Uno de los departamentos fundamentales en cualquier empresa es el de recursos humanos. Que ahora, en muchas compañías, se llama “de personas”. Y para funcionar convenientemente, esta área necesita un software de recursos humanos apropiado. La falta de talento generalizada y la necesidad de fidelizar a los profesionales ya existente, y atraer a nuevos perfiles, está haciendo ganar protagonismo a este departamento, que es el que gestiona las nóminas y las vacaciones de la plantilla, pero también la formación, el cumplimiento de objetivos o la selección de candidatos (recruitment).
Índice de temas
¿Qué es un software de recursos humanos?
Es una herramienta que permite gestionar los aspectos relacionados con el personal de una empresa. Un software de recursos humanos (RRHH) automatiza tareas como la gestión de nóminas y salarios, o el control horario, de bajas o de las vacaciones de la plantilla. También permite gestionar procesos de selección de personal, evaluar el desempeño de cada empleado o planificar ascensos.
Historia
En los años 70 del pasado siglo se empezó a automatizar la gestión de los recursos humanos en las empresas. En ese momento, la informática dependía de limitados mainframes corporativos que solo permitían gestionar tareas básicas relacionadas con las nóminas, y que además producían limitados informes.
Uno de los primeros grandes avances en este campo fue la salida al mercado de SAP R/2, el primer ERP que aglutinaba datos corporativos en un mismo entorno. Y que contaba con la gestión de recursos humanos como una funcionalidad extra.
Pero el primer software propiamente de recursos humanos llegó en 1987, cuando PeopleSoft, adquirida más tarde por Oracle, lanza un sistema de gestión de capital humano basado en cliente-servidor.
A finales de los 90 el software de recursos humanos por fin se democratizó y dejó de ser una herramienta solo al alcance de las grandes corporaciones. Y ya a comienzos del siglo XXI, muchos proveedores entraron en este mercado. Pero no con soluciones todo-en-uno para el área de personal, sino con programas que hacían tareas muy específicas, como contratación o reclutamiento, control horario, gestión de gastos de personal, portal corporativo, portal de formación…
Tener la mejor herramienta en cada ámbito, más que ERP completos, es lo que muchas compañías han elegido. A ello ha ayudado la facilidad que da la nube para disponer de estos desarrollos, y la capacidad de integración que tienen esas mismas herramientas. Precisamente el cloud ha ayudado a extender el software de recursos humanos en las empresas más pequeñas.
Alrededor de 2014, el software de recursos humanos da otro salto y se convierte a la movilidad. Es decir, está disponible para los usuarios desde la pantalla de un móvil o una tableta. Y a partir de ahora, el reto está en incorporarle desarrollos de analítica e inteligencia artificial que automaticen más tareas y proporcionen a los profesionales del sector análisis claros de lo que está pasando en cada momento con sus plantillas.
¿Cómo funciona un software de recursos humanos?
En un software de recursos humanos hay básicamente dos componentes. Por un lado, están los procesos, que son un conjunto de secuencias e instrucciones que sirven a los programas para presentar una solicitud de vacaciones, introducir un gasto o enviar una alerta a un empleado. Y, por otro lado, hay una base de datos con información de los empleados referente a datos personales, números de seguridad social, vacaciones acumuladas, antigüedad en la empresa, etc.
El software de recursos humanos no está diseñado para funcionar solo, sino que se conecta con soluciones globales de gestión, como el ERP, o con herramientas específicas, como las de control de horarios o de gastos de viaje.
Para que estos diferentes programas se comuniquen entre sí, se pueden exportar archivos (en formato CSV o Excel, por ejemplo). Pero también se pueden conectar con piezas de software que se llaman precisamente “conectores”, o a través de API. Las API se utiliza para conectar el software a una herramienta externa a través de programación. Las API realmente sirven para que programas de diferentes proveedores “hablen el mismo idioma”.
Tipos de software de recursos humanos
No hay mucho consenso para determinar los tipos de software de recursos humanos que se puede encontrar una compañía. Son habituales siglas como HRMS (Human Resources Management System o Sistema de gestión de recursos humanos), HRIS (Human Resources Information System o Sistema de información de recursos humanos) y HCM (Human Capital Management).
Los programas de recursos humanos se pueden distinguir por el perfil al que van dirigidos: gran corporación o pyme. Las grandes empresas suelen contratar paquetes muy completos y con todas las funcionalidades. Mientras que las pymes optan por soluciones menos ambiciosas, casi siempre en la nube, y luego van añadiendo desarrollos para tareas específicas, como la gestión de gastos o el control horario, que desde 2019 es obligatorio en España para todo tipo de compañías.
Funcionalidades y recursos imprescindibles que debe tener
Hay infinidad de funciones y recursos que se engloban en las soluciones que sirven para la gestión de los recursos humanos en una empresa. Estos son los más importantes:
Gestión de nóminas y salarios
Estos programas simplifican los procesos administrativos y contables relacionados con las nóminas, que además suelen cambiar a cada poco por reformas legislativas. Esta solución permite también gestionar ausencias, enviar de forma automática la nómina o transferir salarios a las cuentas bancarias de los trabajadores.
Control horario
Es obligatorio desde 2019 en España para empresas de cualquier tamaño. Esta funcionalidad registra el momento de entrada y salida del trabajador y calcula el tiempo en que está desempeñando su función.
Gestión de vacaciones
Un software de este tipo ofrece al empleado visibilidad de las vacaciones que le corresponden, así como de los días ya disfrutados y de los que están pendientes. También centraliza solicitudes y aprobaciones en este ámbito. Y permite gestionar bolsas de días repartidos en diferentes años.
Reclutamiento
Las empresas también se apoyan en programas de software cuando tienen que buscar y contratar candidatos. Estas soluciones permiten recopilar toda la información de los potenciales empleados y analizarla. En resumen, permiten gestionar todo el proceso de captación, desde que se publica la oferta en portales de empleo hasta que el seleccionado se incorpora a la compañía (proceso de onboarding).
Evaluación de desempeño
Es una herramienta que permite medir, evaluar y potenciar la calidad del trabajo de toda la plantilla. Utiliza plantillas con cuestionarios de evaluación, permite establecer objetivos individuales y analiza la información que permitirá hacer una evaluación de los trabajadores.
Gestión de la formación o del aprendizaje
Un Learning Management System (Sistema de Gestión de Aprendizaje) permite gestionar la puesta al día de la plantilla en competencias. Al modo de las aulas virtuales, son programas con un portal de capacitación que permite generar a cada trabajador un espacio de aprendizaje. Y que también ofrece espacio a los formadores.
Portal de empleados
Es una herramienta que permite a las compañías establecer vías de comunicación con la plantilla. En estos portales, los trabajadores tienen a su disposición su información personal, sus nóminas, su rendimiento y funciones, o sus gastos y días de vacaciones. Además, a través de estos portales, los empleados también pueden dirigirse a la empresa, con dudas, sugerencias o peticiones. Un buen portal de empleados aumenta la motivación de los trabajadores y su sentido de pertenencia a la organización.
Software de notas de gasto
Son programas que permiten gestionar a la empresa y al empleado los gastos que se producen en desplazamientos o en viajes, y que están relacionados con la actividad profesional. Incluyen un servicio de aprobaciones o rechazo de esos gastos.
Software de recursos humanos on-premise vs nube
Tradicionalmente el software de recursos humanos, como otras aplicaciones empresariales, se ha implantado en los centros de datos de las empresas, en un esquema clásico cliente-servidor. También se denomina on premise. Pero de unos años a esta parte, la tendencia clara es la migración de esos programas a la nube. El cloud ha demostrado que es un entorno tan seguro (o más) que el on premise (instalación en local del software). Eso, unido a la facilidad de uso que supone la nube y la flexibilidad en el pago (se abona mensualmente y por número de usuarios), está haciendo que hoy sea la gran ganadora.
En definitiva, la nube aporta, frente a las implantaciones tradicionales, estas ventajas:
-Supone menos inversión y riesgo.
-Permite mayor rendimiento y disponibilidad.
-El software se actualiza automáticamente.
-Es accesible desde cualquier sitio y dispositivo, y además 24×7.
-Incrementa la seguridad de los datos.
-Permite personalizar y integrar con soluciones de terceros.
IA aplicada al software de recursos humanos
Como muchos departamentos de empresa, el de recursos humanos se va a poder beneficiar de la inteligencia artificial. Por ejemplo, ya hay IA aplicada a los procesos de selección de personal que agiliza la tediosa tarea de filtrar esos cientos o miles de currículums que llegan a una compañía cuando ofrece un puesto de trabajo.
La IA también puede ayudar a distribuir las cargas de trabajo de todos los miembros de la plantilla, con el fin de reducir el absentismo y el estrés. Estas soluciones pueden medir el nivel de rendimiento y controlar el nivel de absentismo y las horas de trabajo de todo el grupo.
También hay soluciones basadas en inteligencia artificial que permiten optimizar el tiempo y los recursos asignados a cada proyecto. En otras palabras, facilita la gestión de proyectos. Permite organizar en función de cargas de trabajo o de tiempo invertido por cada empleado.
A nivel de formación de empleados, la IA puede crear programas personalizados y adaptados a las necesidades de cada profesional. Y en el ámbito de la gestión del desempeño, puede identificar áreas de mejora con un análisis en tiempo real de los que está haciendo la plantilla.
Principales programas de software de recursos humanos
Hay infinidad de soluciones en el mercado que permiten automatizar la gestión de los recursos humanos en una empresa. Desde las que están integradas como un módulo en una solución más completa, tipo ERP, a desarrollos específicos para tareas muy concretas, como la gestión de los gastos de personal o el control horario. También hay soluciones muy completas dedicadas enteramente a la gestión de recursos humanos, con una amplia variedad de módulos, y que se conectan con otras como el ERP o el CRM.
Workday
Workday es una de las herramientas que mayor aceptación ha tenido en los últimos tiempos, sobre todo en el ámbito de la gran cuenta. Opera cien por cien en la nube, está enriquecida con machine learning y ofrece una amplia gama de funcionalidades.
SAP Success Factor
Es la apuesta de SAP en el ámbito de la gestión de plantillas. Esta herramienta se administra desde la nube e incluye gran cantidad de funcionalidades, como gestión de nómina, vacaciones o reclutamiento.
Oracle HCM
Oracle Fusion Cloud HCM es una completa solución en la nube que conecta todos los procesos de recursos humanos (y todas las personas) de la empresa. La experiencia de usuario y el modelo de datos están unificados, y la solución está reforzada con inteligencia artificial.
Cegid HCM
Denominado antes Meta4 PeopleNet, es un clásico en la gestión de recursos humanos en medianas y grandes empresas. Agiliza la gestión de nóminas, pero también incluye módulos para mejorar la comunicación con los empleados, analítica de datos o herramienta para establecer grupos de trabajo y jerarquías en la plantilla.
Sage HR
Es un desarrollo de Sage, uno de los proveedores de software de referencia en el mundo de la pequeña y mediana empresa. Sage HR está orientada a pymes y es una completa suite que facilita la gestión de ausencias, rendimiento, control horario, turnos o gastos.
a3innuva
Antes se llamaba a3EQUIPO. Es la apuesta en recursos humanos de Wolters Kluwer. Es un software en la nube y de pago por uso, que hace una gestión integral, que va desde las nóminas a la productividad. También se le pueden añadir módulos de portal de empleados, gestión del tiempo o analítica.
Personio
Personio es una herramienta que se encarga de algo que no es divertido: las ausencias en el trabajo. También ayuda en el reclutamiento, el registro de jornada o la gestión de vacaciones. Es una solución ideal para pymes, que centraliza todos los recursos en una consola que está en la nube, y que produce automáticamente informes.
Factorial
Esta empresa con sede en Barcelona se ha convertido con el paso de los años en un unicornio. Su herramienta, que está implantada en más de 7.000 empresas, hace una gestión integral en el área de recursos humanos, desde la clásica gestión de nominas a los procesos de contratación, pasando por el control horario o la gestión de ausencias.
