Desde el 1 de diciembre, todas las empresas de más de 50 empleados deben disponer de un canal de denuncias anónimo. El objetivo es que empleados y personales vinculadas a las organizaciones puedan denunciar con garantías y sin exponerse a represalias cualquier tipo de fraude o delitos. De esta forma, la obligatoriedad de tener un canal de denuncias afecta a casi 25.000 compañías en España, que son el total de las que pasan del medio centenar en profesionales en plantilla, además de administraciones públicas y entidades como partidos políticos y fundaciones.
Índice de temas
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una plataforma que permite a los empleados de una empresa o institución informar de forma anónima y confidencial sobre posibles actividades ilegales o contrarias al código de conducta de la organización. La Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023, es la que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece que todas las empresas con más de 50 trabajadores deben contar con un canal de denuncias desde el 1 de diciembre.
¿Desde cuándo es obligatoria esta medida, y para quiénes?
Desde el 1 de diciembre de 2023 están obligadas a disponer de canal de denuncias todas las empresas a partir de 50 empleados. También las compañías de cualquier tamaño que operen en el mercado financiero, la seguridad del transporte o la protección del medio ambiente. Y las empresas que facturen anualmente más de 10 millones de euros, las universidades públicas o los partidos políticos, sindicatos, patronales o fundaciones, entre otros.
Por su parte, las administraciones, organismos, empresas de más de 249 trabajadores y demás entidades obligadas a contar con un sistema interno de información tuvieron un periodo de tres meses para implantar un canal de denuncias a partir de la entrada en vigor de la ley, el pasado 13 de marzo de 2023. Es decir, para ellas, el plazo de implantación de un canal de denuncias acabó el pasado 13 de junio.
Principales claves del canal de denuncias obligatorio para las empresas
Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tiene su origen en una directiva europea de 2019, la conocida “directiva Whistleblowing“. Según el Ministerio de Consumo, la finalidad de la norma es la de proteger frente a represalias a las personas que un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados. La ley también tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información.
Plazos para implementar el canal de denuncias
Las empresas de más de 50 trabajadores tuvieron desde la aprobación de la ley, en marzo de 2023, hasta el 1 de diciembre de 2023 para implantar un canal de denuncias anónimas. También los municipios de menos de 10.000 habitantes contaron con ese plazo. En el caso de las empresas de más de 250 empleados, el plazo fue de tres meses, desde marzo a junio de 2023.
Requisitos del canal de denuncias
Todo canal de denuncias debe cumplir estos requisitos fundamentales:
- Accesibilidad: debe ser un mecanismo claro, rápido de usar, y, fácilmente accesible para la plantilla.
- Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
- Contar con una persona responsable de la gestión del mismo. Que además debe estar debidamente formada. Esta persona puede ser de la empresa o de una compañía externa.
- Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
- Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. Esto es así salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En este caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa. La recomendación es ampliarse esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado el adecuado funcionamiento de los cuatro puntos anteriores.
- Evitar represalias. Ha de asegurarse al denunciante que no se van a tomar medidas motivadas por la presentación de una denuncia interna o externa. Se considera represalia la suspensión del contrato de trabajo, el despido o la extinción de la relación laboral o la denegación de ascensos, o la denegación de formación o la inclusión en listas negras.
Sanciones para las empresas que no adopten un canal de denuncias
No implantar un canal de denuncias o vulnerar las garantías y confidencialidad de los datos relacionados con la denuncia y el denunciante pueden conllevar sanciones graves de hasta un millón de euros. Y de hasta 100.000 euros en caso de sanciones leves. Para las personas físicas, las sanciones van desde los 1.001 euros hasta los 300.000 euros. El órgano competente para imponer estas sanciones administrativas es la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante.
Cómo protege la nueva norma a los trabajadores: funcionalidades principales
¿Qué se podrá denunciar en el canal?
Son muchos los contenidos que caben en una denuncia: revelación de información confidencial; estafas y fraudes; insolvencias punibles; daños informáticos; delitos contra la propiedad intelectual e industrial, el mercado y los consumidores; delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social; delitos de construcción, edificación o urbanización ilegal; delitos contra el medio ambiente, tráfico de influencias; delitos contra los derechos de los trabajadores.
¿A quiénes protege el canal de denuncias obligatorio?
Los canales de denuncia tienen el fin de proteger a todas aquellas personas que denuncian o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la UE. Estas personas pueden estar vinculadas con un contrato de trabajo a las empresas e instituciones que denuncian, pero también pueden ser ajenas a las mismas. La protección llega incluso a terceras personas que tengan relación con el informante y puedan sufrir represalias, como sus familiares.
Procedimiento de gestión de las denuncias
Cada empresa deberá disponer de un sistema interno de información, y para ello deberá ponerse de acuerdo con la representación legal de los trabajadores. Este sistema interno debe garantizar la confidencialidad del informante y su protección, así como la restricción de acceso a personal no autorizado.
Si la empresa o institución tiene página web, entonces deberá tener una sección en la que el canal de denuncias sea fácil de identificar. La gestión del sistema y del canal de denuncias podrá ser interna o externa a cada entidad.
Si la gestión del sistema se realiza por un tercero externo, se exigirá en todo caso que éste ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Los canales de denuncia tienen que ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante. La denuncia puede formalizarse por escrito, a través una plataforma online o de manera verbal.
Una vez que una persona trabajadora denuncie una situación, tendrá que recibir un acuse de recibo de su denuncia en un plazo de 7 días.
Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.
La respuesta tendrá que ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a tres meses a partir del acuse de recibo. En todo momento, el canal de denuncias debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Y toda la información tiene que conservarse en un registro de informes por el tiempo que se crea necesario.
¿Quiénes intervienen en el tratamiento de las denuncias?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) emitió un informe jurídico estableciendo que el órgano de administración o gobierno de cada empresa o institución será el responsable de implantar un sistema interno de información que canalizará las denuncias. Aunque para ello deberá ponerse de acuerdo con los trabajadores. Ese órgano de administración será también el responsable del tratamiento de los datos personales, de conformidad con el reglamento europeo (GDPR).
Además, el canal de denuncias podrá ser gestionado por una empresa externa (una consultora especializada o un despacho de abogados, por ejemplo). Y esta empresa deberá comprometerse a garantizar la total confidencialidad y protección de los datos y las comunicaciones.
Denuncias que no estarán protegidas
No se contemplan informaciones sobre reclamaciones referidas a conflictos interpersonales, o a irregularidades que ya sean del conocimiento público. Tampoco serán relevantes para un canal de denuncias las informaciones basadas exclusivamente en rumores.
Cómo implentar un canal de denuncias en tu empresa
Para implantar un canal de denuncias en una empresa o institución, conviene seguir estos pasos.
Paso 1: Elige la forma de comunicar
Puede ser por correo electrónico, plataforma digital, teléfono o dirección postal, por ejemplo.
Paso 2: Nombra a la persona encargada
Puede ser una sola persona o un equipo. Además, las empresas pueden nombrar para este cargo a un directivo, que actuará con total independencia de otros órganos de dirección.
Paso 3: Elabora unas normas de uso
Es clave redactar un documento que deje claro cómo y para qué usar el canal de denuncias, con el fin de que todo el mundo sepa qué se puede denunciar, la forma de presentar la denuncia, los plazos de respuesta, la identidad de las personas que revisarán las denuncias o la descripción del proceso de investigación y resolución de los hechos.
Paso 4: Publicita el canal de denuncias
Es importante que todos los miembros de la empresa sepan que hay un canal de este tipo. Para ello se puede recurrir a e-mailings, reuniones o publicaciones en el portal del empleado.
Aplicaciones de software para implantar el canal de denuncias obligatorio
Las empresas disponen de programas de software para implantar el canal de denuncias obligatorio, y para gestionar el flujo de información en el mismo. Aquí van algunas propuestas:
a3Marketplace de Wolters Kluwer
Esta plataforma ofrece varias aplicaciones que dan respuesta a esta obligación legal de dotarse de un canal de denuncias interno y que se integran con la solución laboral online a3innuva Nómina. Son soluciones tanto especializadas como generalistas, como myReport!n, Sesame HR, Cezanne HR, Open HR, Woffu, Factorial y Dialenga.
Co-resol (markeplace de Sage)
En el site de aplicaciones de Sage está disponible la herramienta de Co-resol, que permite a las compañías una gestión integrada de todas las incidencias, y ofrece canales accesibles vía app en Android e iOS, y canales de comunicación que porporcionan acuse de recibo y preservan la confidencialidad del denunciante.
Woffu
Woffu también ha incorporado en su plataforma la nueva funcionalidad del canal de denuncias. Al elegir Woffu, las empresas no solo se benefician de un sistema anónimo y seguro para la gestión de denuncias internas, sino que también obtienen una herramienta especialista para el control horario de los empleados.
Personio
Personio Whistleblowing está disponible para las pymes. Es una solución centralizada que permite a los empleados y partes externas denunciar irregularidades de forma segura y anónima. Esta nueva herramienta garantiza la confidencialidad y una comunicación bidireccional fiable sin revelar la identidad del denunciante. De este modo, los denunciantes tienen pleno control sobre lo que denuncian. Al mismo tiempo, el gestor del caso dispone de un punto central de contacto.
Cegid
El canal de denuncias de Cegid está dentro de su solución Cegid Visualtime. Cegid Visualtime ofrece una gestión centralizada de las denuncias a través de un canal específico, con permisos propios que aseguran la confidencialidad de la información dentro de la solución.
Factorial
Factorial ofrece soluciones que permiten crear canales de denuncias como parte de la estrategia de comunicación interna, de manera sencilla, a través de su canal de denuncias corporativo. A través de éste, la compañía facilita el acceso a formularios para iniciar reclamaciones, tanto a la plantilla como a personas externas, siempre protegiendo la confidencialidad de los datos propios y ajenos. Además, permite ajustar y personalizar la experiencia de las personas a cargo del seguimiento de denuncias.
