Poco a poco las promesas de mejora de la productividad alrededor de la inteligencia artificial se van haciendo realidad. Eso es al menos lo que demuestra Prodware Group, multinacional tecnológica europea, que ha completado la implantación interna de Microsoft 365 Copilot en más de 1.000 profesionales, tras un plan de adopción que le ha permitido alcanzar un 90% de uso activo en solo tres meses. La compañía inició el proyecto en diciembre de 2024, cuando adquirió 1.000 licencias con el objetivo de integrar la tecnología en todos sus equipos bajo su estrategia Customer Zero, que consiste en incorporarla primero en su propia organización para trasladar después su experiencia a los clientes.
El proyecto contó con la participación de equipos directivos y de áreas de transformación digital, IT, recursos humanos, IA, seguridad, comunicación y representantes clave en cada país en el que opera Prodware. La iniciativa se estructuró alrededor de un modelo de gobernanza orientado a garantizar el uso adecuado de la herramienta, junto a un mapa de procesos que permitió identificar oportunidades de mejora en los diferentes departamentos. Estas bases se complementaron con un plan de formación que combinó sesiones generales para todos los empleados y formaciones específicas para cada área funcional.
El proyecto en cifras
En los primeros meses, los profesionales registraron 44.750 acciones mensuales y dedicaron alrededor de 2.000 horas a interactuar con Copilot. Según los datos internos del proyecto, los empleados que integraron la herramienta en su actividad redujeron hasta 10 horas al mes el tiempo dedicado a tareas repetitivas, incrementaron en un 10% la generación de documentos y gestionaron un 11% más de correos electrónicos gracias a los resúmenes automáticos.
El análisis detallado de cuatro semanas recogió más de 11.000 resúmenes inteligentes de reuniones, cerca de 400 resúmenes adicionales, 224 horas sintetizadas, más de 1.400 borradores de correos electrónicos, más de 1.200 borradores de documentos, 871 acciones de edición y más de 19.600 prompts enviados a Copilot Chat.
Con el fin de asegurar un uso sostenido, Prodware impulsó iniciativas internas como AI Quiz, AI Prompt Challenge, AI Business Challenge y AI Hackathon, junto con acciones como Best Copiloters y Tips & Tricks. Estas actividades facilitaron la adopción continuada y la integración de la herramienta en la operativa diaria en sus versiones web y de trabajo.
José María Sánchez, vicepresidente de Prodware Group, valora de esta manera la iniciativa: “Haber convertido a Prodware en Customer Zero no solo demuestra nuestro compromiso con la innovación, sino también liderazgo y coherencia entre lo que predicamos y lo que practicamos y nos ha permitido abordar ya internamente el despliegue de otras soluciones de IA de Microsoft y entrar de lleno en el mundo de la agentificación”.
La compañía subraya que esta experiencia ha impulsado tres grandes avances: un aumento significativo de la productividad mediante la automatización de tareas y el apoyo en análisis más profundos; un acceso más inteligente y conectado a la información en un contexto de múltiples fuentes de datos; y una mayor agilidad organizativa en un entorno donde la capacidad de adaptación resulta crítica. Para Prodware, la adopción de Copilot marca un punto de inflexión en su forma de trabajar y sienta las bases para el despliegue de nuevas soluciones de inteligencia artificial dentro de la organización.
