Microsoft 365, antes conocida como Office 365, es una plataforma de productividad y colaboración basada en la nube que combina una serie de aplicaciones y servicios para dotar a las empresas de las herramientas necesarias para realizar su trabajo. En 2025, son muchas las organizaciones y profesionales que depositan su confianza en Microsoft 365 para impulsar la productividad en el entorno empresarial, colaborando de manera efectiva y aprovechando al máximo sus recursos.
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¿En qué consiste el backup de Office 365?
La suite de productividad combina las herramientas típicas de Word, Excel y PowerPoint, junto a otra serie de servicios como Exchange, SharePoint y Teams, para que las empresas puedan acceder a sus aplicaciones y archivos desde cualquier dispositivo y lugar. Ahora bien, el hecho de permitir que los empleados tengan acceso a los datos de forma remota y puedan colaborar, entraña una serie de riesgos de seguridad o pérdida de la información que deben ser abordados por parte de todas las organizaciones.
La seguridad es uno de los pilares fundamentales de Microsoft 365, desde el acceso y la confirmación de identidad de los usuarios, hasta la protección de datos, documentos y dispositivos involucrados en los procesos operativos de cada herramienta. Sin embargo, son muchas las amenazas que se ciernen sobre las organizaciones a nivel de virus, malware, phishing, ransomware o spam, por lo que conviene contar con medidas adicionales como pueda ser el backup o copia de seguridad de Microsoft 365.
Microsoft no hace copias de seguridad por defecto
Existe la idea equivocada de que Microsoft realiza copias de seguridad de los datos de las organizaciones de forma predeterminada, pero un backup completo no está incluido en una licencia estándar de Microsoft 365. Así, los datos almacenados en la nube no son inmunes a sufrir una pérdida. Se encuentran expuestos a los mismos riesgos a los que se enfrentan las soluciones basadas en local (on premise).
Esto hace que el backup de los datos de Office 365 sea una necesidad de suma importancia para cualquier negocio. Ofrece copias de seguridad frente a imprevistos, como el borrado accidental de correos, de ficheros, o de información relevante. También permite hacer frente a amenazas externas que provoquen el secuestro o la pérdida de la información. Un backup avanzado bien gestionado permite recuperar las cuentas de los empleados, manejar diferentes puntos de restauración y realizar backups progresivos o de manera incremental.
¿Por qué deberías contar con una solución de backup de Microsoft 365?
La necesidad de contar con una solución avanzada de backup de Microsoft 365 va más allá de poder recuperar archivos perdidos, dañados o eliminados. A continuación, encontrarás una serie de razones por las que es fundamental hacer backup de la suite de colaboración de Microsoft.
Amenazas de seguridad externas
El malware y el ransomware pueden provocar un daño muy significativo tanto a los datos como a la reputación de la organización. Hacer backups de manera periódica puede garantizar la continuidad del negocio, avalando que haya siempre disponible una copia de los datos que pueda ser recuperada.
Amenazas internas
El riesgo de las amenazas de seguridad internas es algo que no puede ignorarse, motivado en parte por empleados descontentos que borran datos importantes. Una solución de backup ofrece protección también en este tipo de situaciones. Evita además la fuga de información ante despidos o actuaciones inapropiadas.
Borrado accidental de información
La eliminación accidental, modificación o sobreescritura de los datos puede provocar que no se pueda recuperar la información. Con una solución apropiada de backup, es posible recuperar al instante los datos perdidos para seguir operando.
Requisitos legales y cumplimiento normativo
Una solución de backup O365 robusta puede dejar a un lado las complicaciones legales que puedan tener las compañías al permitirles recuperar los datos cuando sea necesario por cuestiones legales y de cumplimiento normativo. Con una solución de backup diseñada para Microsoft 365, no existen brechas en la política de retención o falta de flexibilidad en la restauración. El almacenamiento de los datos en centros de datos certificados por AENOR en seguridad y calidad a través de las normas ISO 27001/9001 da tranquilidad a la operatividad del negocio.
Correo híbrido y migraciones a Microsoft 365
Las organizaciones que adoptan Microsoft 365 normalmente necesitan una ventana transitoria entre Exchange local y Microsoft 365 Exchange Online. La administración de múltiples entornos requiere de una supervisión cuidadosa. Un servicio de backup adecuado gestiona las implementaciones de correo electrónico híbrido de manera eficiente, tratando de la misma manera los datos de Exchange de los sistemas de instalaciones locales y de Microsoft 365. Hace que la ubicación de origen sea irrelevante y no se tengan que administrar sistemas múltiples y separados.
Estructura de datos de Teams
Los empleados usan Teams para la colaboración en proyectos e iniciativas especiales. Es importante conservar una copia del mismo para necesidades a largo plazo, como requisitos legales y de cumplimiento. Con un servicio de backup apropiado, los datos siempre permanecen y están debidamente protegidos.
Gestión de identidades y acceso
Microsoft Entra ID (anteriormente Azure Active Directory) actúa como la columna vertebral de Microsoft 365, manteniendo conectados todos los servicios de administración de identidades y accesos. La necesidad de su protección va más allá de las amenazas de ciberseguridad o de eliminaciones accidentales y configuraciones incorrectas de políticas. Así, una parte importante es garantizar protección completa de usuarios, grupos, registros de aplicaciones y otros objetos relacionados con Microsoft Entra ID.
Características clave de un sistema de Backup de Office 365
Una solución eficaz de backup de Office 365 debe garantizar la seguridad y recuperación de los datos críticos de la plataforma, incluyendo servicios como Exchange Online, SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams. Las características clave de un buen servicio debe incluir cobertura de todos los productos de Microsoft 365, como son la granularidad de copia de seguridad y restauración, el cifrado de datos, las opciones de retención y el cumplimiento normativo. Estas son las principales características:
Cobertura completa
Como ya hemos mencionado, el backup debe abarcar todos los servicios principales, incluyendo también los correos electrónicos, los archivos, los mensajes de chat y los calendarios.
Copias de seguridad automatizadas
La automatización de las copias de seguridad reduce el riesgo de error humano y garantiza que las copias de seguridad puedan realizarse de forma regular y coherente. Programar copias de seguridad durante períodos de baja actividad permite minimizar el impacto en las comunicaciones y en el rendimiento de los sistemas.
Recuperación granular
Es importante elegir sistemas de copia de seguridad que puedan garantizar una recuperación granular, es decir, como un solo archivo o un mensaje de correo electrónico individual. Ahorra tiempo y es más flexible restaurar archivos o datos específicos a partir de una copia de seguridad.
Almacenamiento externo adicional
Los buenos sistemas de backup deben garantizar la copia en diferentes ubicaciones. Almacenar un backup en una ubicación independiente del entorno de Microsoft 365, así como en un lugar externo, como servicios basados en la nube, permite protegerse contra errores fatales o desastres de gran envergadura sufridos en edificios.
Pruebas de restauración periódicas
La herramienta debe permitir llevar a cabo pruebas periódicas del proceso de restauración para asegurar a la organización de que las copias de seguridad se pueden restaurar correctamente y no se encuentran dañadas.
Consejos para elegir la mejor solución de backup de Office 365
A la hora de elegir una solución o un partner tecnológico para garantizar el backup de Office 365, resulta crucial buscar aspectos como experiencia, servicios de valor añadido, soporte técnico adecuado e incluso tener buenas referencias de clientes del mismo sector. Además, es importante valorar las certificaciones y competencias con las que cuente el partner en backup office 365 cloud o backup mail office 365, así como su capacidad para ofrecer soluciones personalizadas.
- Soporte y servicio integral
Conviene buscar un proveedor de soluciones de backup Office 365 que ofrezca soporte técnico y asistencia integral. Esto garantiza que tengas acceso a asistencia rápida ante cualquier incidente, así como recibir orientación y asesoramiento ante problemas relacionados con la configuración y funcionamiento del sistema.
Compatibilidad de versiones
Es importante que la solución sea compatible con versiones anteriores de los datos, en caso de que se necesite recuperar información de períodos previos. Los expertos recomiendan además optar por interfaces intuitivas de manejo y configuraciones sencillas para llevar a cabo la supervisión y la recuperación sin complicaciones.
Seguridad y cifrado de datos
Los protocolos de cifrado de la herramienta deben de ser lo suficientemente sólidos para garantizar la seguridad y prevenir accesos no autorizados durante la transmisión y el almacenamiento de los datos. La encriptación y la autenticación son aspectos clave.
Compliance
La herramienta elegida para garantizar el backup de Office 365 debe cumplir con todas las normativas de protección de datos, además de tener la capacidad de buscar y exportar los datos legales y de cumplimiento necesarios de forma ágil.
Escalabilidad
Una solución escalable garantiza que se puedan cubrir las necesidades de almacenamiento que necesita la organización a medida que transcurre el tiempo. Es fundamental que el partner ofrezca una solución personalizada de escalabilidad y rendimiento.
Partner de confianza
Los expertos recomiendan buscar un proveedor con experiencia, cercanía, soporte real y conocimiento sectorial. El socio tecnológico debe proporcionarte servicios de valor añadido, como informes de uso, alertas, optimización de licencias y seguimiento periódico.
Las mejores soluciones de Backup de Office 365: Los fabricantes más destacados
Una vez que hemos abordado los aspectos clave por los que es necesario contar con una solución de backup de Microsoft 365, que hemos visto las características a considerar, y los consejos para elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de cada organización, vamos a mostrar algunas de las soluciones más destacadas que encontrarás en el mercado, con sus pros y sus contras.
1. Veeam Backup for Microsoft 365
El servicio Veeam Data Cloud for Microsoft 356 se caracteriza por ofrecer una gran resiliencia para los datos de Microsoft 365. La solución Veeam Backup for Microsoft 365 ahora se entrega como un servicio unificado que gestiona fácilmente la protección y restauración de determinados elementos: buzones de correo, calendarios en Exchange Online, sitios SharePoint Online, archivos y carpetas de OneDrive, así como canales de Teams.
- VENTAJAS
- Protección integral
- Almacenamiento ilimitado
- Gobierno y cumplimiento normativo
- Gestión de entornos híbridos
- INCONVENIENTES
- Coste
- Dependencia de Veeam
- Curva de aprendizaje
- Solución basada en suscripción
2. Barracuda Backup Office 365
La solución Barracuda Backup Office 365 ofrece copia de seguridad y recuperación intuitivas para archivos ubicados en dispositivos físicos, entornos virtuales o nube pública. Por su parte, Barracuda Cloud-to-Cloud Backup también está disponible como componente integrado de Barracuda Email Protection, ofreciendo una protección completa y al detalle de los datos con capacidades de recuperación puntual y copias de seguridad programadas y bajo demanda.
- VENTAJAS
- Copias automáticas
- Restauración granular
- Compresión y deduplicación de datos
- Protección contra ransomware y phishing
- INCONVENIENTES
- Complejidad de gestión
- Problemas de compatibilidad con versiones antiguas
- Coste adicional
- Formación para manejar la herramienta
3. Rubrik Microsoft 365
Como cabe esperar, la empresa de ciberseguridad Rubrik está muy especializada en garantizar la protección de los datos. La plataforma Rubrik Backup Office 365 automatiza la gestión y aplicación de políticas de datos, protege datos confidenciales, ofrece análisis y respuesta a amenazas, y organiza una rápida recuperación operativa.
- VENTAJAS
- Gran rendimiento en copia de seguridad
- Recuperación de ID de Entra de usuarios y grupos
- Protección de seguridad ampliada
- Interfaz de usuario intuitiva y personalizable
- INCONVENIENTES
- Coste para pymes
- Complejidad de funciones avanzadas
- Características limitadas en los informes
- Soporte técnico especializado
4. Metallic Backup Office 365
La solución Metallic Office 365 Backup ofrece una protección integral en modo SaaS en todas las aplicaciones de Office 365, así como almacenamiento ilimitado en Azure. Con la modalidad de restauración granular, los clientes de la firma pueden localizar los datos activos o eliminados, recuperarse de cualquier ciberataque, así como cumplir con los requisitos de SLA y de cumplimiento normativo que tenga la empresa.
- VENTAJAS
- Suscripciones flexibles
- Escalabilidad
- Elimina requisitos de mantenimiento y gestión
- Sin costes ocultos
- INCONVENIENTES
- Dependencia de la plataforma de CommvaultCurva de aprendizajeComplejidad de configuración
- Requisitos de ancho de banda
5. Acronis Backup 365
Si algo caracteriza a Acronis Backup 365 es la posibilidad de elegir dónde almacenar las copias de seguridad, tanto en Acronis Cloud Storage con sus opciones de recuperación granular, o en Microsoft 365 Backup Storage, la plataforma de Microsoft que se factura por GB de uso de almacenamiento. Acronis Cyber Protect Cloud es la única solución que puede proteger los datos de los clientes en más de 20 plataformas, ya sean físicas, virtuales, móviles, o en la nube.
- VENTAJAS
- Protección integral
- Recuperación rápida y eficiente
- Cifrado multinivel en almacenamiento y transferencia
- Compatibilidad con plataformas
- INCONVENIENTES
- Dependencia de la conectividad
- Tiempo para dominar la plataforma
- Coste para pymes
- Complejidad de funciones
6. Commvault Microsoft 365 Backup Solutions
La solución de backup Commvault para Microsoft 365 proporciona una infraestructura robusta para garantizar la recuperación de los datos, con la capacidad de restaurarlos de forma ágil y al instante en caso de desastres. Sus soluciones se adaptan a las necesidades concretas de los diferentes tamaños de las empresas, permitiendo escalar la protección a medida que crecen las necesidades del negocio. Dispone además de eDiscovery para Commvault Cloud Backup para Microsoft 365, con la que se preservan los datos y se cumple con las normativas vigentes de la zona geográfica.
- VENTAJAS
- Alta resiliencia de datos
- Recuperación rápida y eficiente
- Protección contra ransomware
- Gran escalabilidad
- INCONVENIENTES
- Complejidad de configuración
- Informes avanzados difíciles de interpretar
- Costes adicionales
- Alto conocimiento técnico
Los retos futuros de las soluciones de backup de Office 365
La cantidad de datos generados y almacenados por las organizaciones en Microsoft 365 sigue creciendo año tras año, lo que exige soluciones de backup eficientes y escalables que puedan manejar grandes volúmenes de información de manera rápida y segura. En un mundo hiperconectado, las compañías también necesitan soluciones que les permitan recuperarse de ataques cibernéticos, errores humanos o fallos del sistema sin que la operatividad y reputación del negocio se vea afectado.
Para ello es necesario contar con copias de seguridad que permitan la recuperación ante diversos escenarios. La automatización de los procesos de backup y recuperación, así como la orquestación de estos procesos con otras herramientas de gestión, es fundamental para reducir la carga operativa y mejorar la eficiencia.
En definitiva, los retos futuros de backup de Microsoft 365 se centran en la necesidad de ofrecer soluciones más robustas, inteligentes y automatizadas que permitan que las empresas protejan sus datos críticos de manera eficiente, segura y conforme a las regulaciones existentes. La inteligencia artificial también desempeñará un papel crucial en la detección temprana de amenazas, la optimización de procesos de backup y la automatización en la recuperación de copias.
