La pandemia de la Covid-19 está cambiando a paso acelerado nuestra vida. Y también los espacios de trabajo. El workplace tradicional definitivamente es cosa del pasado. Hoy más que nunca se impone un acceso a la información desde cualquier lugar, hora y dispositivo. Es el smart working. Y las tecnologías de movilidad y cloud de marcas como Canon, Samsung o NFON lo hacen posible.
Para hablar de la revolución en marcha en el ámbito del puesto de trabajo, y de lo que nos queda por ver en los próximos meses, CHANNEL PARTNER organizó un webinar con portavoces de estos tres fabricantes y de varios partners que ahora mismo están atendiendo sobre el terreno las demandas de digitalización de los clientes.
Los expertos consideran que en la mayoría de las empresas se va a asentar un modelo híbrido de teletrabajo y actividad presencial en las oficinas. Y, por otro lado, apuntan que está pendiente la digitalización y el cambio de muchos procesos, algo que las compañías tendrán que abordar en 2021. Al fin y al cabo, el primer año de pandemia lo dedicaron sobre todo a la compra (precipitada en muchos casos) de dispositivos para trabajar desde casa y así salvar los muebles y mantener la operativa diaria.
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Ahora toca cambiar los procesos
En este sentido, Eva Sánchez, presales manager de Canon, recordó que hay que diferenciar entre trabajar desde casa y el propio concepto de teletrabajo. “El teletrabajo supone desempeñar nuestra labor, independientemente de dónde estemos: un hotel, el tren, el domicilio… Y eso implica que los procesos deben estar transformados. Pero lo que nos encontramos en marzo de 2020 fueron unos procesos que no estaban digitalizados, y donde no había competencias digitales”. En cualquier caso, opinó que las empresas “se han puesto las pilas” y hoy están trabajando para hacer posible un modelo híbrido.
“A lo que pasó en la primera fase de la pandemia yo lo llamo más ‘telesupervivencia’ que teletrabajo”, dijo David Tajuelo, director general de NFON Iberia. De todas formas, para el directivo, la transformación del puesto se había iniciado antes de la pandemia, por las peticiones de conciliación laboral de las plantillas. “El modelo ha llegado para quedarse, aunque tiene que asentarse para que ya sea estable”.
Anna Coll, channel sales manager en B2B de Samsung, también cree que iremos a un modelo híbrido porque, por un lado, los empleados agradecen la conciliación, pero, por otro, siguen siendo importantes el contacto físico y las relaciones sociales. “Yo personalmente echo mucho de menos ir a la oficina y la interacción con mis compañeros”, reconoció. Además, Coll aseguró que si bien en 2020 hubo un boom de compras de dispositivos, ahora el reto está en que las empresas se digitalicen y acaben de adaptar sus procesos.
Manel Ibáñez, enterprise sales manager de ContecNow, partner de Samsung, también apostó por un predominio de los entornos híbridos en las compañías. “Todos estamos trabajando desde casa, pero ahora hay que asentar el modelo, para que el empleado esté cómodo, con un buen soporte y para que las compañías puedan medir la productividad de esos trabajadores remotos”.
Por su parte, Emiliano Fernández Marín, director general de CISET, partner de NFON, recordó que hace un año las compañías adoptaron el teletrabajo de forma impulsiva: “En la mayoría de los casos, se instalaron VPN y nada más”. Y que ahora hace falta una aproximación “estratégica y reflexionada”. “Yo tengo bastante confianza en conceptos como el escritorio remoto como servicio, por ejemplo, que además facilita mucho la seguridad de estos entornos”.
Las oficinas post-covid
Los expertos reunidos por CHANNEL PARTNER también se aventuraron a describir cómo serán las oficinas del futuro, las oficinas post-covid que, si todo va como está previsto, albergarán de forma escalonada a las plantillas. Anna Coll dijo que se impondrán los puestos “itinerantes”. “Habrá zonas habilitadas para que los usuarios se conecten desde cualquier sitio. Esto supondrá una disminución de costes, porque los espacios serán más reducidos”.
Eva Sánchez, de Canon, advirtió de que las empresas deberán eliminar ese sentimiento de pertenencia de los empleados, que hasta ahora han tenido “su silla, su mesa y sus cosas”. Los gestores deberán explicar muy bien el cambio de modelo a sus plantillas. “Esta pandemia ha afectado al estado psicológico de muchas personas. En el futuro las empresas deberán tratar la relación con el empleado. Además, hace falta cultura digital. La oficina digital estará con nosotros, en nuestro portátil, más que ir nosotros a la oficina. A nosotros nos gusta hablar de ‘todófono”, explicó David Tajuelo.
Manel Ibáñez, por su parte, puso el foco en los domicilios. “A mí preocupa también en qué condiciones vamos a trabajar cuando estamos en casa. Hay personas que tienen espacio y tranquilidad. Pero hay otros que no disponen de sitio ni de condiciones adecuadas. Y ahí hay un trabajo pendiente por hacer”, señaló el directivo de ContecNow.
Asignaturas pendientes
Los expertos también hablaron de los cambios tecnológicos concretos que todavía están pendientes de abordar en aquellas empresas que, en alguna medida, han migrado al teletrabajo. Emiliano Fernández advirtió de que a partir de ahora las compañías van tener que centrarse en la seguridad. “Los ataques a usuarios van a cambiar en algún momento y los delincuentes buscarán otros puntos débiles”. “En 2020 las empresas tenían muchos procesos manuales. Para aprobar una factura esta viabaja físicamente de mesa en mesa. Y desde Canon estamos ayudando a digitalizar los procesos. Es importante que un proceso de aprobación de factura fluya de manera automática, y que las personas implicadas puedan participar y salten alertas para que puedan aprobar o delegar. Canon no sólo aporta un repositorio para guardar información, sino que facilita que esta información entre dentro de un flujo”.
Anna Coll destacó el papel que en la nueva seguridad móvil supone la plataforma Samsung Knox. Además, habló de Samsung DeX, que permite convertir un smartphone de la compañía en un ordenador y en un puesto típico de escritorio. “Tenemos muchas herramientas para el teletrabajo, y las tenemos desde hace mucho tiempo”. Mientras tanto, David Tajuelo, de NFON, recordó que su compañía pone en el mercado una plataforma de comunicaciones unificadas en la nube. “Llevamos funcionando con nuestra centralita en la nube, Cloudya, desde 2007, y ahora además puede hablar con Teams, Salesforce o Sage, entre otras. Además es una solución muy sencilla para ser usada en casa”.
La Administración sigue a remolque
Respecto al grado de implantación en las distintas esferas de actividad económica, según Tajuelo, el sector privado lleva la delantera frente a la Administración Pública, todavía muy reticente a abordar la transición a la nube y la digitalización. “Por mucho ministerio o secretaría general de la agenda digital que haya, todavía no hay conciencia ni ganas de abordar esta migración por parte del sector público”. En su opinión, es un problema de mentalidad cultural que quizás ahora se podría mejorar con la llegada de los fondos europeos Next Generation.
Emiliano Fernández incidió en este punto y aseguró que algunos de sus clientes habían accedido a planes de ayuda y subvenciones públicas enfocadas a ofrecer financiación para la adquisición de hardware y software on premise. “La Administración tiene un discurso dirigido a intentar promover la digitalización y la suscripción de servicios en la nube, mientras que luego fomenta ayudas que perpetúan un modelo obsoleto. Es paradójico”.
Eva Sánchez, de Canon, expresó su conformidad con esta realidad, aunque apuntó que muchas veces es necesario desarrollar un trabajo previo con las empresas antes de dar un salto mayor. “La digitalización e impresión de documentos desde la nube se han implantado de forma muy acelerada y por eso debemos ser conscientes de que es importante tener cintura, ser flexibles y adaptarse a las necesidades de los clientes”. Emiliano Fernández, de Ciset, coincidió con esta visión y explicó que cada vez se avanza más en el concepto de papel cero por la sensibilización ecológica.
La brecha digital
La existencia o no de una brecha digital respecto a nuestros vecinos europeos también animó el debate con opiniones divergentes respecto al grado de transformación del país. Para David Tajuelo, España tiene una penetración del 13,5% en soluciones de telefonía cloud, una cifra superior a Alemania y Francia, con el 5%. “Estos datos son muy significativos y demuestran que no estamos tan atrás”. De acuerdo a datos de Kabel, mencionados por David Tajuelo, ahora mismo hay un volumen de negocio de cuatro millones de euros que crecerá hasta los 500 millones de euros en 2025. “Tenemos un enorme margen de mejora”.
Además, el directivo de NFON asegura que España es uno de los tres primeros países del mundo en despliegue de fibra óptica. En contrapartida, España es analfabeta tecnológicamente porque los ciudadanos aún no saben valorar la importancia de las TI en el desempeño de su trabajo. “Los usuarios y ciudadanos aún no damos la relevancia adecuada al papel de las TI en la modernización del país”.
Eva Sánchez, de Canon, aseguró, por su parte que, aunque hay un pelotón de cabeza que nos lleva la delantera, España no está tan atrás como pudiéramos pensar. “Estamos en una buena progresión de crecimiento. No hablamos tanto de una cuestión tecnológica, como de necesidad de cambio de mentalidad cultural”. Anna Coll, de Samsung, destacó que vamos a buen ritmo pero falta integración porque la pyme y la micropyme debe recorrer un camino importante para abordar la digitalización: “España tiene las capacidades para adelantar a algunos países”.
Casos de uso
En ese proceso de desarrollo hacia el nuevo escenario digital, muchas pymes han avanzado pasos de gigante en estos meses. Entre los casos prácticos destacados durante la pandemia, Manel Ibáñez habló del de una joyería de alta gama que tenía la necesidad de modernizar el proceso de consulta de precios. “Hasta ahora esa consulta se realizaba con una pistola de uso industrial y ahora la tecnología móvil más el software embebido permiten no solo conocer el precio sino también la disponibilidad de las joyas seleccionadas”. En el terreno de la gestión documental, Ibáñez también mencionó la implantación de un sistema de captura de firma biométrica basado en Samsung y Wacom.
Emiliano Fernández, por su parte, se refirió en general a las implantaciones de Microsoft 365 que están desarrollando con muchos de sus clientes, asesorías y pymes, y que todavía deben explorar las enormes capacidades de colaboración e integración que les ofrece esta herramienta. “Los usuarios no conocen las opciones de versionado o la securización de archivos, así que aún debemos avanzar en este sentido”.
