Los avatares que sufre un simple ratón de PC desde que sale de fábrica hasta que llega a manos de un cliente son parte de la aventura diaria que se vive en el almacén del primer mayorista informático del país. Marga Vicente, con apenas unas semanas en el cargo como directora de logística, fue la encargada de guiarnos por las entrañas de Tech Data, el corazón desde donde se bombean los pedidos. Trabajar aquí, donde todo es para ayer y el retraso de un camión implica mover todas las piezas y construir un nuevo puzzle, es vivir contrarreloj. Para saber de logística y sobrevivir dentro del caos aparente de un almacén no basta con conocer las tendencias del mercado, que también, sino saber hacer un uso casi perfecto (las incidencias son inevitables, aunque el objetivo es que no se den) de las coordenadas espacio-tiempo. La ignorancia puede llevar a pensar en muchas maneras de ordenar un almacén, según la tipología de negocio (por marcas o clases de producto). La realidad es otra muy distinta: ubicación es la palabra clave. La disposición del material queda pues sometida a dos elementos: que quepa y que, en función de su rotación, sea más o menos accesible.
Tech Data divide su operación logística en tres áreas: entradas, stock control y salidas.
El almacén de Tech Data abre a las seis de la mañana, momento a partir del cual se organizan distintos turnos, siendo la hora última de cierre las tres de la madrugada para los que trabajan de noche. El protagonismo de las primeras horas del día se lo lleva el área de entradas. Compuesta, al igual que las otras dos, por un manager y diferentes responsables de equipos, junto a una serie de operarios que en total suman unas 13 personas, esta zona está reservada a la descarga de material y, generalmente, se trabaja en ella hasta las tres de la tarde. También desde aquí se gestiona el RMA.
Este es el primer sitio al que se dirige Marga Vicente cada mañana. «Es una de las primeras cosas que necesito ver. Me dice cómo puede ir el resto del día, ya que la mayor parte de material que descargas se va a facturar y a enviar a los clientes. Te da una idea de los volúmenes que se van a manejar por la tarde. Después me conecto al correo electrónico porque me interesa mucho saber cómo quedó todo el día anterior. Es decir, si fuimos capaces de expedir todo lo que se facturó. Es lo que llamamos nuestro service level«, explica. Cerca de 19 trailers visitan diariamente los muelles de la compañía
El grueso del personal que trabaja en la zona de salidas de Tech Data (30 empleados) no comienza su jornada hasta las 12 del mediodía, ya que antes se ha realizado todo el trabajo de preparación de pedidos y manipulaciones especiales que requiera el cliente (pedidos programados sobre todo para grandes superficies como El Corte Inglés). El mayorista trabaja con cuatro compañías transportistas en el área de expediciones (Seur, CBL, Azcar y Grupaje Canario) con las que está integrado informáticamente de tal forma que no se utilizan albaranes (en papel) ni comprobantes sellados. «Al final del día generamos unas remesas en las que transmitimos al transportista todo lo que le hemos dado (numero de pedido, cuántos bultos, de qué se trata, el nombre del cliente, la dirección, etc.). Ellos, a parte, generan sus albaranes con los que luego hace la entrega el conductor. Es una condición indispensable para trabajar con Tech Data, ya que nosotros no entregamos todo el producto para un mismo cliente de golpe, si no que se lo vamos dando al transportista a lo largo del día según nuestra organización [hay producto que sale a las diez y media de la noche] y luego es él quien consolida todo el pedido en sus instalaciones». De hecho, el camión que se persona en Tech Data no es necesariamente el que hace la ruta. ¿La condición? En líneas generales que todo lo que se entrega hoy llegue al día siguiente a su destino.
El objetivo de esperar hasta el mediodía para expedir producto va unido a la productividad, ya el objetivo es condensar mucha cantidad de trabajo en una ubicación del almacén y que un operario se encargue de realizarlo de una vez sin tener que estar desplazándose de un lugar a otro. Para ello, Tech Data utiliza un sistema informático capaz de agrupar tareas que se transmiten al empleado a través de un RDT u ordenador móvil que éste lleva consigo. Es aquí donde entra en juego el equipo de stock control, formado por unas 5 personas. «Lo siguiente es ver como estamos de niveles de stock y de ubicaciones, porque puede entrar mucho material y que no tengas donde ponerlo. Ellos se aseguran que el material esté en el sitio correcto, ya que tenemos ubicaciones preferentes para el picking (preparación del pedido y recogida del mismo). El operario se conecta al RDT para saber qué es lo que tiene que hacer en cada momento según la zona que le toque cubrir y en una secuencia de movimiento que hace que el picking sea lo más efectivo posible», comenta. Así, stock control se encarga de que el producto que más rota esté situado en el lugar más accesible y donde el picking sea más fácil de hacer, sin necesidad de utilizar máquinas. El tiempo apremia y la rapidez manda.
Otra de sus tareas es conseguir que el inventario esté cuadrado, es decir, que lo que el comercial ve en su pantalla exista realmente. Para ello, el personal lleva unas pistolas que identifican las ubicaciones mediante códigos de barras que dan toda la información (cuánto material hay y qué reservas se han hecho). En el almacén de Tech Data no hay papel. «Además hay que comprobar durante la mañana que tienes espacio suficiente y en caso contrario ver qué es lo que hay que mover. Y es que hay producto que se vende mucho durante una semana y, sin embargo, en la siguiente no y aparece otro que debe ocupar su lugar».
Las incidencias forman parte de la rutina en un día cualquiera en la vida del equipo logístico de Tech Data, siempre preparado para afrontar cualquier tipo de urgencia o reto que se planteé en el día. ¿Las más habituales? Todo es para ayer. «El comercial, cuya comunicación con el almacén se canaliza a través del customer service de Barcelona, sólo ve en su pantalla que tiene «x» unidades en stock que están preparadas para facturar pero no todo el trabajo que hay antes o después. El hecho de que ese material lo haya traído un camión desde Alemania y que llegue más tarde de lo previsto supone poder tener todos los muelles ocupados. La descarga de uno de estos trailers, la comprobación de que el producto es el correcto y que lleva consigo todos los papeles puede durar hasta dos horas. Trabajamos siempre contra reloj y es bastante estresante. Además, es muy físico y hay que andar mucho quieras o no. Eso sí, todo está muy mecanizado y muy informatizado», explica Vicente. Una automatización que tiene sus pros y sus contras: la rotura de un rodillo supone un parón de la actividad, mientras que en un almacén manual puede salvarse la situación. Por esta razón, Tech Data dispone de contratos de mantenimiento de reparación al momento.
Como explica Marga Vicente, el sistema informático del almacén funciona a tiempo real, una mejora que aún saborean los que como ella han vivido épocas anteriores. Por fin lo físico y lo lógico cuadra en cuanto a inventario se refiere y el espacio es aprovechado hasta en su más mínima expresión. El sistema está alimentado con las dimensiones que tienen las ubicaciones y determinadas configuraciones propias del producto (peso y medidas de cada unidad). En base a estos parámetros, y teniendo en cuenta lo que se denomina como pick faces (ubicaciones preferentes previamente creadas), el programa indica dónde se ha de colocar el pallé. Gracias a este mecanismo, el sistema va generando la reposición en base unas cantidades mínimas previamente estipuladas para que cuando se llegue a ellas dé el aviso.
Pero el informático no ha sido el único cambio notable que ha sufrido el almacén de Tech Data. La variación del tamaño del producto sigue siendo un reto. Como reconoce Vicente, el mayorista comienza ahora a vender grandes televisores de plasma, cuando hace pocos años no se comercializaba un producto tan grande. La logística ha de adaptarse a los nuevos tiempos en el negocio. «Ahora hay que ver dónde lo colocamos. Además, nuestro trabajo va cambiando y ahora almacenamos mucho producto de clientes nuestros. Tenemos que enviarlo a donde ellos quieran, como quieran, con sus servicios y todo eso requiere una labor distinta del puro mayorista», explica la responsable, que recuerda cómo cuando en su día se diseñó el almacén se pensó sobre todo en estanterías de pallets para material grande, mientras que la Tech Data actual mueve mucho más producto pequeño y requiere de ubicaciones más dinámicas. «Antes teníamos material que duraba siendo el producto estrella un mes; ahora puede que sea una semana. La rotación está en torno a los 25 días de stock«, afirma. Los equipos europeos de logística de la firma se reúnen cada dos meses para compartir experiencias e ideas.
En Alovera también se encuentra la cadena de producción de PC de Tech Data con personal subcontratado.
