Muchos de los retos a los que se enfrentan los gobiernos para lograr la transformación digital en su Administración son los mismos que los de las entidades del sector privado. Cualquier país que quiera «digitalizar» su Administración tendrá probablemente que hacer las mismas cuatro cosas:
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Convertir las iniciativas de gran envergadura en otras más pequeñas
Los gobiernos tienden a planificar e invertir en grandes iniciativas. Puesto que los proyectos tecnológicos se veían como arriesgados, la supervisión era muy rígida, y se requería una extensa planificación, documentación, fases de aprobación, auditorías y revisiones. El resultado era una enorme carga administrativa que, en muchas ocasiones, las agencias se veían incapaces de abordar. Así, incluían todo lo posible en cada proyecto. Era un círculo vicioso con proyectos más arriesgados que requerían una supervisión aún más rígida. También resultaba difícil encontrar financiación para proyectos que carecieran de objetivos ambiciosos e inspiradores, por lo que cada iniciativa tenía que ser lo suficientemente grande para que tuviera una fuerte repercusión.
En el mundo tecnológico actual, sabemos que es mucho mejor trabajar con pequeños incrementos y frecuente aprendizaje y ajuste. Los resultados son mejores y más rápidos, los riesgos son menores y la agilidad que aporta este enfoque ayuda a la agencia a responder ante un mundo en constante cambio.
Establecer procesos de compra acordes con la Administración
En los departamentos administrativos, nos encontrábamos a menudo con que los procesos de compras de la Administración no se establecen siempre en función de los intereses del gobierno, sobre todo cuando se trata de incluir las prácticas recomendadas actuales en tecnología. Por ejemplo, los contratos con proveedores de desarrollo de software externos a menudo especifican requisitos exactos e imponen un coste considerable a la Administración si se realizan cambios a esos requisitos, lo cual, por supuesto, lleva a la agencia a evitar cambios que podrían redundar en su interés.
La agilidad es un valor de negocio, pero el proceso de contratación se estableció de tal modo que bloquea los requisitos iniciales y fija rígidamente el ámbito de trabajo. Y existen numerosos modos prácticos de crear esa agilidad en los contratos, como descubrimos en nuestro viaje hacia la transformación digital.
Al trabajar de forma digital podemos “automatizar la burocracia” poniendo en marcha controles automatizados y aplicando políticas, y usando la automatización para evaluar y auditar continuamente su cumplimiento
Contratar y formar en habilidades digitales
No es ni práctico ni deseable en la Administración, cambiar drásticamente la composición de la fuerza laboral, dejando atrás a los empleados que no están formados en las tecnologías emergentes para reemplazarlos por otros que sí lo están. Este es un modo un tanto prolijo de decir que, en la Administración, no solemos despedir a la gente. La estrategia básica de Recursos Humanos en una agencia gubernamental debe, por tanto, depender primordialmente del desarrollo y formación de los empleados actuales. Y eso es bueno. Para empezar, los empleados actuales se apasionan con su misión y entienden bien el negocio.
¿Cómo podrían ayudar mejor las agencias a sus empleados a desarrollar sus habilidades digitales? Resulta que, para los empleados técnicos, sin duda el mejor método es emparejando a los tecnólogos menos experimentados con los más experimentados. No solo se transfieren las habilidades, sino que también los modelos mentales y aspectos culturales de nuevas formas de trabajar.
Acabar con las limitaciones innecesarias: simplifiquemos la burocracia
Las agencias gubernamentales están normalmente preparadas para lo que antes se consideraban las mejores prácticas, como la reducción de riesgos mediante una extensa planificación y documentación. Cuando los empleados conocedores de las tecnologías digitales intentan usar sus conocimientos para trabajar más y mejor, automatizando un montón de cosas, chocan inevitablemente con las restricciones implementadas para garantizar los antiguos modos de trabajo.
Por supuesto que estas restricciones existen por una razón. El truco para acabar con los impedimentos es comprender el objetivo de cada restricción y encontrar nuevos y mejores modos de implementar el objetivo.
A menudo, la automatización ayuda. Al trabajar de forma digital podemos “automatizar la burocracia” poniendo en marcha controles automatizados y aplicando políticas, y usando la automatización para evaluar y auditar continuamente su cumplimiento. La Administración digital necesita revisar continuamente qué impedimentos están evitando que logren sus objetivos digitales, y encontrar modos de acabar con esos impedimentos.
