ERP corresponde a las siglas de software de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), que nació a finales de los años 90 como herramienta informática para integrar en un mismo sistema las áreas clave de cualquier negocio, ya sean finanzas, logística, producción, ventas o recursos humanos, evitando la dispersión de la información. En sus primeras versiones, los ERP se instalaban on-premise, es decir, en los propios servidores locales de los clientes y dentro de la organización. Con el auge de los sistemas cloud, surgió con fuerza el ERP en la nube.
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¿Qué es un ERP en la nube?
Con la irrupción de internet y la puesta en marcha de los modelos SaaS (software-as-a-service), la modalidad de ERP en la nube eliminó la necesidad de contar con infraestructuras internas y permitió acceder al sistema desde cualquier lugar, con costes iniciales mucho más bajos. Además, liberó a las empresas de una gran carga tecnológica, al poder contar con proveedores de servicios que se encargan del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad.
Hoy en día, los ERP en la nube no solo son la opción preferida por la mayoría de las empresas, sino que además se han convertido en plataformas conectadas con otras soluciones digitales como puedan ser los CRM, el ecommerce, la analítica avanzada, o incluso la conexión con la inteligencia artificial. La movilidad, la colaboración en tiempo real y la integración con herramientas externas hacen que la gestión empresarial sea más ágil y estratégica que nunca, convirtiéndose en una herramienta digital imprescindible para cualquier organización.
La importancia de los ERP en la nube para las empresas
La nube se ha convertido en un gran aliado de todas las organizaciones, especialmente de las pymes porque proporciona acceso a aplicaciones con mucha funcionalidad a un precio razonable, sin necesidad de hacer un gran gasto inicial, ni de hardware, ni de software. Además, cuando el negocio crece o amplía nuevos horizontes, el ERP en la nube permite escalar rápidamente o adaptar los servicios a las necesidades puntuales de cada situación, usando los servicios en modalidad de pago por uso.
El acceso a un ERP en la nube se lleva a cabo a través de una conexión a internet, lo cual permite acceder desde cualquier lugar o dispositivo a los servidores que están alojados de forma remota en el centro de datos del proveedor.
ERP en la nube vs ERP on-premise
Aunque técnicamente la principal diferencia entre el ERP en la nube y el ERP on-premise es el lugar donde se mantiene alojado el software, existen otras diferencias y beneficios significativos que debes conocer.
En la modalidad de ERP on-premise, la infraestructura de la empresa se aloja en sus propias instalaciones físicas, en lugar de utilizar la nube. Esto le otorga a la empresa un control completo sobre sus datos, su hardware, y su configuración de software, lo cual es crucial para determinadas industrias con estrictas regulaciones o que requieren de una seguridad concreta de sus datos.
Es evidente que para algunos logra ofrecer un mayor control, pero el ERP on-premise incurre en una mayor inversión inicial, en costes adicionales de mantenimiento, resolución de problemas, software complementario, actualizaciones y personalizaciones, además de la necesidad de contar con personal técnicamente cualificado para la gestión y el mantenimiento. A esto se le unen los recursos que hay que destinar a garantizar la seguridad de los datos y las copias de seguridad de los servidores.
Por su parte, los ERP basados en la nube, alojados y gestionados por el proveedor, ofrecen una capacidad casi infinita para escalar a medida que el negocio lo necesita. Los costes iniciales son mucho más bajos, ya que los recursos informáticos se alquilan por meses a los centros de datos, en lugar de comprarlos y tenerlos que mantener en las instalaciones. Así, los ahorros pueden llegar a ser bastante significativos con la modalidad del modelo de software como servicio asociado al pago por uso.
ERP en la nube vs ERP local
Ya hemos visto cómo el ERP en la nube ha pasado a convertirse en el estándar actual, gracias a su mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad frente a un ERP on-premise, el cual suele ser más rígido, costoso y difícil de mantener en entornos cambiantes. No obstante, ¿en qué se diferencia un ERP en la nube frente a un ERP local?
A decir verdad, hablar de ERP on-premise es lo mismo que hablar de ERP local, pues en ambos casos se trata de terminología que hace referencia al alojamiento en las instalaciones propias de la empresa. Ambos conceptos describen al sistema ERP como aquel que se instala en los servidores físicos de la empresa, por tanto, requieren que la organización se haga cargo de su mantenimiento, actualizaciones, copias de seguridad y de su seguridad informática.
Así pues, la única diferencia es lingüística, ya que on-premise es el anglicismo más extendido en entornos tecnológicos y empresariales, mientras que ERP local es la forma natural de mencionarlo en castellano. Por tanto, no son dos modalidades distintas de ERP.
¿Cómo funciona un ERP en la nube?
Las características avanzadas y la flexibilidad del ERP en la nube lo convierten en un modelo esencial para el éxito en la era digital. Frente a los sistemas ERP heredados, brindan una mayor velocidad a la hora de operar de manera más ágil. Los sistemas ERP en la nube permiten automatizar procesos de manera inteligente, brindan información estratégica usando tecnologías como inteligencia artificial o machine learning, y ayudan a innovar modelos de negocio.
El cloud computing o computación en la nube utiliza internet para proporcionar los recursos informáticos compartidos, proporcionando potencia de procesamiento, memoria y almacenamiento en disco. De esta forma, es posible ejecutar multitud de aplicaciones simultáneas con la posibilidad de ampliar y dedicar recursos según sea necesario utilizarlos.
Un ejemplo que nos permite aterrizar esta definición es ver cómo las pymes se benefician a la hora de adoptar soluciones puntuales para cubrir determinadas necesidades operativas de su negocio, tales como pueda ser utilizar un software o servicio para la central de llamadas o el soporte telefónico. La facilidad de añadir estas soluciones en un ERP en la nube moderno hace que muchas más empresas apuesten por soluciones integradas que les permitan crecer.
Tipos de software de ERP en la nube
La computación en la nube puede contar con el software de planificación de recursos empresariales para brindar una funcionalidad avanzada en todos los procesos centrales de una organización. Normalmente, lo más habitual es que el ERP se entregue como servicio SaaS (software-as-a-service). Los clientes no son dueños del software, sino que lo obtienen mediante un leasing por suscripción mensual o anual. Como hemos mencionado anteriormente, el proveedor se encarga de su mantenimiento, actualización, almacenamiento y custodia de datos, así como de su seguridad. Las distintas modalidades que podemos encontrar en el mercado, son:
Nube pública
Es propiedad del proveedor de servicios y tiene la peculiaridad de que son múltiples las organizaciones que comparten los servicios de computación. No obstante, los datos y las aplicaciones de cada organización son inaccesibles para los demás. Los ejemplos más claros de nube pública los encontramos en los servicios de Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure u Oracle Cloud, entre otros.
Nube privada
A diferencia del anterior, es un servicio que no se comparte con ninguna otra organización, de manera que los costes suelen ser más elevados.
SaaS multiusuario
Ofrece una única versión del software ERP y su infraestructura asociada sirve a múltiples organizaciones. No obstante, aunque cada organización utilice el mismo software, y esté alojado en los mismos servidores, los datos de una empresa permanecen inaccesibles para el resto. Un verdadero sistema ERP en la nube suele ser un modelo SaaS multiusuario.
SaaS de usuario único
Emplea una única versión del software ERP, pero su infraestructura asociada sirve a una sola organización. En otras palabras, los datos de una organización se alojan en servidores privados que ejecutan una única instancia del software. Algunos proveedores de ERP en la nube ofrecen a sus clientes la opción de ejecutar una instancia privada o una instancia compartida.
ERP híbrido
Se basa en ofrecer a las organizaciones un enfoque de ERP híbrido, combinando así el software local con una nube privada o pública para permitir la computación, el almacenamiento y determinados servicios. Es utilizado por organizaciones que optan por diferenciar sus servicios más críticos de los menos prioritarios.
Por qué elegir un sistema ERP en la nube: 8 ventajas de este sistema
Según diversos estudios, el ERP en la nube generalmente cuesta aproximadamente un 30% menos que el ERP local. El proveedor de la nube proporciona soporte informático continuo y las empresas se evitan los gastos asociados al personal TI y otra serie de factores. A continuación, vamos a enumerar las principales ventajas que ofrece la elección de un software ERP en la nube:
Reducción de costes de infraestructura y operación
Uno de los mayores beneficios de una solución ERP basada en la nube es la reducción de los costes que comienzan con el proceso de implementación, es decir, no existe la necesidad de comprar servidores, software, licencias, creación de bases de datos, asesoramiento, consultores, personal IT o copias de seguridad.
Al no tener que contar con servidores propios o salas blancas donde alojar la infraestructura, la reducción de costes energéticos y de su mantenimiento es bastante significativa.
Accesibilidad
Los usuarios o empleados de la empresa pueden acceder a la información empresarial en tiempo real con una baja latencia, desde cualquier lugar y dispositivo. Esto garantiza que toda la organización trabaja con los mismos datos, independientemente de la unidad de negocio o la ubicación.
Velocidad de implementación
El tiempo de implementación puede afectar directamente al tiempo de inactividad de la empresa. Las soluciones ERP en la nube son más ágiles, ya que no hay que seleccionar y configurar el hardware, ni contratar o formar a personal informático cualificado.
Escalabilidad
Los proveedores de software en la nube normalmente se esfuerzan por garantizar a las organizaciones una alta disponibilidad del orden del 99,99%, lo que se traduce en que los clientes experimentan menos de ocho minutos de tiempo de inactividad no planificado cada año. Una pyme puede comenzar contratando la funcionalidad básica y agregar servicios según sea necesario, pagando por lo estrictamente necesario.
Integración
Los sistemas ERP en la nube suelen integrarse bien con otros productos basados en la nube, y se pueden añadir nuevos módulos a un sistema ERP sin tiempo de inactividad ni tener que añadir hardware extra. También ofrecen una mayor personalización para adaptarse a las necesidades puntuales de la empresa, como pueda ser hacer frente a campañas temporales o periódicas.
Seguridad
Con la gran cantidad de normativas y regulaciones que deben cumplirse, tanto locales como internacionales, los proveedores de ERP basados en la nube pueden garantizar una seguridad mejorada y un cumplimiento mejor en base a lo que se les pide a las empresas dentro de cada sector. Además, los proveedores de ERP en la nube ofrecen seguridad de nivel empresarial y cifrado de datos de extremo a extremo entre el proveedor y la organización. Las empresas son responsables de la gestión de la identidad, del acceso de los usuarios, y de la seguridad de los dispositivos.
Resiliencia y almacenamiento
Otra de las ventajas clave es que con el ERP basado en la nube, los datos se alojan en los centros de datos del proveedor, normalmente de forma redundante y dispersos geográficamente al disponer de diversos data center. Esto es beneficioso en términos de garantizar el acceso a la información y a los datos empresariales de la organización.
Acceso a herramientas avanzadas
En un ERP en la nube, las empresas siempre tienen acceso a las últimas actualizaciones y nuevas funcionalidades sin tener que preocuparse por instalar o mantener el software. Además, los proveedores de servicios ERP alojados en la nube suelen ofrecer opciones de personalización y configuración para adaptar el software a las necesidades concretas de cada organización.
Cuándo elegir un ERP en la nube: principales recomendaciones
La elección de un ERP en la nube adecuado a las necesidades de la empresa no es cosa baladí, pues puede llegar a impulsar de manera significativa la eficiencia y la competitividad de la compañía. A continuación, enumeramos una serie de aspectos a considerar para elegir el mejor ERP en la nube que más conviene a cada organización.
Analiza las principales necesidades
Cada empresa tiene unos requisitos únicos y es crucial poder identificar qué funcionalidades son esenciales para el negocio, qué servicios específicos se requieren y cómo el ERP puede alinear las operaciones. Recurre a personal especializado o proveedores para recibir asesoramiento profesional.
Compara cada solución
Cada proveedor tiene características y precios diferentes, por lo que es esencial analizar si su oferta de SaaS ERP está alineada con la misión y los objetivos de planificación de cada compañía. No olvides valorar el mejor soporte técnico, asesoramiento y servicios adicionales, como actualizaciones y escalabilidad.
Aspectos de seguridad
La seguridad de los datos debe ser una prioridad al seleccionar un ERP en la nube. Es fundamental que el proveedor garantice medidas avanzadas de protección, como encriptación de datos, controles de acceso y políticas de respaldo.
Presupuesto
El presupuesto disponible es otro factor determinante en la elección de un ERP en la nube. Los precios de un SaaS ERP suelen estar estructurados en planes de suscripción, lo que permite a las empresas ajustar su inversión según sus prioridades y capacidades financieras. El equipo de finanzas debe considerar el retorno de inversión alineándose con los objetivos estratégicos.
Preguntas frecuentes (FAQS) sobre ERP en la nube
¿Cuáles son las ventajas de un ERP en la nube para una empresa?
Según publica Panorama Consulting Group, aproximadamente el 65% de las organizaciones utiliza hoy en día ERP en la nube, mientras que el 35% permanece con sistemas on-premise. Sobre cuáles son los principales consumidores, el sector fabricación lidera el ranking, con un 26,4%, seguido del de tecnología de la información, con un 17,1%, y del de sanidad, con un 13,6%.
¿Qué tipo de empresas se pueden beneficiar de un ERP cloud?
El ERP en la nube es una solución comprobada y madura usada actualmente por miles de empresas de todo el mundo de cualquier sector. Un SaaS ERP para retail permite al equipo de la tienda realizar seguimiento de inventarios en tiempo real, mejorar la gestión, o integrarse en plataformas de punto de venta con sistemas CRM.
Otro sector muy beneficiado es el e-commerce, ya que un SaaS ERP permite gestionar inventarios en tiempo real, optimizar la logística de envíos y brindar una mejor experiencia al cliente, al integrar plataformas de ventas y procesos de pagos. Por su parte, ocho de cada 10 empresas del sector industrial ha actualizado sus sistemas ERP en los últimos diez años.
¿Son seguros los ERP en la nube?
El ERP en la nube se presenta como una opción más segura que la implementación on-premise para empresas en crecimiento. Con la contratación de un proveedor de ERP en la nube, las empresas obtienen profesionales expertos en seguridad a tiempo completo 24/7 para garantizar el mantenimiento de todas las actualizaciones y los procedimientos de seguridad. Los proveedores también realizan copias de seguridad de forma regular y redundante. En el caso de sufrir una pérdida de datos, es posible manejar puntos de restauración para que el sistema logre funcionar al instante.
¿Qué ofrece el ERP de SAP?
Dentro de las opciones ERP que existen en el mercado, la empresa alemana SAP se posiciona como una de los principales proveedores en todo el mundo. De hecho, cuenta con soluciones de todo tipo, como SAP S/4HANA, orientada a grandes organizaciones, o bien SAP Business One, para pequeñas y medianas empresas. Su presencia es global y es prácticamente un estándar en determinadas industrias como el de la automoción, la banca, la logística o la del sector farmacéutico.
