El Gobierno de España impulsa en estos momentos, a través de un Real Decreto, la introducción del registro horario digital, que eliminará de una vez por todas el uso del papel o del Excel como forma de fichaje por parte de los trabajadores. Este artículo detalla todo lo que necesitas saber sobre el fichaje digital obligatorio: en qué consiste, cuándo es probable que entre en vigor, sus ventajas, las bases legales que la sustentan o las posibles sanciones por incumplimiento.
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Información de contexto: ¿en qué consiste el fichaje digital?
Esta medida, que es un desarrollo técnico de la ley de 2019, que por primera vez estableció el registro de jornada obligatorio con el fin de sacar a la luz millones de horas extra sin abonar, exigirá en esta ocasión que las empresas incorporen controles exclusivamente digitales que permitan la trazabilidad de la información y al acceso a los datos por parte de la Inspección de Trabajo y por parte de los representantes de los propios trabajadores.
El registro horario digital implica la utilización de sistemas electrónicos para documentar las horas de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador. A diferencia de los métodos tradicionales en papel o en herramientas como Excel, este sistema ofrece mayor precisión, evita manipulaciones y facilita el acceso a la información tanto para empleados como para trabajadores. Además, permite una supervisión remota y en tiempo real por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esta digitalización del control horario de trabajo busca eliminar errores humanos, prevenir manipulaciones y asegurar un control más preciso de las horas trabajadas.
¿A partir de cuándo es obligatorio el registro digital de la jornada laboral?
Inicialmente, el Ministerio de Trabajo quería sacar adelante esta normativa en septiembre de 2025, como parte de la llamada «ley ómnibus» de reducción de la jornada laboral en España, y que pretendía baja de 40 a 37,5 horas semanales de forma progresiva y sin reducir salario.
Pero esta iniciativa fue tumbada en el Congreso y el Gobierno ahora plantea sacar adelante el registro horario digital como Real Decreto, lo que no exigirá pasar nuevamente por el Congreso y una mayoría parlamentaria. “Se acabaron los papeles firmados en blanco o fichar cuando lo diga tu jefe”, afirmó en su momento la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz.
En cualquier caso, la normativa, que cuenta con el respaldo de los sindicatos, pero no de las patronales, está pendiente de aprobación y los más optimistas aseguran que llegará en los primeros meses de 2026. Aunque hay quien cree que se retrasará porque la ley necesitará un reglamento técnico y un plazo de varios meses para que los fabricantes adapten aplicaciones informáticas, en la línea de lo que ha pasado con Verifactu. Además, luego es posible que haya un periodo transitorio para que las propias empresas pongan al día sus sistemas de registro.
Ventajas del registro digital de la jornada laboral
La adopción del control horario digital de los trabajadores ofrece múltiples beneficios tanto para las empresas como para los empleados:
Para las empresas:
- Optimización de procesos: Automatiza la gestión de horarios, reduciendo errores manuales y simplificando tareas administrativas relacionadas con la nómina y la planificación de turnos.
- Transparencia y control: Ofrece una visión clara y en tiempo real de la asistencia y puntualidad de los empleados, facilitando la detección de ausencias o retrasos y mejorando la gestión del personal.
- Seguridad de la información: Los datos se almacenan de forma segura, garantizando su integridad y disponibilidad para futuras consultas o auditorías.
Para los empleados:
- Acceso a la información: Permite a los trabajadores consultar sus propios registros de horas trabajadas, fomentando la transparencia y la confianza en la gestión de la empresa.
- Flexibilidad: Facilita el registro de la jornada desde diferentes ubicaciones o dispositivos, lo que es especialmente útil para empleados en teletrabajo o con horarios flexibles.
- Protección de derechos: Asegura que se registren correctamente las horas trabajadas y las horas extra, garantizando que los empleados reciban la compensación adecuada por su tiempo.
Además, la digitalización del registro contribuye a una mejor planificación de recursos y permite una gestión más efectiva del tiempo laboral.
Bases de la nueva normativa del registro horario digital
La ley del registro horario de trabajadores vigente en España en la actualidad se basa en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Pero la nueva normativa introduce una serie de cambios significativos con respecto a la anterior, con el objetivo de modernizar las relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores. Es, como dicen fuentes expertas, «una vuelta de tuerca» de la legislación de 2019.
¿Qué se plantea?
- Obligatoriedad del registro horario: Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de trabajo de sus empleados.
- Digitalización: El registro debe ser digital, inalterable y accesible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Se prohíbe el registro en papel.
- Información completa: El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
- Almacenamiento de datos: La empresa debe conservar los registros durante al menos cuatro años.
- Acceso remoto de la inspección de trabajo: Los inspectores de trabajo podrán acceder a los registros de forma remota, lo que facilita el control del cumplimiento de la ley.
Métodos de control horario: ¿Cuáles son válidos y cuáles no?
Mientras que algunas soluciones digitales cumplirán con la normativa, otras quedarán descartadas por vulnerar la protección de datos de los trabajadores.
Métodos NO permitidos
Existen ciertas prácticas que no pueden utilizarse para el control horario, bien porque no son digitales o porque presentan riesgos legales.
- Sistemas biométricos: La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en línea con el Comité Europeo de Protección de Datos, ha prohibido su uso de los sistemas que requieren huella dactilar, reconocimiento facial o lectura de la palma de la mano, salvo en circunstancias donde no exista otra opción viable.
- Registros en papel o tarjetas: Los métodos tradicionales, como las hojas de asistencia colocadas en espacios comunes o el uso de tarjetas de cartón, no cumplen con los requisitos actuales. La normativa exige soluciones digitales.
- Excel: muchas empresas han recurrido a la popular hoja de cálculo de Microsoft para el fichaje de jornada. Pero esta herramienta no será válida porque es manipulable, no garantiza la trazabilidad ni la inmutabilidad de los datos que exige la normativa española, no permite auditorías automáticas, carece de seguridad conforme al GDPR y no cumple con la exigencia de acceso inmediato y remoto para la Inspección de Trabajo. La nueva ley busca sistemas digitales seguros, fiables y que registren quién, cuándo y qué se modificó, algo imposible con una hoja de cálculo.
Métodos válidos
Para cumplir con la normativa, las empresas deben optar por herramientas digitales que permitan un registro confiable del horario de trabajo. Algunas opciones recomendadas incluyen:
- Apps de control horario.
- Sistemas con RFID o códigos QR.
- Software instalado en ordenadores.
- Plataformas accesibles vía web.
Al elegir un sistema de control horario, es fundamental garantizar que cumple con la normativa vigente y respeta la privacidad de los trabajadores.
¿Quién tiene obligación de fichar?
Por la normativa de 2019, las empresas solo están obligadas a registrar la jornada de trabajo de algunos empleados. Sin embargo, con el nuevo registro horario digital, todos los trabajadores, sin excepción, independientemente de que estén a tiempo completo o parcial, y del tamaño de la empresa, tendrán que registrar su jornada.
Incumplimiento de la ley: sanciones
El incumplimiento del registro horario digital mantendrá las sanciones que aparecían en la ley de 2019, y que son las siguientes:
Sanciones leves: de 60 a 625 euros, por acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos, entre otras.
Sanciones graves: de 626 a 6.250 euros, por errores en los registros, horas extras no computadas…
Sanciones muy graves: hasta 187.515 euros, cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, y su no remuneración o abono.
Claves para seleccionar el software de control horario ideal
Al considerar la adopción de una herramienta de control horario digital, es fundamental evaluar ciertos aspectos que aseguren su eficacia en las necesidades específicas de cada empresa:
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva y sencilla es crucial para garantizar una rápida adopción por parte de todos los empleados, minimizando errores y reduciendo el tiempo dedicado a la formación.
- Integración con otros sistemas: La capacidad del software para integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, como sistemas de nóminas o ERP, permite una centralización de la información y una mejora en la eficiencia operativa.
- Fichaje remoto: En un mundo donde el teletrabajo y las operaciones en campo son cada vez más comunes, es esencial que el software permita el registro de horas desde cualquier ubicación y dispositivo, asegurando la flexibilidad y precisión en el control horario.
- Funciones avanzadas: Más allá del simple registro de entradas y salidas, es beneficioso que la herramienta ofrezca funcionalidades como la gestión de ausencias, planificación de turnos y generación de informes detallados, proporcionando una visión integral de la gestión del tiempo en la empresa.
- Seguridad y cumplimiento legal: Es imperativo que el software cumpla con la normativa laboral vigente y garantice la protección de los datos de los empleados, asegurando la confidencialidad y disponibilidad de la información registrada.
