El almacenamiento de correos electrónicos en las empresas es uno de los problemas que pretende combatir HP eMail Archiving. La aplicación supone una integración entre plataformas de hardware y software diseñada para proporcionar almacenamiento a gran escala para correo electrónico y documentos, así como el acceso y recuperación de la información deseada. Esta integración se realiza a través de un “sistema de celdas inteligentes”, que se interconectan entre sí y permiten combinar el hardware y software de forma transparente para el usuario. La aplicación permite crear una serie de reglas para almacenar la información y los documentos de especial relevancia para la empresa. El almacenamiento se realiza de forma segura: cada dato se identifica con una firma digital, se autentifica y protege de posibles eliminaciones. El funcionamiento de la aplicación es totalmente transparente para el usuario, ya que se integra en su cliente de correo electrónico, permitiéndole acciones tales como recuperación de documentos, búsquedas de correos en campos como asunto, contenido e incluso en los archivos adjuntos. Por otro lado, para el administrador del sistema supone una herramienta de control absoluto de la información que se recibe y gestiona en la compañía, además de permitir su monitorización.
La solución de HP da una respuesta a la tendencia actual que considera los documentos electrónicos como evidencia legal, lo que repercutirá en las legislaciones nacionales e internacionales, que obligará a las empresas a conservar determinados correos electrónicos.
