Las pymes y los autónomos desempeñan un papel fundamental en la economía española, generando empleo y contribuyendo al crecimiento económico. Según datos recientes del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, en su Informe Cifras PyME, con fecha marzo de 2025 existían 2,95 millones de pymes en España, lo que supone el 99,8% del total del tejido empresarial español.
Dentro del conjunto, se mantiene una prevalencia de empresas muy pequeñas, es decir, más de la mitad de las pymes no tienen asalariados, con lo que se corresponden con pequeños negocios de autónomos individuales. Las microempresas de uno a nueve asalariados también representan una proporción elevada. Las de más de 10 empleados, así como las empresas medianas con una cifra de entre 50 y 249 trabajadores constituyen solo una pequeña parte del total. Estos datos revelan que el tejido empresarial español está muy fragmentado y dominado por micropymes.
Tanto las pymes como los autónomos deben cumplir con una serie de obligaciones fiscales y contables desde el instante que comienzan su actividad para garantizar la legalidad de sus negocios. Estas obligaciones son esenciales para evitar sanciones y garantizar que se cumple con la ley.
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Calendario contable y fiscal de una pyme
La contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. Esto permite a los gestores de una compañía obtener una visión clara de su situación financiera, incluyendo aspectos como la rentabilidad, el flujo de caja, el valor de los activos y las obligaciones financieras.
Principales obligaciones contables de una pyme en España:
- Llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad (PGC): Las pymes deben mantener una contabilidad ordenada y completa que refleje la situación económica y financiera del negocio, de acuerdo con el PGC.
- Conservar la documentación respaldatoria: Las pymes deben guardar facturas, recibos y otros documentos que respalden las operaciones registradas en la contabilidad.
- Elaborar y presentar cuentas anuales: Las pymes están obligadas a elaborar y presentar cuentas anuales, que incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estas cuentas deben ser presentadas en el Registro Mercantil.
Principales obligaciones fiscales de una pyme en España:
- Inscripción en el censo de empresarios: Toda pyme debe inscribirse en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Tributaria.
- Presentar declaraciones fiscales: Las pymes deben presentar periódicamente declaraciones fiscales, como el Impuesto sobre Sociedades (IS), el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF de sus empleados.
Declaraciones fiscales de una pyme
Antes de comenzar la actividad, es obligatorio que la empresa se inscriba en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través del modelo 036. Este trámite es esencial para que la Agencia Tributaria tenga constancia de que la empresa ha iniciado su actividad económica. Tras este paso, las empresas deben presentar diversas declaraciones fiscales de manera trimestral. Las más comunes son:
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Se presenta mediante el modelo 303 de forma trimestral (en abril, julio, octubre y enero del año siguiente). Este impuesto grava las operaciones de ventas y servicios. Además, a final de año, es necesario presentar un resumen anual mediante el modelo 390.
- Retenciones de IRPF: Si la empresa tiene empleados o paga a profesionales, deberá practicar retenciones de IRPF. Estas se declaran trimestralmente a través del modelo 111, y anualmente mediante el modelo 190. Si la empresa alquila un local, debe presentar el modelo 115 trimestralmente y su resumen anual con el modelo 180.
- Pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades (IS): Las empresas están obligadas a realizar pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades mediante el modelo 202 en abril, octubre y diciembre, si han generado beneficios. Estos pagos se descuentan del importe total que deberá pagarse en la declaración anual del Impuesto de Sociedades.
Declaraciones anuales de una pyme
Al final del año fiscal, la empresa deberá presentar varias declaraciones anuales que recogen toda la actividad tributaria realizada durante el ejercicio:
- Resumen Anual de IVA (Modelo 390): Este resumen recopila todas las declaraciones de IVA trimestrales presentadas a lo largo del año y debe presentarse antes del 30 de enero del siguiente año fiscal.
- Impuesto de Sociedades (Modelo 200): Este impuesto grava los beneficios obtenidos por la empresa. La declaración debe realizarse dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal (normalmente, hasta el 25 de julio).
- Declaración de Operaciones con Terceros (Modelo 347): Las empresas que hayan realizado operaciones con terceros por un importe superior a 3.005,06 euros durante el año deben presentar esta declaración antes del 28 de febrero del año siguiente.
Otros impuestos y obligaciones de la pyme
Si la empresa cuenta con empleados, además de las retenciones de IRPF que ya se han mencionado, deberá cumplir con otras obligaciones fiscales y laborales:
- Cotización a la Seguridad Social: La empresa está obligada a ingresar las cotizaciones a la Seguridad Social de sus empleados mensualmente. La presentación de estas cotizaciones se realiza de forma electrónica a través del sistema RED de la Seguridad Social.
- Resumen Anual de Retenciones (Modelo 190): Al finalizar el año, la empresa debe presentar un resumen de todas las retenciones de IRPF practicadas a sus empleados y profesionales mediante el modelo 190.
- Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Este impuesto solo se paga por empresas cuya cifra de negocio supere el millón de euros. Si la empresa está sujeta al IAE, deberá darse de alta y declarar mediante el modelo 840.
- Actos Jurídicos Documentados (Modelo 600): Si la empresa ha constituido su sociedad o ha formalizado algún acto que requiera inscripción registral (la compra de bienes inmuebles), deberá pagar este impuesto y presentar el modelo 600.
Calendario fiscal para autónomos en España
- Alta en el Censo de Empresarios y Profesionales y Seguridad Social: El primer paso para ser autónomo sigue siendo darse de alta en el censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores mediante el modelo 036 o 037. También es necesario inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social antes del inicio de la actividad.
- Declaraciones Trimestrales: El IRPF es uno de los impuestos clave para los autónomos, y se trata de un impuesto progresivo que grava la renta obtenida en tu actividad económica. En 2025 se mantienen los siguientes modelos fiscales:
- Modelo 130: para quienes tributan por estimación directa, recoge los pagos fraccionados del IRPF.
- Modelo 131: para quienes tributan por módulos (estimación objetiva).
- Modelo 303: declaración trimestral del IVA.
- Modelo 111: si pagas a profesionales o trabajadores y aplicas retenciones.
- Modelo 115: si pagas alquileres por locales u oficinas.
Estos modelos deben presentarse en los 20 primeros días naturales de los meses de abril, julio y octubre, y los 30 primeros días del mes de enero.
- Declaraciones Anuales: Los autónomos también deben cumplir con las siguientes declaraciones informativas anuales.
- Modelo 390: resumen anual del IVA.
- Modelo 347: operaciones con terceros que superen los 3.005,06 € anuales.
- Modelo 190: resumen anual de retenciones del modelo 111.
- Declaración de la Renta: normalmente entre abril y junio de cada año.
Todos los autónomos están obligados a emitir factura por sus servicios, conservarlas durante al menos 4 años y llevar un libro de ingresos, gastos y bienes de inversión.
¿Qué es VeriFactu y qué es un sistema informático de facturación (SIF)?
Un SIF es un sistema informático de facturación homologado según la Ley 11/2021 del 9 de julio, también llamada «Ley Antifraude». Toda empresa o profesional que no realice las facturas manualmente deberá utilizar un sistema de este tipo para generar y emitir facturas. Los sistemas informáticos de facturación (SIF) deben generar un registro de alta de facturación cada vez que procedan a emitir una factura.
Cuando un SIF remite los registros de facturación inmediatamente tras su generación, por medios electrónicos, a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, se considera que usa el Sistema de Emisión de Facturas Verificables o Verifactu.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
El Gobierno ha anunciado el aplazamiento de la obligatoriedad de implantar sistemas informáticos de facturación acordes a la «Ley antifraude» hasta el 1 de enero de 2027 (para las empresas) y hasta el 1 de julio de 2027 (para los autónomos), ampliando en un año el plazo previsto inicialmente.
El retraso hasta 2027 da un respiro al tejido productivo, pero no cambia el sentido de fondo de la norma, que es avanzar hacia una facturación más transparente, trazable y alineada con la lucha contra el fraude fiscal.
No adoptar un programa de facturación adecuado contempla sanciones que pueden llegar hasta los 50.000 euros para las empresas.
Cambios en el registro horario laboral digital: Plazo para la adaptación
Tras el intento fallido de aprobar la reforma que pretendía reducir la jornada laboral en España de 40 a 37,5 horas semanales, endurecer el registro diario de la jornada y reforzar el derecho a la desconexión digital, el Gobierno ha aprobado la propuesta de Real Decreto sobre el registro de jornada laboral, que desarrollará la obligación de registrar la jornada actualmente prevista en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El borrador de la norma, impulsada por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se justifica en la necesidad de reforzar el control horario, garantizar los derechos laborales y promover la salud y el bienestar de las personas trabajadoras. Definido como un sistema que permite la captura y almacenamiento de las horas de trabajo de los empleados mediante medios electrónicos, el registro de jornada laboral digital asegura que los datos sean auténticos y trazables. Elimina las lagunas y errores comunes en los métodos tradicionales, como las hojas de tiempo en papel o los registros manuales, que son susceptibles a manipulaciones y omisiones.
La norma reglamentaria concreta cómo deberá organizarse, documentarse y realizarse el registro de la jornada, que deberá ser objetivo, fiable y accesible, y cumplir con las siguientes características:
- Digitalización obligatoria: según el borrador publicado, el registro deberá realizarse por medios digitales, asegurando la trazabilidad y la inalterabilidad de los datos.
- Contenido mínimo exigido: los asientos en el sistema de registro deberán incluir la identificación de la persona trabajadora; su régimen de jornada; la hora y minuto exactos de inicio y fin de la jornada, de las pausas y de los tiempos de espera; la modalidad de trabajo (presencial o a distancia), así como otra serie de aspectos.
- Gestión de modificaciones: cualquier cambio en los registros requerirá la autorización tanto de la empresa como del trabajador.
- Acceso y consulta: los empleados y sus representantes deberán poder acceder y obtener copia de los registros de forma inmediata, garantizando la protección de datos personales. También podrá acceder la Inspección de Trabajo y, además, de forma remota.
- Protocolo interno: Las empresas deberán elaborar, en consulta con la representación legal de los trabajadores, un protocolo de organización y documentación del registro, incluyendo un sistema de evaluación periódica.
El cumplimiento de estos nuevos requisitos exigirá la adaptación o sustitución de los actuales sistemas de registro de la jornada, lo que implicará una inversión significativa en tecnología, formación y revisión de procesos internos
La tramitación de la norma se va a hacer por el procedimiento de urgencia, que acorta los plazos, si bien no es previsible su aprobación antes de final de este año 2026, puesto que deben emitirse el indicado dictamen del Consejo de Estado y los informes del resto de los organismos y Administraciones implicadas, así como de las organizaciones empresariales y sindicales.
