseño, fabricación y comercialización de máquinas de envasado, contaba con sistemas informáticos que no estaban integrados y se habían quedado obsoletos

Sede de la empresa Effytec.
Sede de la empresa Effytec.

Fundada en 2004, Effytec es una empresa ubicada en Barberà del Vallès (Barcelona) y especializada en el diseño, fabricación y comercialización de máquinas de envasado horizontal para envases flexibles, como sobres o bolsas. Effytec, que en 2019 cerró con unos ingresos de 15 millones de euros, atiende a clientes de sectores como la alimentación, la cosmética, la droguería y la farmacia, y exporta un 95% de sus producción. 

Hasta la llegada de Ekon, Effytec trabajaba con diferentes sistemas informáticos que no estaban integrados, algunos de ellos desfasados tecnológicamente y de diferentes proveedores. Es una limitación que complicaba, por ejemplo, la extracción de información. Y que, en consecuencia, no permitía a los responsables de la empresa obtener una visión única y transversal de la actividad de los diferentes departamentos, careciendo de información en tiempo real sobre qué estaba pasando en su empresa.

A través de distintas soluciones de Ekon (CRM, producción, planificación, gestión de almacenes, calidad, ventas, compras, finanzas, control de presencia, SAT, movilidad y cuadro de mandos) Effytec ha mejorado en cuatro aspectos: comunicación interna, reducción de duplicidades, automatización de tareas e integración de toda la cadena de valor. Luis Villegas, general manager de Effytec, nos pone un ejemplo: “Hasta la llegada del ERP de Ekon, el departamento comercial comunicaba a su oficina técnica los cambios en las ofertas mediante un correo electrónico, con la pérdida de tiempo y el riesgo a cometer errores si el cambio no se informaba correctamente”.

“Ahora los comerciales son más eficientes en la comunicación, ya que es el ERP, una vez introducidos los datos, quien avisa automáticamente a oficina técnica de los cambios en las ofertas. Además, el proyecto que se traspasa a operaciones incluye la firma del cliente, con lo que se obtiene un aumento en su fidelidad y una reducción de costes al evitarse reprocesos en los proyectos”, apunta Villegas.

Ekon también ha permitido una reducción de duplicidades. Si antes pasar un pedido a contabilidad suponía introducir manualmente la factura y el asiento en finanzas, el proceso ahora es automático. Internamente se produce un ahorro de costes y una mejora de márgenes internos al quedar liberados de tareas de escaso valor añadido como replicar facturas.

Eliminación de tareas sin valor

Con la implantación de Ekon, los profesionales de Effytec han obtenido una mayor automatización de tareas, eliminando aquellos trabajos que no representaban valor para la empresa. “El departamento comercial pasó de realizar sus ofertas en Word a realizarlas a través del módulo de ventas, en un formato estandarizado. Esto evita que cada comercial acabe utilizando un formato diferente y se ha mejorado la imagen de la empresa”, explica el directivo.

En la gestión de almacén los operarios antes debían indicar, artículo por artículo, el material que se traspasaba del almacén principal a los almacenes virtuales. Ahora con Ekon se puede realizar esta tarea de forma automática, y con un solo clic el usuario puede traspasar al proyecto todo el material necesario.

Un último ejemplo de los beneficios que supone la automatización de tareas se ha dado en el departamento financiero, "que realizaba las remesas bancarias una por una y manualmente, lo que suponía en algunas ocasiones duplicidades en los pagos y pagos erróneos". "Con Ekon esta tarea puede realizarse automáticamente y con un solo clic se pueden realizar y contabilizar todas las remesas que se deseen. Además de un ahorro de tiempo y de errores, se reduce la insatisfacción de clientes y proveedores”, detalla Villegas.

Más capacidad de predicción

Los sistemas informáticos de Effytec no estaban integrados y algunos de ellos estaban incluso desfasados tecnológicamente. Por lo tanto, “extraer información era muy complejo". "Con Ekon se ha facilitado la extracción de información y su análisis, lo que permite mejorar la posición competitiva de la empresa frente a clientes y proveedores”, explican desde la compañía. Incorporar toda esa información a la cadena de valor ha supuesto una clara mejora en el seguimiento y trazabilidad de los proyectos, que va desde el diseño hasta la entrega final de la máquina envasadora al cliente y su posterior seguimiento del mantenimiento. De esta manera, se puede saber en todo momento que componentes y personas han intervenido en el proceso. Desde la dirección general, por ejemplo, se puede consultar directamente en el ERP las ofertas realizadas cada mes, conocer la evolución de ventas, siendo estas más predictivas. Desde operaciones también ganan en eficiencia, ya que se pueden consultar el estado de los pedidos y pueden avisar si requieren materiales y, de esta manera, evitar incumplimiento en la entrega al cliente ofreciendo una mejor calidad en el servicio.

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