Cualquier ámbito de gasto es susceptible de ser recortado. La impresión de documentos en las empresas, un apartado oneroso por el alto coste de los consumibles, tiene recorrido en este sentido. Según se desprende de un estudio realizado por la consultora independiente Centro para la Investigación Económica y Empresarial (CEBR), y que ha sido encargado por Oki, las empresas gastan en España casi 13.000 millones de euros al año en materiales impresos, de los cuales 4.103 millones de euros se gastan en materiales de impresión externalizados. El estudio también calcula que se podrían internalizar 1.067 millones de euros si se utilizasen los equipos adecuados de impresión.
También reduciendo costes e introduciendo cambios en la gestión de la impresión, particularmente la eliminación de derroche de papel y de transportes innecesarios, se podría alcanzar un ahorro en emisiones de carbono de más de 83.000 toneladas al año. Este dato es equivalente a sacar de la circulación 20.000 coches.
El estudio encargado por Oki con las últimas mejoras en tecnologías de impresión y copiado, muchas tareas que anteriormente se externalizaban a empresas de impresión especializada, ahora pueden ser producidas internamente con un coste más efectivo y sin pérdida de calidad. Las actividades de impresión que ahora se pueden internalizar incluyen material preimpreso, tarjetas de visita, señalización profesional, etiquetas y otros materiales de marketing y comerciales como boletines y revistas de la compañía.
El informe estima que asumiendo más funciones de impresión internamente, las empresas podrían ahorrar 320 millones de euros al año. Estos grandes ahorros vienen en parte de la eliminación de derroche de papel, al imprimir únicamente las cantidades necesarias, en el momento en que son necesarias y en el sitio donde se requieren.
El estudio también muestra que en España los ahorros anuales más grandes se podrían dar en la Administración pública (150 millones de euros), en la educación (123 millones), en actividades de arquitectura y consultoría técnica (99 millones) y en la salud (90 millones). Además, del total del gasto de impresión en España, el 31,6% es impresión externa subcontratada a empresas especializadas en impresión. El sector de servicios gasta al año 2.104 millones de euros en subcontratar servicios de impresión, mientras que la administración se gasta alrededor de 480 millones.
Por otra parte, del gasto total de impresión en España, el 68,4% corresponde a la impresión interna. Grupos sectoriales, como el Gobierno, gastan al año por encima de 3.800 millones de euros al año en impresión interna y el sector servicios gasta en torno a 3.000 millones al año.
Además, el estudio encargado por Oki destaca dos tendencias que harán más fácil a las empresas imprimir internamente documentos de forma eficaz. Primero: las compañías están compartiendo electrónicamente archivos, tanto desde Internet como por e-mail. Como resultado, los documentos enviados pueden ser impresos en instantes. Segundo: como las tecnologías de impresión mejoran y se abaratan, las empresas pueden realizar unos materiales de calidad profesional internamente, utilizando productos muy asequibles. Esos materiales, anteriormente sólo era posible producirlos usando servicios externos especializados y más caros que la producción interna.
 
