En la nueva era digital, la irrupción de las nuevas tecnologías y la democratización de los datos han propiciado nuevos desafíos en lo relativo a la protección de la información personal. La entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) ha vuelto a reabrir el eterno debate sobre cómo las organizaciones deben abordar el tratamiento de los datos personales. Si bien es cierto que tanto empresas como individuos están comenzando a comprender la importancia de controlar su información, aún queda mucho camino por recorrer.
La irrupción de la nueva regulación cambiará radicalmente la forma en que las empresas gestionan los datos personales. A mi parecer, las organizaciones necesitan adecuar sus procesos de gestión de la información a las nuevas especificaciones si no quieren hacer frente a fuertes multas que podrían superar los 20 millones de euros o, peor aún, sufrir importantes daños reputacionales que amenacen su competitividad en el mercado y ponga en peligro la confianza de sus clientes y socios.
Para alcanzar el éxito en el cumplimiento del nuevo marco normativo, las organizaciones deben optimizar sus procesos basados en la información. La adaptación a la nueva regulación se basa más en cómo organizar correctamente los procesos de una empresa que en obtener formalmente una autorización para procesar datos. En mi opinión, la gestión eficiente de la información pasa por un viaje dividido en tres fases que toda compañía debe realizar:
Descubrir y localizar. Las organizaciones deben conocer, localizar, analizar y comprender todos los datos a proteger, tanto la información estructurada como los datos no estructurados.
Normalización. Las empresas necesitan concretar el acceso a la información, es decir, quién puede acceder y cúando, a qué sistemas hay que facilitar el acceso o definir la seguridad para estos accesos.
Implementación. La implementación del GDPR en los procesos y el ciclo de vida de la información permitirá a las compañías automatizar diferentes tareas como la gestión de derechos y archivos, implementar niveles de seguridad en el acceso a los datos y eliminar los datos tras su procesamiento.
Sin duda, la llegada del GDPR abre un abánico de nuevas posibilidades a las empresas. La nueva regulación es una oportunidad única para que las empresas mejoren sus procesos internos, maximicen los índices de retención de clientes y, en última instancia, potencien su imagen de marca.
