La ‘Ley antifraude’ para los proveedores de software de gestión: puntos clave

El fraude fiscal es un problema grave en España. Para ponerle freno, en 2021 entró en vigor la que se conoce popularmente como “Ley antifraude”.

Además de proponer medidas para la limitación de los pagos en efectivo o el control de las criptomonedas, esta ley está dando mucho que hablar en el sector del software empresarial por cuanto uno de los cambios más importantes que propone afecta a los programas de contabilidad y facturación de las compañías.

Y es que en el verano de 2025, la “Ley antifraude” afectará a todas empresas y autónomos de este país que emitan facturas y tengan sede en territorio nacional. Ellas deberán estar facturando con software adaptado a esta norma y que, por lo tanto evite dobles contabilidades y el fraude fiscal. Antes afectará a los fabricantes de software. Y es que, durante este año 2024, los proveedores de software tendrán que adaptar sus programas a los requerimientos del reglamento técnico de la ley, conocido el pasado diciembre.

¿Qué es la ‘Ley antifraude’?

En el verano de 2021 se aprobó la Ley 11/2021 de medidas de prevención contra el fraude fiscal, popularmente conocida como “ley antifraude” y que era una transposición de una directiva comunitaria que data de 2016.

El Ministerio de Hacienda calcula que gracias al software las empresas han ocultado al fisco hasta 200.000 millones de euros. Por eso, en lo relativo al software de gestión, la “Ley antifraude” prohíbe en las compañías la utilización de programas que permitan una doble contabilidad y que, por lo tanto, permitan manipular las cuentas con fines fraudulentos y pagos en negro. El objetivo final es el mismo: acabar con el fraude fiscal y la economía sumergida. 

Plazos de adaptación del software a la ‘Ley antifraude’

Después de muchos meses de espera, a principios de diciembre de 2023 por fin se aprobó el reglamento de la “Ley antifraude”, que deja claro cómo debe ser el software de facturación que las empresas españolas estarán obligadas a implantar para cumplir con esta norma. 

Y, a partir de aquí, empiezan a correr los plazos de adaptación para las compañías. En los clientes, los programas deberán estar totalmente adaptados al reglamento a partir del 1 de julio de 2025. 

Mientras tanto, se establece que los desarrolladores de software tengan sus programas informáticos en línea con la norma en un plazo de nueve meses a partir de la publicación de la orden en el BOE, que previsiblemente estará en estos primeros meses de 2024 y donde se concretarán las especificaciones técnicas y funcionales. Por lo tanto, para finales de 2024 o principios de 2025, los fabricantes de software deberán tener sus programas a punto. 

¿Cómo afecta la ‘Ley antifraude’ al software de facturación?

La llamada “Ley antifraude” obligará a las aplicaciones de facturación a disponer de una declaración responsable confirmando que cumplen con esta normativa.

La ley establece que los programas de gestión deberán impedir la modificación y destrucción de registros de facturación. El objetivo final es evitar la manipulación de la contabilidad por parte de las empresas. Es decir, evitar que las empresas lleven una “contabilidad b”, facturando sin declarar sus ingresos. 

El reglamento, por su parte, establece que los programas de gestión deberán omitir cualquier funcionalidad que permita ocultar o modificar datos contables. Además, tendrán la obligación de hacer trazabilidad de los mismos y facilitar un almacenamiento correcto para futuras inspecciones. También es obligatorio que incorporen un registro de eventos que dé cuenta de interacciones, operaciones o sucesos ocurrido durante su uso.

La ley antifraude obligará a las empresas a generar un registro por cada factura expedida con un sistema o programa de software que garantice su inalterabilidad, trazabilidad y conservación, así como su integridad, accesibilidad y legibilidad.

La norma exige que cada registro de facturación incluya un número de identificación fiscal, así como los nombres y apellidos de la persona que está obligada a hacer la factura. Además de la denominación social del negocio. Asimismo, la factura debe llevar número y serie, y fecha de expedición. Y también debe dejar claro qué tipo de factura es: si completa o simplificada. Y marcar IVA u otras obligaciones tributarias.

¿Se puede llevar la gestión en una hoja de cálculo?

La respuesta en NO. El gran perdedor con la llegada de la “Ley antifraude” es Excel. En caso de que una pyme gestione su contabilidad con una simple hoja de cálculo como Excel, estaría incumpliendo los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

El sistema VeriFactu, una de las novedades de la ‘Ley antifraude’

Los registros deberán ser remitidos de forma inmediata y automatizada. Si no fuera así, existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando sean requeridos. Por eso, el software de facturación debe permitir en envío automático de cada registro de facturación a Hacienda.

Para tal fin, la “Ley antifraude” y la propia Agencia Tributaria promueven el sistema VeriFactu, que valida las facturas utilizando tecnología blockchain. De hecho, el reglamento del pasado mes de diciembre se denomina coloquialmente como “reglamento VeriFactu”, por la prescripción que hace de este sistema de envío. 

Conviene tener en cuenta que VeriFactu no se aplicará en los territorios forales (donde existen sistemas propios) y que también quedan fuera de esta normativa las empresas que ya estén acogidas al SII (Sistema Inmediato de Información).

¿Quién asume los cambios con la ‘Ley Antifraude’?

Conviene tener en cuenta que las empresas no tendrán mucho trabajo de adaptación a la “Ley antifraude”, por lo menos en cuanto a lo que se refiere a sus procesos de facturación. En cambio, serán los proveedores del software de facturación los que tendrán que adaptar sus programas y acreditar esos cambios. Por lo tanto, toda la complejidad es para los proveedores de software, y no para sus clientes. 

Con la “Ley antifraude” solo cambian algunos procesos administrativos para las empresas. Así, el reporte de la factura a Hacienda se adelanta al momento en que se crea la factura, y luego no se pueden hacer modificaciones. Y, por otro lado, las compañías tendrán que llevar un control de cobros y pagos, algo que en muchas pymes se suele descuidar. 

Diferencias entre la “Ley antifraude” y la Ley Crea y Crece, que promueve la factura electrónica

La Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad de la factura electrónica, ha coincidido en el tiempo con la llamada “Ley antifraude”. Pero conviene no confundirlas, a pesar de que ambas implican cambios en los procesos de gestión de las empresas. Mientras que la Ley Crea y Crece pretende reducir la morosidad a través del uso obligatorio de la factura electrónica, la normativa antifraude persigue promover el control fiscal combatiendo el software de doble uso que permite a los usuarios llevar una contabilidad B.

Sobre el papel, la normativa antifraude fomenta la transparencia en la contabilidad y la gestión fiscal, mientras que la Ley Crea y Crece promueve la eficiencia y modernización en la creación y gestión de empresas.

En esencia, son dos normativas que obligarán a las empresas a hacer cambios en sus herramientas de gestión y facturación. Pero la gran diferencia está en sus plazos de implantación. La factura electrónica obligatoria que promueve la Ley Crea y Crece todavía está a la espera de tener un reglamento, para, a partir de ahí, marcar plazos de implantación de uno o dos años, dependiendo del nivel de negocio de la compañía. Por lo tanto, todo indica que no será al menos hasta 2026 o 2027 cuando las empresas definitivamente tendrán que operar con este formato.

Sin embargo, los cambios en el software de gestión que impone la “Ley antifraude” están a la vuelta de la esquina, toda vez que a principios de diciembre de 2023 fue aprobado finalmente el reglamento que especifica las propiedades que deberá tener este software para evitar dobles contabilidades y la economía sumergida. Así, ya se sabe que las empresas tendrán que empezar a operar con un software válido a partir del verano de 2025, y que a finales de 2024 los proveedores de software tendrán que tener sus programas totalmente en línea con la norma. Y garantizar la generación de facturas y anotaciones que puedan ser remitidas a la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu, impulsado por este organismo precisamente para luchar contra el fraude fiscal.

Por último, conviene recordar que VeriFactu excluye a los territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla. Y tampoco se aplica a las empresas que ya estén acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).

Sanciones por incumplimiento de la “Ley antifraude”

Penas para las empresas cliente

La “Ley antifraude” recoge sanciones para las empresas que opten por una doble contabilidad. Así establece multas de hasta 50.000 euros si utilizan o simplemente tienen programas de doble uso. “Es decir, tener un programa de este tipo será sancionable, aunque no se utilice”, explican desde un proveedor de software de facturación.

Penas para los proveedores de software

Mientras tanto, para los proveedores de software la ley establece multas de hasta 150.000 euros. En concreto, penaliza “la fabricación, producción y comercialización de programas de gestión de doble uso”, en una cuantía que, además, se multiplicará por cada año en el que se produzcan ventas.