La instalación se realiza con celeridad, si bien hay que contar con el CD de Windows para la integración del dispositivo como impresora del sistema. A continuación, y siempre que se instale el fax en red y se active la función compartir, podrán lanzarse documentos desde cualquier puesto de la organización.
La configuración comprende tres fases introducción de los datos de la estación, detección del módem y registro. En cuanto a dispositivos de transmisión, TotalFax admite módems software y soluciones RDSI que soporten comandos Hayes así como cualquier tipo de unidad hardware.
A la hora de enviar un fax, el usuario dispone de dos apartados Fax, donde incluirá todos los elementos necesarios para preparar el envío, y Log, que almacena cada una de las acciones de preparación en orden a introducir cambios. Una libreta de direcciones simplifica la organización de contactos y permite además hacer envíos múltiples.
Hay que advertir que las opciones de edición se ven algo limitadas en lo que respecta a las cubiertas. La importación/exportación de contactos en la Libreta de direcciones, se puede realizar desde o hacia una base de datos Clipper o Foxpro (DBF) o bien un archivo de texto separado por comas. A través del menú Settings se pueden programar opciones como modo de recepción manual o automático, impresión inmediata del documento entrante, el directorio donde almacenar los faxes, etc. Merece destacarse, finalmente, la posibilidad de restringir el uso de TotalFax estableciendo una contraseña a través del mismo menú.
