El mundo empresarial, ayudado de la tecnología, está cambiando a pasos agigantados hacia la automatización de procesos y la interconectividad, de manera que unirse a la revolución digital y abordar los procesos de transformación digital, es algo fundamental para la subsistencia de las empresas, independientemente del tamaño de las mismas.
La transformación digital de cualquier organización se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas sus áreas de negocio para mejorar su funcionamiento, y por tanto, ganar en eficiencia. Su objetivo fundamental es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y productividad, y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.
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La transformación digital de las pymes: Herramientas para el cambio
En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la transformación digital para pymes se presenta como una oportunidad única para poder competir en igualdad de condiciones frente a los recursos con los que cuentan las grandes organizaciones. Al adoptar soluciones digitales, las pymes no solo optimizan sus procesos y operatividad, sino que también pueden adaptarse más rápidamente a las nuevas demandas y construir nuevos modelos de relación con clientes, proveedores y partners.
A la hora de abordar un proceso de transformación digital por parte de las pymes, el impulso a la digitalización de las pymes está muy condicionado por la disponibilidad de financiación, así como por la falta de capacitación para la adquisición de herramientas digitales que hagan frente a los nuevos retos tecnológicos. A su favor hay que decir que la estructura organizativa es más flexible, lo cual les permite ser más ágiles para implementar cambios significativos y facilitar una transformación digital más personalizada que puede llevarse a cabo en mucho menos tiempo.
¿En qué consiste la transformación digital de las pymes?
La transformación digital en las pymes no se limita a instalar una serie de programas o usar herramientas tecnológicas. Es un cambio de cultura empresarial, de procesos y de conocimientos con el fin de ganar eficiencia, aportar valor a los clientes, disminuir riesgos y descubrir nuevas oportunidades de negocio.
Podría decirse que existen muchas modalidades de digitalización pyme, desde la básica que aborda el tener una buena conexión a internet, hasta las más innovadoras y disruptivas que hacen uso de la inteligencia artificial o el internet de las cosas, pasando por las que migran la infraestructura a la nube para ganar en disponibilidad y en eficiencia operativa.
Según el Informe de digitalización de la economía y sociedad digitales DESI, las pymes españolas aún tienen que explotar todo el potencial del comercio electrónico, los servicios en la nube o el análisis del dato, situándonos en el número 7 del ranking europeo de digitalización. El 98,99% del total de las empresas en España son pymes y, a pesar de presentar una evolución positiva en los principales indicadores internacionales de digitalización, la transformación digital pyme no ha avanzado a la velocidad deseada.
Programa de ayudas a la digitalización de las pymes
El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 ha contado con una inversión total de 4.656 millones de euros y con 14 medidas en los siguientes ejes de actuación: digitalización básica para las pymes; apoyo a la gestión del cambio; innovación disruptiva y emprendimiento digital; y por último, apoyo a la digitalización sectorial. El plan también contempla actuaciones complementarias de coordinación, reforma y mejora de la eficiencia, así como la creación de instrumentos de gobernanza.
De manera adicional, el programa Kit Digital desarrollado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial ha contado con una inversión adicional de 3.000 millones de euros, subvencionando, con cargo a los fondos europeos de recuperación, los costes de adopción de paquetes de soluciones digitales básicas en las pymes españolas, como presencia en internet, venta electrónica, presencia en la nube, puesto de trabajo digital, digitalización de procesos básicos, gestión de clientes, marketing digital y ciberseguridad, entre otros.
Importancia de la transformación digital para las pymes
La digitalización de las pymes tiene enormes beneficios, como aumentar la ventaja competitiva de la empresa y reducir sus costes operativos. Los consumidores han modificado su forma de adquirir productos y servicios hasta el punto que ninguna empresa quiere quedarse fuera del mercado en este proceso de transformación.
Ante esta situación, muchas pymes que prescindían de procesos y recursos de digitalización han comenzado con su propia transformación digital, y aquellas que ya aplicaban la digitalización, siguen conviviendo con ella y potenciando su desarrollo.
Un plan de digitalización de pymes es de vital importancia debido a que mejora la experiencia de los clientes, además de ahondar en la reputación online, donde una buena recomendación o valoración positiva puede ayudar enormemente a posicionar el negocio y a atraer más clientes. También aumenta la productividad de los empleados y ayuda a prestar una mejor atención al cliente con las herramientas digitales adecuadas.
Aunque al principio, incorporar recursos y herramientas pueda suponer una enorme inversión, con el paso del tiempo, los costes operativos de los procesos se reducen considerablemente, repercutiendo positivamente en los costes operacionales.
Estrategias de la transformación digital para pequeñas y medianas empresas
La transformación digital ofrece a las pymes una oportunidad única de mejorar su competitividad. El primer paso para abordar la digitalización de pymes consiste en definir una estrategia clara que esté alineada con los objetivos generales de la empresa, y que a su vez, abarque a todas las áreas operativas.
Tecnologías que impulsan el cambio
Análisis de datos
Mediante el uso de herramientas de análisis predictivo y big data, comprender mejor las tendencias del mercado y el comportamiento del consumidor, acertando en la toma de decisiones basada en datos concretos.
Automatización inteligente
Integrar sistemas de automatización que aprenden y se adaptan con el tiempo, como los chatbots que mejoran su capacidad de respuesta mediante la inteligencia artificial.
Comercio electrónico
Personalización con el desarrollo de plataformas de comercio electrónico que utilizan recomendaciones basadas en IA para mejorar la experiencia de compra y ofrecer ofertas personalizadas a cada cliente.
Cloud computing
Adopción de servicios en la nube escalables y flexibles que puedan crecer junto con la empresa, reduciendo los costes de infraestructura de TI y permitiendo el acceso remoto a los recursos de la empresa.
Ciberseguridad y privacidad
Adquirir herramientas que protejan la infraestructura empresarial y garanticen la seguridad de los datos y su privacidad, cumpliendo en todo momento con la regulación y el cumplimiento normativo de la legislación vigente. Y es que las pymes también están en el punto de mira de los ciberdelincuentes, y en los últimos tiempos han sido objeto de ataques de ransomware que han paralizado su operativa durante horas y días.
Ventajas de la transformación digital de las pymes
La transformación digital para pyme ofrece numerosas ventajas, eliminando barreras geográficas, y con ello, la limitación de operar en mercados locales, para pasar a formar parte de un mundo más globalizado. De esta forma, ante un imprevisto o situación de crisis, es más factible poder mantener el negocio.
La digitalización de la pyme también aporta un salto significativo en la calidad de los servicios ofrecidos a los clientes. A las ventajas de la digitalización de los procesos, se le suman otra serie de beneficios que pasamos a enumerar:
Ventaja 1: Mejora en la experiencia del cliente
Las pymes pueden utilizar herramientas digitales para interactuar de manera efectiva con sus clientes, ofreciendo una experiencia más fluida y personalizada. Esto incluye desde la implementación de sistema de atención al cliente basados en inteligencia artificial, hasta la utilización de plataformas online para facilitar el proceso de compra.
Ventaja 2: Agilidad operativa
En un entorno empresarial tan cambiante, la capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas tendencias y demandas del mercado resulta crucial. Las pymes que han digitalizado sus operaciones pueden responder más rápidamente a estos cambios, lo que les permite ser más competitivas.
Ventaja 3: Nuevos modelos de negocio
La digitalización abre las puertas a nuevas oportunidades de mercado y a la creación de nuevos productos y servicios que de otra forma no serían posibles. El uso de datos recogidos a través de herramientas digitales ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias de los clientes. Se optimizan los procesos, haciéndolos más eficientes, y reduciendo los costes.
Ventaja 4: Apertura internacional
Internet tiene la capacidad de eliminar fronteras y por tanto, para una pyme, el uso de herramientas digitales para fomentar su presencia online, supone una gran oportunidad de abrir el negocio a nuevos mercados internacionales. La ubicación física ya no es un impedimento para establecer relaciones, colaboraciones o reuniones con clientes y partners.
Inconvenientes en la digitalización de las pymes
Aunque la mayoría de las pymes reconocen que la digitalización y los procesos de transformación digital son necesarios para adaptarse a los nuevos cambios y poder seguir siendo competitivas, existen diversas razones que las frenan a la hora de llevarlo a la práctica. Las principales barreras que impiden a una pyme subirse al tren de la nueva era digital son las siguientes:
Inconveniente 1: Financiación y recursos limitados
Muchas pymes operan con presupuestos restringidos. La falta de inversión puede retrasar o limitar la adopción de herramientas avanzadas. Son reacias a la inversión inicial y desconocen que la transformación digital supone una inversión que se rentabiliza en poco tiempo.
Inconveniente 2: Falta de conocimientos tecnológicos
Los escasos conocimientos técnicos es otro obstáculo habitual, de manera que muchas pymes no cuentan con personal especializado, o bien, optan por no formar a su personal en nuevas competencias. Otro error habitual es no dejarse asesorar por socios o partners especializados.
Inconveniente 3: Seguridad de los datos
La preocupación por la seguridad y privacidad de los datos de los clientes es otro factor importante. Con el aumento de las amenazas que acechan la red, proteger la información sensible se ha convertido en una prioridad para cualquier organización.
Inconveniente 4: Cumplimiento normativo
Las pymes suelen enfrentarse a retos específicos debido a sus recursos limitados y a la complejidad de la legislación vigente. Afrontar la transformación digital de la empresa también implica cumplimiento normativo, también conocido como compliance. No solo es una obligación legal, sino también una estrategia que puede ofrecer ventajas competitivas y evitar sanciones graves.
Principales herramientas para la transformación digital de las pymes
La digitalización de empresas pymes depende en gran medida de la adquisición de herramientas apropiadas para poder afrontar la transformación digital. En este sentido, una de las consignas pasa por identificar aquellas tecnologías que serán clave en dicho proceso de transformación, así como seleccionar a los principales socios tecnológicos que acompañarán en el recorrido. El mercado actual cuenta con una oferta muy amplia y con capacidad para dar respuesta personalizada a cada necesidad. A continuación, ofrecemos algunas de las principales herramientas puestas a disposición de las pymes:
Herramientas básicas de ofimática
Los programas de software así como las herramientas ofimáticas incluyen programas como procesadores de texto, manejo de hojas de cálculo, o programas para realizar presentaciones. Las suites ofimáticas como Microsoft 365 también suelen incluir un gestor de correo como Outlook y Access para manejar bases de datos y Excel para llevar la contabilidad. Ofrecen la posibilidad de trabajar de forma colaborativa entre empleados de forma online, así como el apoyarse en la inteligencia artificial para obtener sugerencias avanzadas.
Software de gestión ERP, CRM y de RRHH
El uso e integración de soluciones ERP y CRM en las pymes tiene como denominador común el hecho de optimizar la gestión del negocio. El primero de ellos permite automatizar los procesos internos de las distintas áreas que componen la empresa, mientras que un CRM se centra más en la gestión de los clientes y en todo lo asociado a las ventas. Ambos aplicativos buscan la máxima eficiencia de los recursos optimizando la gestión empresarial. Otra área destacada es la gestión eficaz del personal en la empresa a través de un programa gestor de RRHH. Consigue mejorar la productividad, ganar en eficiencia y desarrollar y trabajar el talento.
Soluciones de comunicación
Las herramientas de comunicación empresarial permiten alinear a los trabajadores a través de plataformas colaborativas y de mensajería que los mantiene en contacto. Facilitan el intercambio de opinión y la toma de decisiones. En este apartado también entran las soluciones de videoconferencia o comunicaciones unificadas (UCS) de nivel empresarial, esas con las que los empleados pueden comunicarse entre ellos o con clientes de forma segura y con cifrado de extremo a extremo.
Herramientas de conectividad
Las herramientas de conectividad se han vuelto claves para poder proteger la información manejada por parte de cualquier negocio. Existen en el mercado soluciones con control de acceso por VPN que evitan el acceso de cualquier dispositivo ajeno a la empresa gracias a la creación de conexiones privadas. Además, garantía la conexión segura a la red desde dispositivos móviles autorizados.
Herramientas de IA
El uso de herramientas de IA por parte de las pymes permite reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, minimizando errores y mejorando la eficiencia operativa. Además, las empresas pueden extraer información clave de grandes volúmenes de datos en tiempo real, optimizando sus estrategias comerciales. También sirven para mejorar la experiencia del cliente con asistentes virtuales y chatbots impulsados por IA que ofrecen respuestas rápidas y precisas. En definitiva, la IA se ha posicionado en poco tiempo como una herramienta de ayuda en las tareas del día a día de cualquier profesional.
Puesto de trabajo digital
Se trata de soluciones que permiten transformar el puesto de trabajo y adaptarlo a las necesidades digitales del negocio, como pueda ser un entorno de movilidad o de teletrabajo para conciliar vida laboral y personal. De esta forma es posible mantener la actividad y crecer de forma sostenida, algo que se ha podido corroborar en el pasado con crisis como la pandemia.
Soluciones en la nube
La nube es uno de los elementos con los que se han sustentado buena parte de los procesos de digitalización de cualquier empresa, también de las pymes. La agilidad de estos entornos redunda en la mejora de los procesos, en una mayor eficiencia, en reducir costes, y en gestionar de una forma más efectiva la relación con los clientes.
El conjunto actual de soluciones en la nube para pymes es de lo más variado. La oferta que se puede encontrar en el mercado abarca desde la infraestructura como servicio (IaaS), el software como servicio (SaaS), el ERP o el CRM en la nube, la contabilidad en la nube, o incluso las plataformas como servicio (Paas), para el desarrollo de software en entornos totalmente virtuales. Microsoft Azure ofrece un papel destacado en la mejora operativa de las pequeñas organizaciones.
El futuro de la transformación digital de las pymes
La digitalización democratiza el acceso a herramientas y tecnologías, esas que antes solo estaban disponibles para las grandes corporaciones. Esto significa que las pymes que abordan un proceso de transformación digital pueden llegar a competir en igualdad de condiciones con empresas y negocios más grandes.
Según el último informe elaborado por Factorial con título “Digitalizarse o morir: por qué la transformación tecnológica es clave para que las pymes tengan éxito”, los datos demuestran que la digitalización de una empresa resulta en retornos sobre la inversión de más del 20%. Además, se desprende del estudio que la digitalización está permitiendo a las pymes ahorrar entre 10 y 15 horas por empleado y semana.
Digitalizar una empresa no solo permite optimizar los procesos internos y aumentar la productividad, sino que también se simplifican y automatizan las tareas más repetitivas, permitiendo a las empresas dedicar más tiempo y recursos a su negocio principal.
Al contar con información y datos en tiempo real, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas, lo que les permite adaptarse rápidamente a las condiciones tan cambiantes del mercado, y mantenerse competitivos o incluso por delante de sus competidores. Así pues, la digitalización se constituye como el único camino válido para garantizar el crecimiento sostenible de las pymes.
