Un estudio de Ricoh Europe señala que las empresas europeas podrían estar perdiendo un aumento potencial de los beneficios de 46 mil millones de euros, fruto de los métodos ineficientes existentes utilizados para procesar la información.
El Índice de Eficiencia de Procesos de Ricoh muestra que los trabajadores europeos responsables de la gestión de los procesos de documentos críticosinvierten aproximadamente 362 millones de horas al año a dicha función, que puede traducirse en un coste empresarial total de 147 mil millones de euros.
El Índice de Eficiencia de Procesos de Ricoh examina cómo las compañías gestionan sus procesos documentales críticos. Asimismo, también identifica las áreas de mejora, así como el rendimiento económico que dichas mejoras podrían generar.
Carsten Bruhn, vicepresidente ejecutivo de Ricoh Europa, explica que el informe es de “lectura obligatoria para cualquier CEO europeo. Si las compañías europeas quieren hacer frente al desafío de competir con los mercados emergentes, resulta esencial que aborden la eficiencia de los procesos de documentos críticos en su empresa.”
“Este índice ilustra con claridad cómo los procesos manuales y obsoletos impactan en la empresa. Por ejemplo, si la información crítica se procesa utilizando métodos de impresión tradicional, el riesgo se incrementa debido a la menor probabilidad de realizar copias de seguridad. También es más sencillo que se pierdan y, en consecuencia, es más probable que padezcan vulneraciones de la seguridad”, añadió Bruhn.   Y es que las compañías europeas reconocen en su mayoría que tienen un potencial considerable de mejora a la hora de gestionar documentos. Los participantes comentaron que las tres prioridades principales consisten en aumentar el intercambio de conocimiento (67%), mejorar la seguridad (67%) y fomentar la efectividad del personal (65%). Las principales barreras que presentan estas mejoras son la falta de tiempo (45%) y la falta de recursos (35%).
El informe recuerda que las empresas, a menudo, se muestran reacias a adoptar iniciativas a favor del ahorro de tiempo, como la externalización, debido a cuestiones de seguridad. No obstante, una de cada doce empresas aceptó que los procesos de seguridad existentes no protegen los documentos confidenciales, mientras que el 36% admitió que había perdidas o traspapelado de información importante.
A pesar de los avances tecnológicos disponibles, el índice demuestra que muchos procesos de documentos siguen llevándose a cabo a mano. El 43% de todos los procesos de documentos críticos de la empresa se basan en datos en formato impreso y solo el 22% de las personas encuestadas reconocieron la utilización de un flujo de trabajo completamente automatizado en su organización.
