Cada vez está más clara la llegada de la factura electrónica obligatoria. El pasado 25 de marzo de 2026 se publicó en el BOE el real decreto que desarrolla la e-factura entre empresarios y profesionales. Y antes del 1 de julio de 2026 está prevista la orden ministerial que regulará la solución pública de facturación, es decir, el repositorio nacional de facturas de la Agencia Tributaria.
A partir de ese momento se pondrá el marcha el calendario para que empresas y autónomos la adopten definitivamente. De esta manera, entre 2027 y 2028, según el tamaño de compañía, todos los agentes económicos en España deberán generar facturas con un formato estructurado que permite su integración automática en los sistemas contables, eliminando así procesos manuales asociados al uso del papel, los PDF o las hojas de Excel. En este post detallamos qué es la factura electrónica obligatoria, qué marco legal la ampara, qué ventajas trae a las empresas y qué cambios tendrán que abordar las compañías para implantarla, entre otras cosas.
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¿Qué es la factura electrónica?
Una factura es un justificante de la entrega de un producto o la prestación de un servicio. Y una factura electrónica es una factura que se expide y recibe de forma electrónica, y no en papel, como es tradicional. Eso sí, las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que las facturas en papel. Por otro lado, las facturas electrónicas están sujetas al consentimiento del destinatario, al contrario que las facturas de papel. Además, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica con certificado o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.
¿Para qué sirve una factura electrónica?
Como decíamos, una factura electrónica, como cualquier otra factura, nos sirve para documentar que una operación de compra o venta se ha realizado correctamente, dando así validez legal y fiscal a una operación comercial. La factura electrónica es especialmente útil cuando tenemos que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma electrónica o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.
Tipos de factura electrónica
Hay dos formatos de factura que tienen algún componente digital:
La factura no estructurada o factura digital
Equivale a una imagen digital (en PDF, TIFF o JPG, o una factura en papel que ha sido escaneada, por ejemplo), y que necesita un dispositivo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para ser tratada debidamente. También es una factura digital aquella que ha sido hecha con Word. Hay que aclarar que la factura electrónica, por definición y por lo que indica la directiva europea y la ley española, no puede presentarse como «no estructurada».
La factura electrónica estructurada
La factura electrónica estructurada es el formato propio de la factura electrónica a la que va a obligar la ley. Se compone de datos que están debidamente estructurados y organizados y que, por lo mismo, pueden ser generados y leídos de forma automática por programas informáticos de facturación. Utiliza un formato estándar XML (como UBL o Facturae) o el formato Edifact.
Conviene recalcar que la Ley Crea y Crece no considera facturas electrónicas aquellas que están en PDF o han sido escaneadas. Al no ser un formato estructurado que pueda ser procesado de manera automática.
Diferencia entre factura electrónica y factura digital
A tenor de lo comentado más arriba, conviene distinguir claramente entre el concepto de factura electrónica, que tiene un determinado formato estructurado y que se puede rastrear, y el de factura digital, que es simplemente una factura que ha sido creada y almacenada en un formato digital, y no en papel. El ejemplo más claro sería un archivo PDF o un documento de Word que sirve de soporte a los datos de una factura. En este caso, estamos ante una factura digital, pero no electrónica.
Elementos de una factura electrónica
Para que las facturas electrónicas sean válidas en lo legal y lo comercial, tienen que incluir los siguientes elementos:
-Numeración de la factura.
-Fecha de emisión.
-Datos de identificación fiscal del emisor y del receptor.
-Concepto con los detalles del producto o servicio que se está facturando.
-Base imponible (importe sin contar impuestos ni descuentos).
-Tipo impositivo (el tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF).
-Importe total.
-Firma electrónica o certificado (para garantizar la autenticidad e integridad de la e-factura)
Diferencia entre factura electrónica y factura digital
A diferencia de la factura electrónica, que tiene un determinado formato estructurado y que se puede rastrear, la factura digital es simplemente una factura que ha sido creada y almacenada en un formato digital, y no en papel. El ejemplo más claro sería un archivo PDF o un documento de Word que sirve de soporte a los datos de una factura. Es una diferencia que conviene tener en cuenta porque ambos términos muchas veces se confunden.
¿Qué leyes regulan la factura electrónica?
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es la normativa que regula todo tipo de facturas en España. Se trata de un texto legal que establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.
En el caso particular de la factura electrónica, hay una directiva europea de 2014 que impulsaba la facturación electrónica en la contratación pública. Y desde abril de 2019 las administraciones públicas de todos los países miembros de la UE ya fueron obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. Es decir, desde hace más de cuatro años, las empresas que tienen relación con la administración pública están acostumbradas a usar este sistema.
La ley Crea y Crece
Pero en 2022 llega la novedad normativa más importante para la ley de la factura electrónica en España, que es la que determina la obligatoriedad de llevar el formato de factura electrónica a cualquier transacción comercial en España. Hablamos de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece, que entró en vigor concretamente el 19 de octubre de 2022.
La Ley Crea y Crece en realidad es una batería de medidas para fomentar la creación de empresas, reducir la morosidad e impulsar la financiación fuera de los bancos. El objetivo es garantizar una mayor trazabilidad y control de pagos. Y para ello la Ley Crea y Crece, en su artículo 12, hace obligatorio el uso de la factura electrónica a todas las transacciones entre empresas, de cualquier tamaño, y no solo a las transacciones de estas con la administración.
Real Decreto de la factura electrónica obligatoria
La última novedad legislativa es la aprobación del real decreto publicado el 25 de marzo de 2026 en el BOE que desarrolla a nivel técnico la factura electrónica obligatoria. En todo caso, los plazos de adaptación para empresas y autónomos no empezarán a correr hasta que no se apruebe la orden ministerial que regulará el sistema y la herramienta pública de generar e-facturas de la propia Agencia Tributaria, algo que está previsto antes del 1 de julio de 2026. A partir de esa fecha, las empresas con facturación superior a ocho millones de euros anuales tendrán un año para adaptarse, mientras que el resto (pequeñas empresas y autónomos dispondrá de dos años.
¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?
Con la Ley Crea y Crece, todas las empresas en España. Desde los autónomos a las grandes corporaciones, todo el sector privado (B2B) de este país (más de tres millones de agentes) deberá usar la factura electrónica para cualquier transacción entre compañías en el plazo de dos años a partir de la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, que todavía no entrado en vigor.
Hay que dejar claro que la obligación de usar la factura electrónica no se extiende a consumidores y clientes finales (B2C). También quedarán fuera de esta obligación las operaciones comerciales en las que una de las partes no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica. O no tenga en el país un establecimiento permanente.
Antes de la Ley Crea y Crece, solo las empresas proveedoras de la Administración estaban obligadas a usar el formato de la e-factura.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España? Plazos de adaptación para empresas y autónomos
El real decreto de la factura electrónica publicado en el BOE el pasado 25 de marzo de 2026 ha supuesto un avance claro para la implantación de este formato contable en España, pero todavía falta un hito importante para su adopción obligatoria. Y es que está pendiente de aprobación de la orden ministerial que desarrollará la solución pública de la Agencia Tributaria para que las empresas y autónomos que lo deseen generen sus e-facturas a través de ella.
En principio, esta orden ministerial se debería aprobar antes del 1 de julio de 2026. Y, a partir de ahí, empezarán a correr los tiempos de adopción definitiva, dependiendo del tamaño de empresa. Por todo ello, será previsiblemente durante 2027 y 2028 cuando todo el tejido productivo español tendrá que «haber migrado» definitivamente a la e-factura.
Empresas de más de ocho millones de facturación
Las primeras empresas afectadas serán las que tengan un volumen de facturación superior a ocho millones de euros. Estas tendrán 12 meses desde la publicación de la orden ministerial en BOE con los detalles de la solución pública de factura electrónica. Asímismo, se verán obligadas a acompañar las facturas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad, con el fin de facilitar su lectura a los receptores que todavía no cuenten con la e-factura.
Empresas de menos de ocho millones de facturación
En cambio, las empresas con una facturación inferior a los 8 millones, que suponen la gran mayoría del tejido empresarial, así como los autónomos, contarán con un plazo de 24 meses para implantarla después de la publicación del reglamento.
Obligaciones para emisores y receptores de e-facturas
Obligaciones del emisor
El autónomo o empresa que crea una factura electrónica debe asegurarse de la legibilidad de la misma. También el acceso a la misma (visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión). Asimismo, debe ser capaz de conservar los datos de la factura y contabilizarla. Y, por último, puede garantizar la autenticidad e integridad de las facturas mediante firma electrónica o mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI).
Obligaciones del receptor
La empresa o persona que recibe una factura electrónica también tiene una serie de obligaciones. La primera es asegurarse de que cumple con los requisitos mínimos exigidos. También deberá conservarla o delegar su conservación a un tercero. Tendrá asimismo que asegurarse la legibilidad del formato original. Y, por ultimo, deberá garantizar el acceso a la factura (visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión).
Ventajas de la factura electrónica
La ventaja más evidente de la factura electrónica es que elimina costes como el del papel, la impresión o el envío y almacenamiento del formato físico. Además, automatiza la recepción de las facturas y la introducción de los datos en los sistemas de las compañías, que, de otra manera, tendrían que ser subidos de for ma manual. Esto hace que se incremente la productividad del equipo de administración. También, al automatizar procesos, minimiza los errores humanos. Adicionalmente, el envío electrónico de facturas recurre a redes privadas y protocolos específicos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos.
Listado completo de ventajas de la e-factura
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Aumenta la seguridad documental.
- Reducción en tiempos de gestión.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro de emisión del comprobante fiscal digital.
- Contabilidad electrónica automatizada.
- Facilidad para el cálculo de impuestos.
Inconvenientes de la factura electrónica
Pocas desventajas tiene la factura electrónica. Quizá se pueda mencionar el hecho de obliga a las empresas que las emiten a depender de una conexión a internet. También hay que tener en cuenta que la anulación no está contemplada. Esto dificulta las cosas para las empresas que están acostumbradas a este proceso de anulación de facturas. También es necesario que exista compatibilidad entre los formatos del emisor de la factura y el receptor. Y, por último, está el tiempo de aprendizaje que tome a los empleados familiarizarse con una nueva solución de facturación electrónica, aunque no suele ser excesivo.
Cambios a nivel de software para implantar la e-factura
Las empresas tendrán que adquirir un programa informático que cree y gestione facturas electrónicas. Además, ese programa deberá estar homologado. También pueden recurrir a prestadores de servicios de facturación electrónica, que se hacen cargo también de la conservación de las mismas. Además, la Administración española, a través de la Agencia Tributaria, también prepara una solución pública muy sencilla para facilitar la adopción de la factura electrónica a todas las empresas y autónomos que lo deseen, y que será una alternativa a las herramientas que los fabricantes de software están poniendo en el mercado.
La factura electrónica en Europa: un proceso a varias velocidades
La implantación de la factura electrónica obligatoria en Europa tiene un avance desigual entre países. En la actualidad, todos los países de la UE han implantado la factura electrónica en el ámbito de la contratación pública (B2G), donde es obligatoria desde hace años. Sin embargo, en el ámbito privado la situación es más heterogénea.
Algunos países han tomado la delantera y ya cuentan con sistemas obligatorios plenamente operativos. Italia es el caso más representativo, con un modelo obligatorio B2B en funcionamiento desde 2019 que ha servido de referencia para el resto de Europa. A este grupo se han sumado recientemente países como Rumanía y Croacia, que ya exigen la factura electrónica en gran parte de las transacciones empresariales.
Junto a estos pioneros, la mayoría de las grandes economías europeas se encuentran en plena fase de despliegue normativo. Francia, Alemania, Bélgica, Polonia y España han aprobado o están desarrollando marcos regulatorios que introducirán la obligatoriedad de forma progresiva entre 2025 y 2028, generalmente con calendarios escalonados según el tamaño de las empresas.
Por otro lado, existen países que aún se encuentran en fases iniciales, con proyectos piloto, consultas públicas o sistemas parcialmente implantados, como es el caso de Suecia, Noruega o Grecia. En estos mercados, aunque la obligatoriedad no está completamente definida, la adopción voluntaria y los sistemas de reporte electrónico ya están bastante extendidos, lo que facilita una futura transición.
A nivel europeo, todo este proceso está además impulsado por la iniciativa comunitaria “VAT in the Digital Age” (ViDA), cuyo objetivo es armonizar los sistemas de facturación electrónica y control del IVA en toda la Unión Europea antes de 2030.
Juan Cabrera
Director de Channel Partner
Juan Cabrera tiene más de 25 años de especialización en el sector tecnológico y sobre todo en el canal de distribución. También ha colaborado con otros medios y con empresas que buscan mejorar su estrategia de comunicación. Fan del baloncesto y la música clásica. Y estudiante (tardío y abnegado) de piano.
