La escuela de negocios EU Business School ha decidido implementar una nueva solución financiera llevada a cabo por Deveho Spain y Yooz que les ha permitido reorganizar su compleja estructura contable para lograr una gestión más eficiente, optimizar sus procesos e implementar sistemas de informes más rápidos y detallados.
El desafío para EU Business School radicaba en la gestión eficiente de sus procesos financieros en tres países diferentes (España, Suiza y Alemania), procesando más de 500 facturas mensuales.
La implementación conjunta de Sage X3 por parte de Deveho Consulting Group y la solución de automatización de Cuentas a Pagar de Yooz ha permitido a EU Business School:
- Estandarizar y automatizar sus procesos contables a través de los diferentes campus
- Reducir el tiempo de validación de facturas a solo medio día
- Completar todo el proceso de validación en aproximadamente 3 días
- Garantizar la trazabilidad completa de las facturas, eliminando el problema de facturas perdidas
- Minimizar errores manuales gracias al lector OCR de Yooz
- Archivar documentos de forma segura y cumplir con requisitos normativos específicos como la factura QR en Suiza
Integración entre Sage y Yooz
La integración entre Sage X3 y Yooz ha permitido automatizar todo el proceso, desde la captura de facturas hasta su procesamiento, validación, contabilización y pago, adaptándose a los requisitos cambiantes de la escuela.
«Sage X3 nos permitió tener toda la información que necesitaba en el mismo entorno, lo que fue una gran ventaja en comparación con nuestras soluciones anteriores. Utilizamos Sage para los módulos de contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos«, comentan fuentes del Grupo EU Business School.
«Yooz es una herramienta muy fácil de usar, lo que facilitó la adopción por parte de todos. Estamos encantados con los equipos de soporte y desarrollo, que supieron adaptarse y responder a nuestras solicitudes. Ahora tardamos medio día en validar las facturas y alrededor de 3 días para todo el proceso de validación», añaden.
La solución ha sido especialmente efectiva en su naturaleza multilingüe, ya que Yooz está disponible en francés, inglés y español, lo que ha facilitado la implementación y uso en los diferentes campus. Además, Yooz se ha adaptado para cumplir con requisitos específicos como el formato de factura QR en Suiza, que desde septiembre de 2022 reemplazó definitivamente los anteriores comprobantes de pago.
«Pudimos crear interfaces entre Sage X3 y los otros sistemas que utilizamos, lo que permitió que la transferencia de información ocurriera varias veces al día. Por ejemplo, nos conectamos con Yooz, una plataforma de automatización de cuentas por pagar, y con nuestro software académico», concluye la fuente del Grupo EU Business School.
Este caso de éxito muestra cómo la solución integrada de Deveho Spain y Yooz puede adaptarse a entornos multinacionales y multilingües, optimizando la gestión financiera y mejorando la eficiencia operativa en organizaciones con estructuras complejas y presencia internacional.
