El Gobierno intenta aprobar, por la vía de urgencia y a través de Real Decreto, el registro horario digital. Aunque no se sabe cuándo entrará finalmente en vigor la medida. Los más optimistas dicen que podría estar en los primeros meses del año que viene, aunque también hay quien piensa que no será tan pronto e incluso podría retrasarse a 2027, por los problemas técnicos y de consenso político que exige la medida.
En cualquier caso, a día de hoy muchas pymes y autónomos de este país siguen operando con métodos que el nuevo fichaje digital descarta. Así, según un estudio de TeamSystem e Ipsos a partir de 1.200 entrevistas, el 35% de autónomos y pymes de este país continúa registrando la jornada de sus empleados en papel o Excel.
TeamSystem recuerda que el Real Decreto que intenta sacar adelante el Ministerio de Trabajo establecerá la exigencia de soporte digital y la prohibición de métodos no trazables. Y aclara que, si bien no afectará a la duración máxima de la jornada, ni a los descansos o a las horas extraordinarias, sí deberá permitir comprobar que se respeta la jornada y los descansos, así como que se retribuye correctamente a los empleados.
El estudio refleja que actualmente sólo un 10% de las pymes y autónomos disponen de aplicaciones móviles para el registro horario. Y muestra un déficit de preparación que comprometería el cumplimiento de la norma, así como un alarmante desconocimiento, pues el 34% ignora la obligatoriedad del registro digital y apenas un 23% están adecuadamente informados.
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Las asesorías no están concienciadas del cambio de fichaje
El informe también arroja un grave problema: el bajo grado de conciencia entre las asesorías. Y es que la mayoría de autónomos aseguran que delegarán su cumplimiento con el registro horario en el gestor, pero sólo uno de cada tres asesores planea ofrecer el fichaje digital integrado a sus clientes.
Esto resulta especialmente preocupante, pues el nuevo control horario dejará de ser un trámite interno para convertirse en un documento con valor jurídico imprescindible para evitar multas de hasta 10.000 euros por trabajador en los casos más graves de manipulación o falseamiento de los datos. Las sanciones se aplicarán por cada trabajador afectado. Las infracciones leves -errores menores en los registros- acarrearán multas de hasta 750 euros; y las graves -ausencia de registro o registro inadecuado- serán sancionadas con hasta 7.500 euros.
En cualquier caso, el nuevo registro horario no debe ser visto como un mecanismo de sanción. Y aunque las multas a trabajadores únicamente se aplicarán en casos de incumplimiento individual, la responsabilidad principal seguirá siendo de la empresa.
Ventajas del registro horario digital
TeamSystem considera que esta tecnología permite optimizar la gestión de los tiempos laborales, reducir riesgos legales y mejorar la satisfacción de los empleados gracias a la mayor transparencia y accesibilidad del sistema.
Sin embargo, los resultados del estudio son elocuentes y poco halagüeños. En líneas generales, debido al peso de las micropymes en el tejido empresarial, las herramientas de fichaje apenas se tienen en cuenta. Cumplir con la norma será uno de los principales desafíos en 2026 para el 37% de las pymes y autónomos, un reto solo superado por la preocupación ante la competencia y la presión del mercado.
En este sentido, aunque la mitad de los autónomos y pymes todavía no asocia estas medidas con una mayor eficiencia, solo un 23% considera que podrían mejorar su situación, a pesar de su evidente impacto positivo en la productividad.
Entre los optimistas, el 72% de los autónomos y pymes piensan que el nuevo fichaje digital permitiría un mejor control de las horas y el 45% que les ahorraría tiempo en gestiones y corregir errores.
El CEO de TeamSystem España, Emilio de la Fuente, hace una valoración del momento legislativo de esta normativa y de su repercusión en la operativa de las empresas: “Esperábamos que la aprobación del nuevo registro horario se produjera a lo largo de 2025, pero en este momento no existe un calendario claro. Más allá de esta incertidumbre regulatoria, entendemos que estamos ante una oportunidad para mejorar la productividad, optimizar los flujos de trabajo, gestionar mejor las ausencias, planificar turnos de forma más eficiente, reducir tiempos muertos y utilizar datos objetivos para la toma de decisiones estratégicas de las empresas”.
