Cuando nacieron, las polticas de licencias de software lo hicieron con la intencin de hacer la vida ms sencilla, pero se han convertido en un negocio complicado en el que ni los distribuidores ni los usuarios tienen del todo claro en qu consisten y solamente parecen entender los expertos.
De hecho, segn la consultora Gartner, tan slo entre un 15 y un 20 por ciento de las compaas que hacen uso de licencias de software son precisas en su utilizacin. Esto significa que algunas firmas estn pagando por un 20 por ciento ms de licencias que las que realmente usan, mientras que en otros casos es al contrario y una quinta parte del software que utilizan es ilegal.
Para resolver este problema, Microsoft ha puesto en marcha una nueva poltica de licencias que pretende arrojar luz tanto a distribuidores como usuarios hacindoles ms sencilla la eleccin del modelo que ms se ajuste a sus necesidades. Un informe realizado por la consultora IDC sobre la nueva estrategia de licencias de Microsoft afirma [Microsoft] est realizando este movimiento porque la mayora de sus partners no tienen una experiencia real con las licencias, y en su lugar confan en los mayoristas para que los ayuden a desenmaraar este caos.
Parte del problema es el modo en que han crecido los programas de licencias, pues en los ltimos diez aos las ventas de software se han disparado y han arrastrado consigo a las licencias. Con todo esto se ha llegado a un punto en que cada fabricante ha desarrollado un modelo distinto, de modo que es difcil aclararse entre tantas opciones.
Raimundo Cornet, director comercial de Oracle Ibrica, confirma que las polticas de licencias de software suelen percibirse como farragosas y poco claras. En su opinin esto se debe a que la valoracin del precio del software es muy compleja. La forma de medir el coste por uso se ha visto alterada por el surgimiento de multisistemas, Internet, etc., que no permiten controlar el nmero de usuarios o de mquinas que estn utilizando el software instalado. Para evitar esto, su compaa ha estructurado el coste de uso de sus licencias en dos conceptos por potencia y por usuario. Con esto, Oracle pretende tener un mtodo de control y medida del uso que responda al modelo de negocio de la empresa.
En opinin de este responsable, uno de los principales problemas que impiden el correcto entendimiento de las polticas de licencias es la dificultad en medir el uso del software. La fase diagnstica que permita prever el uso que se har del software a largo plazo es clave en el entendimiento de que se est adquiriendo, por qu y por cunto tiempo.
Para evitar esta confusin, Oracle ha creado Oracle Partner Program, especialmente dedicado a partners y que funciona a travs de gerentes de cuenta que les atienden directamente y de un espacio on line con todos los recursos que necesiten como aplicaciones para evaluar costes.
Consciente de este problema, Ingram Micro ha puesto en marcha un servicio de licencias on line que simplifica el proceso de trabajo de los distribuidores, destacando y poniendo especial nfasis en ajustar a la medida de las necesidades de los usuarios las opciones de licencias. De cualquier modo, sigue siendo complejo. Habitualmente la eleccin bsica en licencias vara entre la adquisicin de forma perpetua o la suscripcin a la misma. Las licencias perpetuas, que an son las ms favorecidas por los fabricantes, dan al usuario el derecho de utilizar el software de forma indefinida a cambio de un nico pago. Esto suele equipararse a comprar el software, aunque el copyright siga en manos del autor.
Sin embargo, una licencia por suscripcin, como la que potencia ahora Microsoft, dura por un periodo fijo de tiempo solamente, algunas veces con actualizaciones gratuitas o ms baratas y en casi todos los casos con soporte y mantenimiento. Sin embargo, sobre todo en pases como Espaa, an son muchos los usuarios que prefieren ser los propietarios del software y no alquilarlos. Por esta razn este tipo de modalidad no acaba de despegar.
Existe tambin un tercer sistema, que es el que utiliza, por ejemplo, IBM. Se trata de un hbrido entre los dos anteriores y combina un pago al principio por el software original con un acuerdo anual de mantenimiento y actualizaciones peridicas.
Pero hay an ms capas de complejidad que no siempre son entendidas apropiadamente por los distribuidores y sus clientes.
Tambin se da el caso de licencias dirigidas a toda la compaa que permiten a grandes firmas el uso ilimitado por un coste fijo, lo que asegura que todo el software es completamente legal.
Para Meta Group, los usuarios pueden ajustar sus presupuestos en TI mucho ms si se abstienen de comprar grandes cantidades de licencias extras al comienzo de los proyectos, es decir, mucho antes de que sean realmente necesarias. Las tasas de licencias suelen ser entre el 25 y el 40 por ciento del total del coste de un proyecto y pueden tener un impacto bastante considerable en el retorno de la inversin.
El papel de los distribuidores en este caso es disuadir a sus clientes de comprar muchas ms licencias de las necesarias y animarles a conseguir acuerdos con descuento. Meta Group sugiere que los clientes deben negociar el precio de licencias extra cuando comienzan un desarrollo o una vez que el sistema se ha puesto en marcha.
Pero el problema es mucho mayor de lo que parece porque incluso hay muchas otras compaas que ni tan siquiera saben qu software tienen realmente.
El papel de los distribuidores es asesorar a los clientes y disuadirles de comprar ms licencias de las necesarias.
Las licencias de software son complejas y en muchos casos los distribuidores y usuarios no las comprenden adecuadamente.
La mayora de las organizaciones compran las licencias muy pronto, antes de conocer sus necesidades reales.
Realizar un inventario efectivo es esencial para tener una buena y eficaz gestin de licencias, ofreciendo oportunidades de venta para los distribuidores.
Hay tres tipos de licencias bsicamente perpetuas, por suscripcin e hbridas. Por el primer modelo optan la mayora de fabricantes; por la suscripcin apuesta Microsoft y el tercer modelo lo ofrece IBM.
