Antes que nada, un poco de perspectiva. Todo ha cambiado en el mundo del trabajo en los últimos años. Durante décadas (incluso siglos) la labor de los empleados en las oficinas se mantuvo invariable, con un esquema fijo en cuanto horarios, pero también inamovible en cuanto al emplazamiento, las jerarquías y las costumbres. Un apunte cinematográfico resume aquel mundo, que posiblemente ya no volverá. Es el de Jack Lemmon encarnando, en esa obra maestra que es ‘El apartamento’ (Billy Wilder, 1960), a un ambicioso pero desnortado oficinista de una gran empresa de seguros de Nueva York, que se pasa el día en una sala oceánica con cientos de colegas que, igual que él, aporrean sus calculadoras y máquinas de escribir en una jornada inexorable de 8.50 de la mañana a 5.20 de la tarde.
Pero ese esquema inflexible ha pasado a mejor vida, sobre todo desde la pandemia de la Covid-19, que mandó a casa a millones de empleados, y que acabó imponiendo el teletrabajo o al menos los esquemas híbridos en las compañías. A este cambio también ha ayudado la popularización del smartphone, que permite llevar literalmente la oficina en el bolsillo, o el cloud, que hace posible la conexión con las aplicaciones empresariales en cualquier momento y lugar. Todo ello ha contribuido a que coja protagonismo el llamado digital workplace, o puesto de trabajo digital.
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¿En qué consiste y para qué sirve un digital workplace?
Un digital workplace o puesto de trabajo digital es un entorno de trabajo que aprovecha al máximo las posibilidades de la tecnología, liberando al empleado de estar anclado al ordenador de la oficina y permitiéndole operar desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de hardware, software y herramientas de comunicación. En otras palabras, un digital workplace favorece la flexibilidad y la movilidad de los trabajadores, sin que por ello su entorno digital y las herramientas que tienen a mano se resientan.
Motivos para optar por un digital workplace
Los motivos para que una empresa opte por la implantación del espacio de trabajo digital o digital workplace pueden ser varios. Desde una mejora de la comunicación entre los propios empleados y un aumento de la colaboración a través de plataformas como Teams, Zoom o Google Meet, a una mejora de la eficiencia y la satisfacción laboral. Porque, al fin y al cabo, un digital workplace es fundamental como habilitador del teletrabajo en las compañías, lo que redunda en una mayor conciliación.
En resumen, el puesto de trabajo digital está para que las compañías superen la dispersión geográfica de sus plantillas y para que el personal pueda hacer realidad la tan ansiada conciliación de vida laboral y personal. Además, hace posible que cada uno trabaje de forma autónoma, pues se trata más de cumplir con unos objetivos que de hacer un horario y acudir a unas oficinas concretas, sin tener que perder, por ello, la visión de todo lo que pasa en la compañía.
Desde el punto de vista de las empresas, un despliegue potente de digital workplace les permitirá atraer y retener el tan escaso talento, y también reducir costes. Porque una plantilla dispersa y parcialmente en casa requerirá menos metros de oficina. Además, con las solucines de escritorio virtual y en la nube, los jefes de informática podrán alargar el ciclo de vida de los equipos.
Ventajas del digital workplace
Un puesto de trabajo completamente digitalizado aporta muchas ventajas a las empresas que lo adoptan. Aquí reseñamos las más importantes.
Aumento de la productividad
El digital workplace permite a los empleados acceder a las herramientas y a la información que necesitan de manera rápida y eficiente, lo que se traduce en un aumento de la productividad, que es el verdadero talón de Aquiles de las empresas españolas. Las plataformas de colaboración y gestión de proyectos permiten la asignación de tareas y la supervisión del progreso en tiempo real, lo que reduce los tiempos muertos y las demoras.
Mayor colaboración
La integración de aplicaciones colaborativas y en la nube facilita el trabajo en equipo, independientemente de donde se encuentre cada miembro del mismo. Hablamos de aplicaciones de mensajería instantánea y de videoconferencia. Además, una buena política de digital workplace fomenta el conocimiento compartido, de tal forma que todos los empleados de una empresa estén informados en tiempo real de lo que hacen los demás.
Mayor autonomía
Pero al mismo tiempo que fomenta la colaboración y el trabajo en equipo, toda la tecnología que hace posible el digital workplace facilita que cada empleado pueda sacar adelante sus tareas de una forma mucho más autónoma que antes, sin estar atado a un sitio y constreñido por unos horarios determinados. Se trata más de cumplir con unos objetivos que de hacer un horario y acudir a unas oficinas concretas, sin tener que perder, por ello, la visión de todo lo que pasa en la compañía.
Más seguridad
Aunque a primera vista un entorno de digital workplace puede preocupar a nivel de seguridad, si está bien implementado es una garantía a nivel de protección de la información y de los datos empresariales. Al utilizar soluciones de almacenamiento en la nube y sistemas de autenticación de múltiples factores, las empresas pueden garantizar que solo los empleados autorizados accedan a información confidencial. Además, las soluciones de copia de seguridad y recuperación de datos permiten a las empresas protegerse contra la pérdida de información en caso de desastres o incidentes de seguridad, como un ataque de ransomware.
Mayor compromiso de los empleados
En un tiempo en que el relevo generacional ha llegado a las oficinas, un digital workplace bien implementado puede aumentar la satisfacción y compromiso de los jóvenes trabajadores, más interesados que sus predecesores en conciliación de vida profesional y personal. Con la pandemia se popularizó el teletrabajo y hoy es una petición generalizada en las plantillas. Y la manera de mantener esquemas híbridos de teletrabajo y presencia en la oficina, o de teletrabajo total, pasa necesariamente por los puestos de trabajo digitalizados. Además, los empleados suelen agradecer la facilidad de uso de las aplicaciones del digital workplace. No hay no que olvidar que los millennials y los centennials son multipantalla y multitarea, y piden trabajar en cualquier sitio y en cualquier momento.
Adapta tu empresa a un digital workplace: pasos a seguir
Para extender en la empresa una infraestructura de puesto de trabajo digital, es importante planificar cuidadosamente y seguir una serie de pasos:
1. Identifica necesidades y objetivos
El primer paso es definir qué áreas o tareas pueden ser susceptibles de funcionar con este sistema de trabajo. Así como establecer los objetivos que deseamos lograr con este cambio en el espacio de trabajo.
2. Rediseña tu empresa
La transformación hacia un entorno de trabajo digital comienza con un rediseño estructural y organizativo. Las empresas tienen que volver a evaluar y ajustar los procesos internos, la comunicación y la colaboración para adaptarse a un entorno digital y ágil.
3. Elige las herramientas necesarias
Cuando tengamos claros nuestros objetivos, podremos decidir los equipos, sistemas informáticos y medidas de seguridad que mejor se adaptan a nuestras necesidades. Hablamos de elegir portátiles, software, sistemas de videoconferencia y colaboración, soluciones de seguridad para las comunicaciones o servicios de nube para el respaldo o el backup de la información, entre otras muchas cosas.
4. No olvides cumplir con GDPR
En este tipo de entornos, es especialmente importante tener en cuenta que todos los procedimientos deben respetar en todo momento la privacidad de datos. Para ello, la empresa deberá cumplir con las pertinentes normativas, como el GDPR.
5. Forma a tus empleados
Una vez finalizado el proceso e implantados los sistemas correspondientes, es vital que los empleados conozcan perfectamente su funcionamiento y características, para no cometer errores ni desaprovechar sus funcionalidades. Como decíamos antes, los empleados van a ser inicialmente muy favorables a todo lo que tenga que ver con el digital workplace, por ser un habilitador del teletrabajo y, por tanto, de la conciliación laboral.
6. Dale importancia a los KPI
Las empresas que se han sometido a procesos de transformación digital tienen que reevaluar sus programas de gestión. Y también la forma en que miden los objetivos de sus plantillas. Hay que establecer indicadores de desempeño y métricas (KPI) para evaluar el éxito de la implementación del digital workplace. Es fundamental medir la productividad, la eficiencia y la satisfacción de los empleados.
7. Establece una cultura flexible para los empleados
El digital workplace es sinónimo de flexibilidad. Permite a los empleados trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y eso se debe acompañar con medidas concretas. Por ejemplo para que en determinados momentos las plantillas puedan ejercer su actividad desde casa o desde cualquier otro emplazamiento. O para que lo haga en horarios que no tienen por qué plegarse al tradicional “de 9 a 6”.
8. Atrae el talento necesario
Las empresas tienen que atraer y retener a profesionales con habilidades digitales y experiencia en tecnología. Y que, por lo tanto, estén dispuestos a sacarle todo el partido a la tecnología desplegada en el puesto informático. De nada vale implantar soluciones de colaboración y videoconferencia si nadie o muy pocos las usan.
9. Implanta nuevos modelos de liderazgo
Las corporaciones digitales necesitan nuevos líderes que sean ágiles y más integrados en el uso digital. No vale que la plantilla migre a un modelo de digital workplace si luego la dirección sigue aferrada a las antiguas costumbres, que priman el presencialismo y desprecian el trabajo por objetivos, por ejemplo. Las compañías tienen que promover un liderazgo que esté dispuesto a romper con los enfoques tradicionales y adoptar nuevas formas de pensar.
