La gestión del inventario es un elemento crítico de la cadena de suministro y se entiende como el seguimiento y trazabilidad de todos los productos y existencias de una empresa desde el momento de su fabricación hasta que llega a los almacenes y desde estas instalaciones al punto de venta. Gracias al control de todos los artículos que vende una organización se puede mejorar la eficiencia de los procesos, optimizar la rentabilidad y ofrecer un mejor servicio al cliente.
La gestión de inventario ha comenzado a ganarse un puesto de honor entre las soluciones indispensables para las empresas y partners del canal que necesitan tener el control exhaustivo sobre el ciclo de vida completo de sus productos.
La buena salud financiera de una empresa puede depender de contar con una correcta herramienta de gestión de inventario o stock. Por esta razón, esta categoría de software se ha convertido en una de las más demandadas por las empresas después del ERP, CRM y el software de recursos humanos.
Las hojas de cálculo y los métodos más rudimentarios de control de pedidos han sido sustituidos en gran medida por el software avanzado de seguimiento de inventario que permite mejorar el flujo de entradas y salidas de productos en el almacén, el acceso, el seguimiento y la completa trazabilidad de cualquier artículo.
Índice de temas
¿Cómo se hace una gestión de inventarios y para qué sirve?
Control de las existencias
El primer paso es identificar los productos que se van a controlar en el inventario sin afectar al proceso productivo. Mantener el inventario con la menor cantidad de artículos puede reducir los costos asociados al almacenaje.
Conformar un equipo de trabajo
Es básico contar con el personal capacitado y calificado para tener resultados confiables en tiempo y forma. Solo así se pueden tomar decisiones en el momento que generen los mejores resultados.
Prever la demanda
Es la base para predecir la necesidad de los inventarios y, por tanto, para conocer el espacio de almacenamiento que se requiere tener. Lo recomendable para las temporadas altas es almacenar 1,5 veces el uso promedio del producto. Así se mantiene funcional el flujo de activos y el inventario.
Establecer una política de inventarios
Proponer una estrategia definida en relación a los stocks y existencias es fundamental para manejar una cifra apropiada de existencia y satisfacer los requerimientos del cliente. En este sentido, resultará determinante la clasificación de cada tipo de artículo y su rotación, el nivel de producto terminado, los tiempos para efectuar los pedios y las auditorías y revisiones periódicas.
Aplicación de la tecnología
En la actualidad, el uso de herramientas tecnológicas es básico para mejorar la eficiencia de lo los procesos de gestión de inventarios. Las herramientas ahorran tiempo y mejoran la precisión de la información.
¿Cuáles son los tipos de gestión de inventario?
Sistemas de inventario perpetuo: este tipo de sistemas de gestión de inventarios son comunes en el caso de manejar cantidades pequeñas o medianas de stock. Se caracterizan por contar con una base de datos fija que se va actualizando a medida que es necesario o que los procesos logísticos tienen lugar.
Sistemas de inventarios periódicos: este tipo de sistemas de gestión no trabajan con la información en tiempo real. En su lugar, optan por actualizaciones periódicas que sustituyen la información antigua por la última versión actualizada.
Sistemas de inventario de códigos de barras: Su principal característica reside en el uso de códigos de barras para identificar cada unidad del inventario asociando datos y características relacionadas con el artículo como el tipo de fabricante, tamaño y otras características igual de importantes.
Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID): Sistema de seguimiento inalámbrico de los productos basados en tecnología de radiofrecuencia para aumentar la visibilidad y la eficiencia del inventario y garantizar un registro automático más rápido en la recepción y la entrega. Junto con el sistema por código de barras, son los más eficientes cuando se tienen que manejar cantidades muy grandes de stock en logística.
Visibilidad de inventario
Las operaciones de cumplimiento de pedidos multicanal generalmente tienen el inventario distribuido en muchos lugares a lo largo de la cadena de suministro. La visibilidad del inventario es saber qué inventario tiene y dónde está ubicado.
Las empresas necesitan una visión precisa del inventario para garantizar el cumplimiento de los pedidos de los clientes, reducir los tiempos de entrega de los envíos y para minimizar los desabastecimientos, las ventas excesivas y las reducciones de precios.
Ventajas de la gestión de inventario
Entre los diferentes beneficios que tiene un buen control de inventarios destacan los siguientes:
- Organización y administración efectiva del almacén
- Compras más eficientes
- Aumento del control en la demanda
- Reducción de pérdidas por fechas de vencimiento
- Disminución en los riesgos de robo
- Reducción en los costos de almacenamiento
- Menos obsolescencia de inventarios
- Mejor valoración de activos
- Planeación de flujo de caja
- Conocimiento y control del costo del inventario
Esta categoría de software se ha convertido en una de las más demandadas por las empresas después del ERP, CRM y el software de recursos humanos.
Inconvenientes de la gestión de inventario
Si la gestión de inventario no se realiza correctamente o subsisten fallos importantes la empresa podría verse abocada incluso a su desaparición. A continuación se destacan algunas de estos errores más comunes:
- Desconocimiento de la demanda futura
Desconocer una aproximación de la demanda futura disminuye significativamente el flujo de la cadena de abastecimiento, generando una serie de consecuencias indeseadas como el sobrestock de ventas.
- Falta de Control
Hacer el control del inventario de forma manual o en hojas de cálculo en Excel incrementa considerablemente la probabilidad de cometer errores,
- Falta de seguridad
No contar con un respaldo de datos para situaciones imprevistas puede provocar una pérdida significativa de información incluso de datos históricos
- Mala gestión de almacenamiento
Desconocer la ubicación de los productos, desaprovechar el espacio, tener desactualizadas las entradas y salidas, la ausencia de trazabilidad o un mal manejo en la manipulación del producto, puede generar pérdidas importantes.
- Registro incorrecto de movimientos
Registrar los movimientos de inventarios de forma incorrecta conduce a que haya un fallo en las demás áreas involucradas en el proceso de abastecimiento.
- Ausencia de un sistema de gestión
Apostar por un sosftware de gestión de inventario permitiría evitar la pérdida de datos, garantizar la automatización procesos, el seguimiento de inventario en tiempo real, cotizaciones y devoluciones, entre muchas otras.
Características de una gestión de calidad
Un sistema de gestión de calidad es el modo en el que una empresa u organización ordena sus procesos para intentar conseguir la satisfacción del cliente, lo que también se traduce en una mejoría del negocio. Para garantizar la calidad de dichos procesos se debe conseguir un certificado ISO de la norma 9001:2015. Esto conseguirá que tanto nuestros clientes, como proveedores o terceras partes relacionadas con la empresa, tengan una mejor imagen de nuestra empresa u organización.
Esta norma ISO identifica siete grandes pilares en la gestión de la calidad:
- Enfoque al Cliente.
- Liderazgo.
- Compromiso de las personas.
- Enfoque a procesos.
- Mejora.
- Toma de decisiones basada en las pruebas.
- Gestión de las relaciones.
Recursos y sistemas para la gestión de inventario
Un sistema de control de inventarios te permite controlar los bienes y el stock, registrar los movimientos y hacer un seguimiento de las compras, manteniendo organizada la cadena de suministro sin ningún contratiempo.
Un software de gestión de inventario es un programa informático que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primeras. Esto permite controlar la tienda online con el almacén, lo que también posibilita optimizar proceso, maximizar el control y la eficiencia, así como reducir errores.
Principales programas de gestión de inventario
- Alegra
- Anfix
- Holded
- Factusol
- Odoo Inventory
- RightControl Lite
- Square
- Zoho
