El volumen de información que fluye en las organizaciones sigue incrementando a un ritmo alarmante. Este fenómeno, llamado ‘big data’, comporta al mismo tiempo desafíos y oportunidades para las compañías. Un reciente informe afirma que, “el volumen creciente de datos que manejan las empresas, el aumento de los medios multimedia y los social media, etc, impulsará el crecimiento exponencial de la información en un futuro no lejano”. El mismo informe indica que “a medida que las organizaciones incrementan el porcentaje de datos almacenados en formato digital, aumentan también la disposición de información precisa y detallada”.
La capacidad de manejar el estallido del big data será el factor diferencial de la habilidad de las compañías en mantener su ventaja competitiva. Con el adecuado método de manejo de este fenómeno pueden alcanzarse perspectivas únicas, en sus organizaciones y también para sus clientes, al mejorar en eficiencia y añadir mayor valor a los resultados.
Sin embargo, un estudio llevado a cabo por Coleman Parkes Researchmuestra que la mayoría de los trabajadores de las organizaciones del sector público recibe y gestiona directamente su propia documentación, sin colaborar ni notificar a otros departamentos. El valor de la información no puede ser contemplado globalmente por la compañía, por lo que en muchas ocasiones se duplican esfuerzos y no se percibe el beneficio que supone un rápido acceso a la información. Consecuentemente aparece un riesgo de brechas de compatibilidad, ya que la información es difícil de controlar y gestionar.
Al igual que las brechas de conformidad normativa, otros rompecabezas del big data a los que se enfrentan las organizaciones en Europa son la reducción del tiempo y el dinero que emplean en su manejo. Los empleados a cargo de la gestión de documentos críticos admiten que hay un amplio margen de mejora, en las compañías europeas tan solo con un 10% de incremento de eficiencia se puede generar un aumento de los beneficios de 46 millones de euros. Por tanto, es esencial que los directivos actúen para manejar la situación dentro de sus propias organizaciones y destapar el proceso de ineficiencia existente.
Al tener una visión más cercana sobre los procesos de negocio, incluyendo aquellos vinculados al manejo de documentos e información, las empresas pueden aprovechar totalmente los beneficios del big data. No tiene que ser un problema; instaurar el sistema adecuado de gestión debe ser absolutamente provechoso. Enigma resuelto.
